Cách dùng Named Ranges giúp công thức trong Google Sheets dễ đọc hơn

Named Ranges là gì, vì sao nên dùng?

Khi viết công thức, bạn thường phải tham chiếu tới một vùng dữ liệu bằng địa chỉ ô, ví dụ A2:A100 hoặc Sheet1!D2:D50. Cách này có hai vấn đề:

• Nhìn vào công thức =SUMIF(A2:A100, "Đã thanh toán", D2:D100) rất khó đoán A2:A100 là cột gì, D2:D100 là cột gì nếu không mở lại bảng tính để kiểm tra.
• Nếu bạn chèn thêm dòng hoặc chuyển sheet, các địa chỉ ô này dễ bị lệch hoặc phải sửa lại thủ công ở nhiều công thức cùng lúc.

Named Ranges (vùng dữ liệu có tên) cho phép bạn đặt một cái tên dễ hiểu như TrangThai hoặc DoanhThu cho một vùng ô, rồi dùng thẳng tên đó trong công thức thay vì địa chỉ ô:

=SUMIF(TrangThai, "Đã thanh toán", DoanhThu)

Công thức này vừa dễ đọc, vừa tự động cập nhật theo đúng vùng đã đặt tên nếu bạn thêm dữ liệu vào cuối vùng (khi dùng vùng dạng bảng có tăng kích thước).

Bước 1: Tạo Named Range cho một vùng dữ liệu

1. Bôi đen vùng ô muốn đặt tên, ví dụ cột D từ D2 đến D100 (cột Doanh thu).
2. Vào menu Data (Dữ liệu) → chọn Named ranges (Các vùng có tên). Bảng công cụ sẽ hiện ra ở khung bên phải màn hình.
3. Trong ô nhập tên, gõ tên vùng, ví dụ DoanhThu. Google Sheets tự điền sẵn địa chỉ vùng bạn vừa bôi đen (có thể chỉnh lại nếu cần).
4. Bấm Done (Xong) để lưu.

Lặp lại thao tác trên cho các cột khác bạn thường dùng trong công thức, ví dụ TrangThai cho cột trạng thái, KhuVuc cho cột khu vực.

Quy tắc đặt tên:

• Tên không được chứa khoảng trắng — dùng gạch dưới hoặc viết liền, ví dụ Doanh_Thu hoặc DoanhThu.
• Tên không được bắt đầu bằng số, và không được trùng với địa chỉ ô có sẵn (ví dụ không đặt tên là A1).
• Nên đặt tên ngắn gọn nhưng đủ rõ nghĩa — tránh tên chung chung như Data1, Vung1.

Bước 2: Dùng Named Range trong công thức

Sau khi đã đặt tên, bạn có thể gõ trực tiếp tên vùng vào công thức thay vì bôi đen chọn ô:

=SUMIF(TrangThai, "Đã thanh toán", DoanhThu)

=AVERAGEIF(KhuVuc, "Vinh", DoanhThu)

Khi gõ công thức, Google Sheets cũng gợi ý tên các Named Range đã tạo trong danh sách autocomplete, giống như gợi ý tên hàm — giúp bạn không cần nhớ chính xác từng ký tự.

Bước 3: Sửa hoặc xóa Named Range

Vào lại Data → Named ranges, danh sách các vùng đã đặt tên hiện ra ở khung bên phải:

• Bấm vào tên vùng để sửa lại tên hoặc địa chỉ vùng tham chiếu.
• Bấm biểu tượng thùng rác cạnh tên vùng để xóa — lưu ý xóa Named Range sẽ làm các công thức đang dùng tên đó báo lỗi #REF!, cần sửa lại công thức trước khi xóa.

Named Range dùng được ở nhiều sheet trong cùng file

Named Range mặc định có phạm vi toàn bộ file (không giới hạn trong 1 sheet), nên bạn có thể tạo vùng ở Sheet1 rồi dùng tên đó trong công thức ở Sheet2, Sheet3 của cùng file mà không cần thêm tên sheet phía trước như cách tham chiếu thông thường (Sheet1!A2:A100).

Ví dụ bảng so sánh cách viết công thức trước và sau khi dùng Named Range:

Cách viết	Công thức
Địa chỉ ô thông thường	=SUMIFS(Data!D2:D500, Data!A2:A500, "Bàn ghế", Data!B2:B500, "Vinh")
Dùng Named Range	=SUMIFS(DoanhThu, SanPham, "Bàn ghế", KhuVuc, "Vinh")

Công thức dùng Named Range ngắn hơn, không cần ghi tên sheet, và người đọc hiểu ngay từng phần đang tham chiếu tới cột gì.

Named Range có mở rộng theo dữ liệu mới không?

Named Range đặt cho vùng cố định (ví dụ A2:A100) không tự mở rộng khi bạn thêm dữ liệu ở dòng 101 trở đi — công thức dùng tên đó sẽ không tính vào dòng mới thêm. Để tránh việc này:

• Đặt vùng rộng hơn dự kiến ngay từ đầu, ví dụ A2:A5000 thay vì A2:A100, chấp nhận có nhiều ô trống ở cuối vùng (các hàm như SUMIF/COUNTIF bỏ qua ô trống, không ảnh hưởng kết quả).
• Hoặc chuyển vùng dữ liệu thành bảng dạng Table (Format → Convert to table, có trên Google Sheets bản mới) rồi đặt tên cho cột trong bảng — cách này tự mở rộng theo dữ liệu thêm vào nhưng cần định dạng lại vùng dữ liệu thành bảng trước.

Lỗi thường gặp

Công thức báo lỗi #REF! sau khi sửa Named Range Do bạn vừa xóa hoặc đổi vùng tham chiếu của Named Range đang được công thức khác sử dụng. Vào lại Data → Named ranges kiểm tra vùng tham chiếu hiện tại, sửa lại cho đúng hoặc cập nhật lại công thức.

Đặt tên bị báo lỗi không hợp lệ Thường do tên chứa khoảng trắng, ký tự đặc biệt (dấu gạch nối -, dấu chấm .) hoặc bắt đầu bằng số. Đổi sang dùng gạch dưới _ hoặc viết liền không dấu cách.

Dữ liệu mới thêm vào không được tính trong công thức Named Range đang trỏ tới vùng cố định nhỏ hơn vùng dữ liệu thực tế. Vào Data → Named ranges, sửa lại địa chỉ vùng cho rộng hơn, hoặc chuyển sang dùng bảng dạng Table như gợi ý ở trên.

Hai Named Range trùng tên nhau Google Sheets không cho phép đặt hai vùng cùng tên trong một file — nếu cần đặt tên tương tự cho các vùng ở sheet khác nhau, thêm hậu tố phân biệt, ví dụ DoanhThu_T8, DoanhThu_T9.

Khi nào nên dùng Named Ranges?

• File có nhiều công thức dùng đi dùng lại cùng một vùng dữ liệu (báo cáo, bảng tổng hợp)
• File sẽ được chia sẻ cho người khác cùng xem/sửa công thức, cần dễ hiểu ngay không phải dò địa chỉ ô
• Bảng tính có nhiều sheet tham chiếu qua lại lẫn nhau
• Bạn hay phải chèn/xóa dòng, cột và muốn giảm rủi ro công thức bị lệch vùng tham chiếu

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Named Ranges là một kỹ thuật nhỏ nhưng giúp công thức gọn gàng, dễ bảo trì hơn rất nhiều khi làm việc với bảng tính lớn. Nếu bạn muốn học Google Sheets bài bản từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu, chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh