Cách gộp và tách cột dữ liệu trong Google Sheets (dùng công thức và Split text to columns)

Khi nào cần gộp hoặc tách cột dữ liệu?

Tình huống rất thường gặp khi nhập hoặc xuất dữ liệu:

• File khách hàng có cột "Họ và tên" gộp chung (ví dụ "Nguyễn Văn An"), nhưng báo cáo cần tách riêng cột Họ và cột Tên để lọc, gửi mail hàng loạt.
• Dữ liệu xuất từ hệ thống khác có địa chỉ nằm trong 1 cột dài, cần tách thành Số nhà, Đường, Quận/Huyện để phân tích theo khu vực.
• Ngược lại, có sẵn các cột Họ, Tên đệm, Tên riêng lẻ nhưng cần gộp lại thành 1 cột Họ và tên đầy đủ để in danh sách hoặc làm Mail Merge.
• Gộp Mã sản phẩm + Size + Màu thành 1 mã SKU duy nhất.

Google Sheets có 2 cách làm việc này: dùng công cụ có sẵn Split text to columns (tách nhanh, ghi đè trực tiếp dữ liệu) hoặc dùng công thức (linh hoạt hơn, tự cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi). Bài này hướng dẫn cả hai.

Phần 1: Tách một cột thành nhiều cột

Cách 1: Dùng công cụ Split text to columns (nhanh, không cần công thức)

Ví dụ có cột A chứa họ tên đầy đủ, cách nhau bởi khoảng trắng, muốn tách thành cột riêng:

1. Chèn thêm cột trống bên phải cột cần tách trước (chuột phải vào tên cột → Insert 1 column right). Đây là bước quan trọng — nếu không chèn trước, dữ liệu ở các cột bên phải sẽ bị ghi đè khi tách.
2. Bôi đen vùng dữ liệu cần tách (ví dụ A2:A100).
3. Vào menu Data → Split text to columns.
4. Một thanh công cụ nhỏ hiện ra ngay dưới vùng chọn, cho phép chọn ký tự phân tách (Separator):
   • Comma (dấu phẩy)
   • Semicolon (dấu chấm phẩy)
   • Period (dấu chấm)
   • Space (khoảng trắng) — dùng cho ví dụ họ tên ở trên
   • Custom — tự gõ ký tự phân tách khác (ví dụ dấu gạch ngang -, dấu gạch chéo /)
   • Detect automatically — để Sheets tự đoán ký tự phân tách

Sau khi chọn đúng ký tự, Sheets tự tách dữ liệu vào các cột kế tiếp bên phải, mỗi phần một cột.

Cách 2: Dùng hàm SPLIT() (giữ công thức, tự cập nhật)

Nhược điểm của Split text to columns là kết quả trở thành giá trị tĩnh — nếu sau này bạn sửa lại dữ liệu gốc ở cột A, các cột đã tách không tự cập nhật theo. Nếu muốn kết quả tách luôn bám theo dữ liệu gốc, dùng hàm SPLIT:

=SPLIT(text, delimiter)

Trong đó:

• text: ô chứa chuỗi cần tách (ví dụ A2).
• delimiter: ký tự dùng để tách (đặt trong dấu ngoặc kép).

Ví dụ tách họ tên ở ô A2 theo khoảng trắng:

=SPLIT(A2, " ")

Công thức này chỉ cần gõ ở ô B2, kết quả sẽ tự "tràn" (spill) sang các cột C2, D2... tùy số phần tách được, không cần kéo công thức ngang. Khi dữ liệu ở A2 đổi, kết quả tách cũng tự đổi theo.

Lưu ý: vì kết quả tự tràn sang các cột bên phải, cột B, C, D... phải đang trống — nếu có dữ liệu sẵn ở đó, Sheets báo lỗi #REF! (do đè lên ô đã có nội dung).

Phần 2: Gộp nhiều cột thành một

Giả sử có cột A (Họ), cột B (Tên đệm), cột C (Tên), muốn gộp thành cột D (Họ và tên đầy đủ).

Cách 1: Dùng dấu & (nối chuỗi đơn giản)

=A2&" "&B2&" "&C2

Dấu & nối các ô lại với nhau; phần " " ở giữa là khoảng trắng để tên không bị dính liền. Đây là cách nhanh nhất cho vài ô, nhưng công thức sẽ dài và khó đọc nếu gộp nhiều cột.

Cách 2: Dùng hàm CONCATENATE

=CONCATENATE(A2, " ", B2, " ", C2)

Về bản chất làm giống hệt dấu &, chỉ khác cú pháp — phù hợp khi bạn muốn công thức rõ ràng, dễ đọc hơn là chuỗi & nối liên tục.

Cách 3: Dùng hàm TEXTJOIN (linh hoạt nhất, nên dùng khi có ô trống)

=TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1, [text2, ...])

Trong đó:

• delimiter: ký tự chèn giữa các phần khi gộp (ví dụ khoảng trắng " ", hoặc dấu phẩy ", ").
• ignore_empty: TRUE để bỏ qua ô trống (không tạo khoảng trắng thừa), FALSE nếu muốn giữ nguyên cả ô trống.
• text1, text2...: các ô hoặc vùng cần gộp — có thể chọn nguyên một vùng A2:C2 thay vì gõ từng ô.

Ví dụ gộp Họ, Tên đệm, Tên, tự bỏ qua nếu ai đó không có Tên đệm:

=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2:C2)

Đây là điểm mạnh nhất của TEXTJOIN so với &/CONCATENATE: nếu ô B2 (Tên đệm) trống, kết quả vẫn ra đúng "Nguyễn An" (không bị 2 khoảng trắng liền nhau như khi dùng &).

Ví dụ khác — gộp Mã sản phẩm, Size, Màu thành mã SKU, cách nhau bằng dấu gạch ngang:

=TEXTJOIN("-", TRUE, A2:C2)

Bảng so sánh 3 cách gộp cột

	Dấu &	CONCATENATE	TEXTJOIN
Cú pháp	Ngắn, dễ gõ nhanh	Rõ ràng, dễ đọc hơn &	Cần nhớ 2 tham số đầu (delimiter, ignore_empty)
Chọn cả vùng ô cùng lúc (A2:C2)	Không hỗ trợ trực tiếp	Không hỗ trợ trực tiếp	Có, rất tiện khi gộp nhiều cột
Tự bỏ qua ô trống	Không	Không	Có (khi ignore_empty = TRUE)
Phù hợp khi	Gộp 2-3 ô, công thức ngắn	Gộp vài ô, cần dễ đọc	Gộp nhiều ô/cả vùng, dữ liệu có thể thiếu

Lỗi thường gặp

Split text to columns đè mất dữ liệu cột bên cạnh Do chưa chèn cột trống trước khi tách — Sheets ghi kết quả tách thẳng vào các cột liền kề bên phải, bất kể đang có dữ liệu gì. Luôn Insert column trống trước khi thao tác, hoặc dùng hàm SPLIT để không ảnh hưởng dữ liệu gốc.

Hàm SPLIT báo lỗi #REF! Các cột bên phải nơi kết quả sẽ tràn ra đang có dữ liệu sẵn. Xóa nội dung ở các cột đó (hoặc chèn cột trống) rồi nhập lại công thức.

Gộp bằng dấu & bị dính chữ, thiếu khoảng trắng Quên thêm " " giữa các ô khi nối, ví dụ =A2&B2 sẽ ra "NguyễnVăn" dính liền thay vì "Nguyễn Văn". Luôn thêm " " hoặc dấu phân cách cần thiết giữa các phần.

TEXTJOIN vẫn hiện dấu phân cách thừa dù đã để ignore_empty = TRUE ignore_empty = TRUE chỉ bỏ qua các ô trống hoàn toàn. Nếu ô chứa khoảng trắng (dấu cách) chứ không thực sự trống, Sheets vẫn coi đó là có nội dung và vẫn chèn dấu phân cách. Kiểm tra lại dữ liệu gốc có khoảng trắng thừa không.

Tách cột theo dấu phẩy nhưng số có dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn bị tách nhầm Nếu cột dữ liệu chứa số dạng "1,000,000" và bạn chọn tách theo dấu phẩy, Sheets sẽ tách luôn cả số đó thành nhiều phần. Kiểm tra kỹ định dạng dữ liệu trước khi chọn Separator, hoặc dùng Custom với ký tự phân tách khác, ít trùng với nội dung số.

Khi nào nên dùng cách nào?

• Tách/gộp một lần duy nhất, không cần cập nhật lại sau này → dùng Split text to columns cho nhanh.
• Dữ liệu gốc còn thay đổi thường xuyên, muốn cột tách/gộp tự cập nhật theo → dùng công thức SPLIT (để tách) hoặc TEXTJOIN (để gộp).
• Gộp nhiều cột, một số ô có thể trống → ưu tiên TEXTJOIN thay vì &/CONCATENATE.

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Gộp và tách cột chỉ là một trong nhiều thao tác xử lý dữ liệu giúp bạn làm báo cáo nhanh và chính xác hơn. Nếu bạn muốn học Google Sheets bài bản từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu, chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh