Cách chia cột trong Word như báo, tạp chí

Vì sao cần chia cột trong Word?

Văn bản trình bày theo 1 cột chạy hết chiều ngang trang sẽ khiến dòng chữ rất dài, mắt phải lướt xa mới hết một dòng — đọc mỏi và chậm. Báo, tạp chí, bản tin nội bộ thường chia trang thành 2-3 cột hẹp hơn để mỗi dòng ngắn lại, đọc nhanh và tiết kiệm diện tích trang.

Word có công cụ Columns giúp làm điều này chỉ trong vài bước, không cần vẽ bảng hay dùng text box thủ công. Bài này hướng dẫn từ chia cột nhanh bằng mẫu có sẵn đến tùy chỉnh chi tiết như dân thiết kế bản tin vẫn làm.

Cách 1: Chia cột nhanh bằng mẫu có sẵn

Cách này phù hợp khi bạn chỉ cần chia đều 2 hoặc 3 cột cho toàn bộ nội dung:

1. Bôi đen đoạn văn bản muốn chia cột (nếu không bôi đen gì, Word sẽ áp dụng cho toàn bộ tài liệu từ vị trí con trỏ trở đi).
2. Vào tab Layout → nhóm Page Setup → bấm Columns.
3. Chọn một trong các mẫu có sẵn: One (1 cột, mặc định), Two, Three, Left (cột trái hẹp, cột phải rộng), Right (ngược lại).

Word sẽ chia đều nội dung đã chọn thành số cột tương ứng, tự động ngắt dòng khi cột đầy và chảy tiếp sang cột kế bên — giống hệt cách báo in dàn chữ.

Cách 2: Tùy chỉnh số cột và khoảng cách (Custom)

Nếu cần nhiều hơn 3 cột, hoặc muốn các cột không đều nhau, hoặc chỉnh khoảng cách giữa các cột:

1. Bôi đen phần văn bản cần chia cột.
2. Vào Layout → Columns → chọn More Columns...
3. Trong hộp thoại hiện ra:
   • Number of columns: nhập số cột tùy ý (Word cho tối đa phụ thuộc khổ giấy, thường tới 12 với giấy A4 khi cột đủ hẹp).
   • Width and spacing: chỉnh độ rộng từng cột và khoảng cách (spacing) giữa các cột. Bỏ tick Equal column width nếu muốn các cột có độ rộng khác nhau.
   • Line between: tick vào đây để thêm đường kẻ dọc phân cách giữa các cột — đúng kiểu báo in truyền thống.
4. Ở mục Apply to phía dưới, chọn Selected text (chỉ áp dụng cho phần đã bôi đen) hoặc Whole document (áp dụng toàn bộ file).
5. Bấm OK.

Tùy chọn	Ý nghĩa
Number of columns	Số cột muốn chia (2, 3, 4...)
Equal column width	Các cột rộng bằng nhau hay không
Spacing	Khoảng trắng giữa 2 cột liền kề
Line between	Có/không đường kẻ dọc ngăn cách cột
Apply to	Áp dụng cho phần chọn hay cả văn bản

Chỉ chia cột cho một phần văn bản, phần còn lại giữ 1 cột

Đây là tình huống phổ biến nhất khi làm bản tin: tiêu đề và phần mở đầu giữ 1 cột full-width cho nổi bật, phần nội dung chính chia 2-3 cột.

Cách làm đơn giản nhất: bôi đen đúng đoạn văn bản cần chia cột (không bôi đen tiêu đề phía trên), rồi làm theo Cách 1 hoặc Cách 2 ở trên. Khi chọn Apply to → Selected text, Word tự động chèn Section Break (Continuous) ở đầu và cuối vùng bôi đen để tách riêng phần chia cột với phần còn lại — bạn không cần tự chèn section break bằng tay.

Nếu muốn kiểm soát chính xác điểm bắt đầu/kết thúc vùng chia cột, có thể tự chèn trước:

1. Đặt con trỏ vào vị trí muốn bắt đầu chia cột → Layout → Breaks → Continuous (dưới nhóm Section Breaks).
2. Đặt con trỏ vào vị trí muốn kết thúc chia cột, quay lại 1 cột → lặp lại thao tác Continuous ở đó.
3. Đặt con trỏ vào giữa hai section break vừa tạo, áp dụng Columns như Cách 1/2, chọn Apply to → This section.

Ngắt sang cột kế tiếp giữa chừng (Column Break)

Khi đã chia nhiều cột, đôi lúc bạn muốn một đoạn/tiêu đề nhỏ luôn bắt đầu ở đầu cột mới thay vì để Word tự ngắt giữa dòng. Dùng Column Break:

1. Đặt con trỏ ngay trước chữ đầu tiên muốn đẩy sang cột mới.
2. Vào Layout → Breaks → Column (hoặc phím tắt Ctrl + Shift + Enter).

Phần văn bản từ vị trí con trỏ sẽ nhảy xuống đầu cột tiếp theo, phần cột hiện tại để trống phía dưới thay vì chảy chữ tiếp.

Lỗi thường gặp

Chia cột nhưng áp dụng cho cả file, làm hỏng phần đã trình bày trước đó Do quên bôi đen văn bản trước khi vào Columns, hoặc chọn nhầm Apply to → Whole document. Undo lại (Ctrl+Z) và làm lại đúng thứ tự: bôi đen trước, chọn Columns sau.

Cột bên trái đầy tràn hết trang mới sang cột bên phải, muốn cân bằng độ dài 2 cột Đây là hành vi mặc định của Word khi văn bản kết thúc giữa trang. Cách khắc phục: chèn một Continuous Section Break ngay sau đoạn cuối cùng — Word sẽ tự cân lại độ dài các cột trong section đó cho đều nhau.

Xóa nhầm Section Break làm mất luôn định dạng cột Section Break (Continuous) chính là ranh giới lưu thông tin số cột. Bật hiển thị ký tự ẩn (Ctrl + Shift + 8 hoặc nút ¶ trên tab Home) để nhìn thấy các dấu Section Break và tránh xóa nhầm khi chỉnh sửa.

Chia cột xong nhưng ảnh/bảng bị vỡ layout, tràn ra ngoài cột Ảnh và bảng có độ rộng cố định lớn hơn độ rộng cột sẽ bị cắt hoặc đẩy lệch. Cần chỉnh lại kích thước ảnh/bảng cho vừa độ rộng một cột, hoặc đặt ảnh/bảng lớn ở phần văn bản không chia cột.

Khi nào nên dùng chia cột kiểu báo?

• Bản tin nội bộ công ty, trường học
• Tờ rơi, brochure giới thiệu sản phẩm/dịch vụ
• Danh sách dài (từ vựng, thuật ngữ, số điện thoại) cần rút ngắn chiều dài trang
• Phần "Lưu ý"/"Ghi chú" phụ đặt cạnh nội dung chính trong tài liệu hướng dẫn

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Chia cột chỉ là một trong nhiều kỹ thuật trình bày giúp văn bản Word trông chuyên nghiệp như tài liệu in ấn thật. Nếu bạn muốn học Word bài bản từ định dạng cơ bản đến dàn trang nâng cao, tham khảo khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh