Cách dùng hàm IMPORTRANGE lấy dữ liệu từ file Google Sheets khác

IMPORTRANGE dùng để làm gì?

Khi làm việc nhóm, dữ liệu thường không nằm gọn trong một file. Ví dụ: mỗi nhân viên kinh doanh có một file Google Sheets riêng để nhập đơn hàng, còn quản lý cần một file tổng hợp để xem báo cáo chung. Copy-paste thủ công mỗi ngày vừa mất thời gian vừa dễ sai sót, số liệu cũng không cập nhật theo thời gian thực.

Hàm IMPORTRANGE giải quyết đúng việc này: lấy dữ liệu từ một file Google Sheets khác (không phải sheet khác trong cùng file — đó là việc của tham chiếu thường) về file hiện tại, tự động cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi.

Cú pháp cơ bản

=IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)

Trong đó:

spreadsheet_url: đường link đầy đủ của file Google Sheets nguồn (dán cả URL, không cần rút gọn), đặt trong dấu ngoặc kép.
range_string: tên sheet và vùng dữ liệu cần lấy, dạng "Tên_sheet!A1:D100".

Ví dụ, lấy dữ liệu vùng A1:D50 từ sheet "Đơn hàng" của một file khác:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AbC-xyz.../edit", "Đơn hàng!A1:D50")

Các bước thực hiện lần đầu

Bước 1: Lấy URL file nguồn

Mở file Google Sheets chứa dữ liệu gốc, copy toàn bộ URL trên thanh địa chỉ trình duyệt.

Bước 2: Nhập công thức ở file đích

Sang file muốn hiển thị dữ liệu, tại ô muốn đặt kết quả, nhập công thức IMPORTRANGE với URL vừa copy và vùng dữ liệu cần lấy.

Bước 3: Cấp quyền truy cập

Lần đầu dùng IMPORTRANGE giữa hai file, Google Sheets sẽ hiện ô kết quả báo lỗi #REF! kèm dòng chữ "Cần cấp quyền truy cập". Bấm vào ô đó, một hộp thoại hiện ra hỏi có muốn kết nối hai file hay không — bấm Cho phép truy cập (Allow access). Chỉ cần làm bước này một lần cho mỗi cặp file, những công thức IMPORTRANGE sau đó trỏ tới cùng file nguồn sẽ chạy luôn không cần cấp quyền lại.

Lưu ý: người bấm "Cho phép truy cập" phải có ít nhất quyền xem (Viewer) trên file nguồn, nếu không công thức sẽ báo lỗi không có quyền truy cập.

Ví dụ thực tế: gộp dữ liệu bán hàng từ nhiều file

Giả sử có 2 nhân viên, mỗi người một file riêng ghi đơn hàng theo mẫu cột A (Ngày), B (Sản phẩm), C (Doanh thu). File tổng hợp của quản lý sẽ có:

=IMPORTRANGE("URL file nhân viên A", "Đơn hàng!A2:C1000")

đặt ở một vùng, và:

=IMPORTRANGE("URL file nhân viên B", "Đơn hàng!A2:C1000")

đặt ở vùng bên dưới hoặc một sheet riêng. Sau đó dùng QUERY hoặc các hàm tổng hợp (SUMIF, COUNTIF...) trên hai vùng dữ liệu đã import để ra báo cáo chung, không cần ai copy-paste thủ công nữa.

Kết hợp IMPORTRANGE với QUERY để lọc sẵn dữ liệu

Nhược điểm của IMPORTRANGE là nó lấy nguyên vùng dữ liệu, kể cả những dòng không cần. Muốn lọc sẵn trước khi hiển thị, lồng IMPORTRANGE vào bên trong QUERY:

=QUERY(IMPORTRANGE("URL file nguồn", "Đơn hàng!A1:C1000"), "SELECT Col1, Col3 WHERE Col3 > 5000000", 1)

Lưu ý cú pháp: khi dùng QUERY trên kết quả của IMPORTRANGE, phải gọi cột bằng Col1, Col2, Col3... theo thứ tự trong vùng đã lấy, không dùng chữ cái cột gốc (A, B, C) như khi QUERY áp dụng trực tiếp lên dữ liệu trong cùng file.

Bảng các lỗi và nguyên nhân

Lỗi hiển thị	Nguyên nhân	Cách xử lý
`#REF! Cần cấp quyền truy cập`	Chưa cấp quyền kết nối giữa 2 file lần đầu	Bấm vào ô lỗi, chọn "Cho phép truy cập"
`#REF! Không tìm thấy phạm vi hoặc trang tính`	Sai tên sheet hoặc vùng dữ liệu không tồn tại	Kiểm tra lại đúng tên sheet nguồn (phân biệt hoa/thường, dấu cách)
`#N/A Loading...` không hết loading	File nguồn quá lớn hoặc mạng chậm	Đợi thêm hoặc giảm bớt vùng dữ liệu import
Dữ liệu không tự cập nhật	File đích lâu chưa mở lại	Mở lại file hoặc chỉnh sửa một ô bất kỳ để Sheets tính lại công thức

Lỗi thường gặp

Nhập nhầm sheet khác trong cùng file cũng dùng IMPORTRANGE

IMPORTRANGE chỉ dùng khi dữ liệu nằm ở file Google Sheets khác (URL khác). Nếu dữ liệu nằm ở sheet khác trong cùng một file, chỉ cần tham chiếu bình thường dạng ='Tên sheet'!A1, dùng IMPORTRANGE trong trường hợp này vừa thừa vừa chậm hơn.

Bị thu hồi quyền truy cập mà không biết

Nếu người sở hữu file nguồn đổi quyền chia sẻ hoặc xóa quyền truy cập của bạn, công thức IMPORTRANGE đang chạy tốt sẽ đột ngột báo lỗi #REF! trở lại. Cần liên hệ người sở hữu file nguồn để được cấp lại quyền.

Import cả file lớn thay vì chỉ vùng cần dùng

Khai báo vùng quá rộng (ví dụ cả cột không giới hạn dòng) làm file đích nặng và chậm đi đáng kể, nhất là khi có nhiều công thức IMPORTRANGE cùng lúc. Nên giới hạn đúng số dòng, số cột thực sự cần.

Đổi tên hoặc xóa sheet nguồn sau khi đã import

Nếu tên sheet trong range_string không còn tồn tại (do người khác đổi tên hoặc xóa), công thức sẽ báo lỗi ngay cả khi quyền truy cập vẫn còn. Cần sửa lại tên sheet trong công thức cho khớp.

Khi nào nên dùng IMPORTRANGE?

Gộp dữ liệu từ nhiều file cá nhân (nhân viên, chi nhánh) về một file báo cáo chung
Tách file "nhập liệu" và file "báo cáo" để tránh người nhập liệu vô tình sửa công thức báo cáo
Chia sẻ một phần dữ liệu cho đối tác bên ngoài mà không cần cấp quyền truy cập vào toàn bộ file gốc
Kết hợp với QUERY, SUMIF, COUNTIF để dựng báo cáo tự động cập nhật từ nhiều nguồn

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

IMPORTRANGE rất hữu ích khi làm việc nhóm nhưng dễ gặp lỗi cấp quyền hoặc sai cú pháp nếu mới dùng lần đầu. Nếu bạn muốn học Google Sheets bài bản, từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu nâng cao như IMPORTRANGE và QUERY, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh