Cách đổi định dạng số, tiền tệ trong Excel (VNĐ, USD, số thập phân, dấu phân cách)

Vì sao cần đổi định dạng số trong Excel?

Excel lưu số liệu ở dạng "số thô" (ví dụ 12000000), nhưng khi trình bày báo cáo, bạn thường cần hiển thị đẹp và dễ đọc hơn: 12.000.000 ₫, $1,250.50, hay chỉ đơn giản là làm tròn 2 chữ số thập phân. Đây gọi là định dạng hiển thị (number format) — bản chất con số bên trong ô không đổi, chỉ có cách Excel hiển thị nó ra màn hình là thay đổi.

Hiểu đúng điều này rất quan trọng: nếu bạn gõ trực tiếp 12.000.000 ₫ vào ô như một chuỗi chữ, Excel sẽ không tính toán được với ô đó nữa. Cách đúng là gõ số bình thường (12000000), rồi dùng định dạng để Excel tự hiển thị đẹp mà vẫn giữ nguyên khả năng tính toán.

Cách 1: Dùng các nút định dạng nhanh trên thanh Ribbon

Đây là cách nhanh nhất cho nhu cầu thông thường:

1. Bôi đen vùng ô cần định dạng.
2. Vào tab Home → nhóm Number, bạn sẽ thấy các nút:
   • Accounting Number Format (biểu tượng $): định dạng tiền tệ, mặc định theo USD nhưng có thể đổi loại tiền qua mũi tên sổ xuống bên cạnh.
   • Percent Style (%): đổi số thành phần trăm (0.15 → 15%).
   • Comma Style (,): thêm dấu phân cách hàng nghìn, không kèm ký hiệu tiền tệ.
   • Increase Decimal / Decrease Decimal: tăng/giảm số chữ số thập phân hiển thị.

Cách này nhanh nhưng bị giới hạn ở các mẫu có sẵn, không tùy chỉnh được ký hiệu VNĐ hay vị trí dấu phân cách theo ý muốn.

Cách 2: Dùng hộp thoại Format Cells (tùy chỉnh đầy đủ)

Muốn kiểm soát chi tiết — ví dụ hiển thị 12.000.000 ₫ đúng chuẩn Việt Nam — cần vào hộp thoại Format Cells:

1. Bôi đen vùng ô cần định dạng.
2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 (hoặc chuột phải → Format Cells...).
3. Chọn tab Number, ở khung Category bên trái chọn nhóm phù hợp:
   • Number: số thường, có thể chọn số chữ số thập phân và bật/tắt dấu phân cách hàng nghìn.
   • Currency / Accounting: có ký hiệu tiền tệ, chọn được loại tiền ở ô Symbol.
   • Percentage: hiển thị dạng phần trăm.

Ví dụ: Định dạng số theo kiểu Việt Nam (12.000.000 ₫)

Mặc định Excel dùng chuẩn Mỹ (dấu phẩy , phân cách hàng nghìn, dấu chấm . cho thập phân). Muốn hiển thị kiểu Việt Nam (dấu chấm phân cách hàng nghìn), cách chắc chắn nhất là dùng Custom Format:

1. Mở Format Cells (Ctrl + 1) → tab Number → chọn Custom ở cuối danh sách Category.
2. Trong ô Type, gõ:

#,##0 "₫"

3. Bấm OK.

Với định dạng này, số 12000000 sẽ hiển thị thành 12,000,000 ₫ theo dấu phân cách mặc định của hệ thống. Nếu máy tính của bạn đang đặt vùng miền (Region) là Việt Nam, Excel sẽ tự động dùng dấu chấm . thay cho dấu phẩy — nếu chưa đúng, xem phần dưới về cách đổi ký hiệu phân cách theo hệ thống.

Custom Format: các mã định dạng thường dùng

Custom Format cho phép bạn tự viết mã định dạng, linh hoạt hơn hẳn các mẫu có sẵn. Một số mã phổ biến:

Mã định dạng	Ý nghĩa	Ví dụ hiển thị (từ số 12500000)
#,##0	Số nguyên, có dấu phân cách hàng nghìn	12,500,000
#,##0.00	Số có 2 chữ số thập phân, có dấu phân cách	12,500,000.00
#,##0 "₫"	Thêm ký hiệu VNĐ phía sau	12,500,000 ₫
"$"#,##0.00	Thêm ký hiệu USD phía trước	$12,500,000.00
#,##0;[Đỏ]-#,##0	Số dương bình thường, số âm hiển thị màu đỏ	12,500,000 hoặc -12,500,000 (màu đỏ)
#,##0;(#,##0)	Số âm hiển thị trong ngoặc đơn (kiểu kế toán)	(12,500,000)

Cấu trúc chung của một Custom Format gồm tối đa 4 phần, ngăn cách bởi dấu ;:

định dạng số dương;định dạng số âm;định dạng số 0;định dạng văn bản

Ví dụ #,##0;[Đỏ]-#,##0;"—" nghĩa là: số dương hiển thị bình thường, số âm màu đỏ có dấu trừ, còn số 0 hiển thị thành dấu gạch ngang — cho gọn báo cáo.

Đổi ký hiệu phân cách hàng nghìn/thập phân theo ý muốn

Nếu bạn muốn Excel luôn dùng dấu chấm . cho hàng nghìn và dấu phẩy , cho thập phân (bất kể máy tính đang cài Region nào), có thể đặt riêng trong Excel:

1. Vào File → Options → Advanced.
2. Trong mục Editing options, bỏ chọn ô Use system separators.
3. Tự nhập ký hiệu mong muốn vào Decimal separator (dấu thập phân) và Thousands separator (dấu phân cách hàng nghìn).
4. Bấm OK.

Lưu ý: cách này đổi cho toàn bộ Excel trên máy đó, không chỉ file đang mở — nên cân nhắc nếu máy dùng chung với người khác hoặc mở nhiều file có định dạng khác nhau.

Lỗi thường gặp

Đổi định dạng nhưng ô vẫn hiển thị số y như cũ Thường do dữ liệu trong ô thực chất là văn bản (text), không phải số thật — ví dụ số được nhập từ file import, có khoảng trắng thừa hoặc ký tự ẩn. Dấu hiệu nhận biết: số bị căn lề trái thay vì lề phải như số thông thường. Cách xử lý nhanh: chọn một ô trống, gõ số 1, copy ô đó, sau đó bôi đen vùng dữ liệu lỗi → Paste Special → chọn Multiply — thao tác này ép Excel tính toán lại và chuyển văn bản thành số thật.

Ô hiển thị dấu ### Không phải lỗi định dạng mà do cột quá hẹp so với nội dung. Chỉ cần kéo rộng cột (double-click vào viền phải tiêu đề cột để tự động vừa khít).

Định dạng Currency nhưng vẫn ra USD dù máy đã để tiếng Việt Ký hiệu tiền tệ mặc định của Excel phụ thuộc vào Region của Windows, không phải ngôn ngữ hiển thị Excel. Vào Format Cells → Currency → chọn lại Symbol đúng loại tiền tệ mong muốn, hoặc dùng Custom Format với ký hiệu gõ tay như hướng dẫn ở trên để chủ động, không phụ thuộc cài đặt hệ thống.

Copy công thức sang ô khác bị mất định dạng số Khi dùng Paste Special → Values Only hoặc Formulas Only, định dạng gốc sẽ không được copy theo. Muốn giữ cả định dạng, dùng phím tắt Ctrl + V thông thường (Paste tất cả), hoặc Paste Special → All.

Khi nào nên tùy chỉnh Custom Format?

• Báo cáo tài chính, bảng lương cần hiển thị đúng chuẩn tiền tệ Việt Nam
• Bảng số liệu cần phân biệt rõ số âm/dương bằng màu sắc
• Dashboard cần rút gọn số lớn (ví dụ hiển thị "12tr" thay vì "12,000,000") bằng mã #,##0,"tr"
• Mẫu biểu cần đồng bộ định dạng số giữa nhiều sheet, nhiều file trong cùng một công ty

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

Định dạng số tưởng đơn giản nhưng lại là chi tiết dễ làm sai lệch cả bảng báo cáo nếu không nắm rõ bản chất "định dạng hiển thị" khác với "giá trị thật". Nếu bạn muốn học Excel bài bản, từ các thao tác nền tảng như thế này đến xử lý dữ liệu và làm báo cáo thực tế, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh