Cách soạn thảo văn bản đúng chuẩn hành chính trong Word

Văn bản hành chính khác gì văn bản thông thường?

Một email công việc hay một bản báo cáo cá nhân, bạn có thể trình bày tự do theo ý mình. Nhưng văn bản hành chính (công văn, quyết định, thông báo, tờ trình, biên bản...) thì không — nó cần đúng thể thức: đủ các thành phần bắt buộc, đúng vị trí, đúng font chữ, để người nhận chỉ cần nhìn qua bố cục đã biết đây là văn bản của cơ quan, tổ chức nào, loại gì, ký hiệu số mấy.

Khung thể thức này được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Bài này hướng dẫn dựng khung một văn bản hành chính cơ bản trong Word theo đúng các thành phần chung đó — áp dụng được cho công văn, thông báo, quyết định, tờ trình.

Lưu ý: nếu cơ quan/doanh nghiệp bạn đã có mẫu (template) riêng, hãy dùng mẫu đó — bài này dành cho trường hợp cần tự dựng khung từ đầu hoặc muốn hiểu rõ từng phần để kiểm tra lại mẫu có sẵn.

Các thành phần bắt buộc của một văn bản hành chính

Theo khung chung, một văn bản hành chính đầy đủ gồm các phần theo thứ tự từ trên xuống:

1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu văn bản
4. Địa danh và thời gian ban hành
5. Tên loại và trích yếu nội dung (với công văn thì trích yếu nằm riêng, không có tên loại)
6. Nội dung văn bản
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8. Dấu, chữ ký số (nếu là văn bản điện tử)
9. Nơi nhận

Phần dưới đây dựng từng thành phần này trong Word.

Bước 1: Thiết lập khổ giấy và lề trước khi soạn

Trước khi gõ bất kỳ nội dung nào, đặt đúng khổ giấy và lề để toàn bộ văn bản canh chuẩn từ đầu:

1. Vào tab Layout → Size → chọn A4.
2. Vào Margins → Custom Margins..., nhập: Top: 2cm, Bottom: 2cm, Left: 3cm, Right: 2cm (lề trái rộng hơn để chừa chỗ đóng dấu, lưu trữ).
3. Đặt font chữ toàn văn bản là Times New Roman, cỡ chữ 13-14pt cho phần nội dung chính (chọn toàn bộ văn bản bằng Ctrl+A rồi đổi font trước khi gõ, hoặc đổi ngay trong Normal style).

Nếu văn bản của bạn cần đúng chi tiết hơn (khoảng cách dòng, thụt đầu dòng theo từng loại văn bản), có thể tham khảo thêm bài Cách căn lề chuẩn A4 cho văn bản hành chính để nắm kỹ phần này.

Bước 2: Trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ và tên cơ quan

Phần đầu trang chia hai cột bằng nhau, dùng Table ẩn viền (không dùng Tab hoặc dấu cách để căn, vì sẽ lệch khi in) — cách này giúp hai cột luôn thẳng hàng dù nội dung dài ngắn khác nhau:

1. Vào Insert → Table, chọn bảng 2 cột, 1 dòng.
2. Cột trái gõ tên cơ quan chủ quản (dòng trên, chữ thường, không đậm) và tên cơ quan ban hành (dòng dưới, chữ hoa, đậm).
3. Cột phải gõ:
   • Dòng 1: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (chữ hoa, đậm)
   • Dòng 2: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (in đậm, có gạch ngang dưới dòng này, căn giữa)
4. Chọn toàn bảng, vào Table Design (hoặc Design ở bản cũ) → Borders → No Border để ẩn viền bảng, chỉ giữ lại đường kẻ ngang bạn tự thêm dưới dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" bằng Borders → Bottom Border cho riêng dòng đó.

Bước 3: Số, ký hiệu văn bản và địa danh, thời gian

Ngay dưới phần quốc hiệu (thường ở cột trái, dưới tên cơ quan), gõ số và ký hiệu văn bản theo mẫu:

Số: 15/TB-VPĐN

Trong đó TB là chữ viết tắt loại văn bản (Thông báo), VPĐN là chữ viết tắt tên cơ quan — thứ tự viết tắt và cách đặt ký hiệu tùy theo quy định nội bộ của từng cơ quan, bạn cần đối chiếu văn bản mẫu hoặc hướng dẫn văn thư của đơn vị mình để điền đúng.

Ở cột phải, dưới dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc", gõ địa danh và ngày ban hành, căn giữa, chữ nghiêng:

Nghệ An, ngày 27 tháng 9 năm 2026

Bước 4: Tên loại văn bản, trích yếu và nội dung

1. Cách dòng trống, gõ tên loại văn bản viết hoa, in đậm, cỡ chữ lớn hơn nội dung (thường 14pt), căn giữa — ví dụ THÔNG BÁO.
2. Ngay dưới, gõ trích yếu nội dung (in đậm, căn giữa, không viết hoa toàn bộ) — ví dụ Về việc điều chỉnh thời gian làm việc.
3. Cách dòng, bắt đầu phần nội dung chính — căn đều hai bên (Justify, phím tắt Ctrl+J) để hai lề trái phải thẳng hàng, thụt đầu dòng đoạn văn bằng First Line Indent (kéo thanh trượt trên thước kẻ) thay vì gõ nhiều dấu cách hoặc nhấn Tab nhiều lần.

Với công văn (không có tên loại riêng), phần trích yếu được đặt ngay dưới số ký hiệu, in nghiêng, không cần dòng "TÊN LOẠI" phía trên.

Bước 5: Phần ký tên và nơi nhận

1. Sau nội dung, chừa vài dòng trống rồi chia tiếp bảng 2 cột ẩn viền tương tự Bước 2.
2. Cột trái (thường để trống hoặc ghi "Nơi nhận:" kèm danh sách đơn vị/cá nhân nhận văn bản, cỡ chữ nhỏ hơn nội dung chính khoảng 1-2pt).
3. Cột phải, căn giữa, gõ theo thứ tự từ trên xuống:
   • Chức vụ người ký (chữ hoa, đậm) — ví dụ GIÁM ĐỐC
   • Chừa khoảng trống 3-4 dòng để ký tên tay hoặc đóng dấu (nếu bản in), hoặc chèn chữ ký số (nếu bản điện tử)
   • Họ và tên đầy đủ người ký (đậm)

Nếu ký thay, ký ủy quyền, cần ghi rõ ký hiệu theo quy định (ví dụ KT. GIÁM ĐỐC / PHÓ GIÁM ĐỐC ở dòng chức vụ) — đối chiếu với hướng dẫn văn thư nội bộ để ghi đúng trường hợp cụ thể của cơ quan bạn.

Lỗi thường gặp

Dùng Tab hoặc dấu cách để căn hai cột đầu trang Cách này chỉ thẳng hàng khi nhìn trên máy, nhưng dễ lệch khi in ở máy khác hoặc khi nội dung một cột dài hơn cột kia. Luôn dùng Table ẩn viền như Bước 2 để đảm bảo hai cột thẳng hàng trong mọi trường hợp.

Quên gạch ngang dưới dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" Đây là chi tiết nhỏ nhưng thường bị bỏ sót. Chọn riêng dòng đó, vào Borders → Bottom Border để thêm đường kẻ, không kẻ cho cả bảng.

Thụt đầu dòng bằng nhiều dấu cách (Space) hoặc nhấn Tab nhiều lần Khi văn bản được chỉnh sửa hoặc đổi font, các dấu cách thủ công này làm thụt dòng bị lệch không đều. Dùng First Line Indent trên thước kẻ hoặc Paragraph settings để Word tự giữ khoảng thụt cố định.

Căn lề trái/phải bằng Align Left thay vì Justify Align Left để lề phải không thẳng hàng, trông thiếu chuyên nghiệp với văn bản hành chính nhiều dòng. Dùng Justify (Ctrl+J) để hai lề đều thẳng.

Số ký hiệu văn bản đặt sai vị trí hoặc thiếu phần viết tắt cơ quan Vì mỗi cơ quan có quy tắc viết tắt khác nhau, đừng chép nguyên số ký hiệu từ văn bản mẫu của cơ quan khác. Luôn đối chiếu với văn bản đã ban hành trước đó của chính cơ quan mình hoặc hỏi bộ phận văn thư.

Khi nào cần áp dụng đúng chuẩn thể thức này?

• Công văn, thông báo, quyết định, tờ trình của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp
• Biên bản họp, hợp đồng cần trình ký và đóng dấu
• Văn bản nội bộ nhưng cần lưu trữ lâu dài, tra cứu theo số ký hiệu
• Sinh viên, người mới đi làm cần soạn văn bản gửi cơ quan hành chính lần đầu

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Dựng đúng khung thể thức chỉ là bước đầu để soạn một văn bản hành chính hoàn chỉnh. Nếu bạn muốn học Word bài bản — từ định dạng, soạn công văn, hợp đồng đến các thao tác dùng thật trong công việc hành chính hàng ngày — tham khảo khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh