Cách tạo bảng theo dõi tiến độ dự án bằng Google Sheets

Vì sao nên dùng Google Sheets để theo dõi tiến độ dự án?

Với các dự án nhỏ và vừa (dự án cá nhân, nhóm 3-10 người, công việc phòng ban), không nhất thiết phải dùng phần mềm quản lý dự án chuyên dụng. Google Sheets đã đủ để:

Liệt kê toàn bộ đầu việc, người phụ trách, deadline ở một chỗ.
Cả nhóm cùng xem và cập nhật trạng thái theo thời gian thực, không cần gửi file qua lại.
Tự động tô màu cảnh báo việc trễ hạn, tính % hoàn thành mà không cần công thức phức tạp.
Miễn phí, không cần cài đặt, xem được trên điện thoại.

Bài này hướng dẫn dựng một bảng theo dõi tiến độ hoàn chỉnh, từ cấu trúc cột đến việc tự động hóa bằng Conditional Formatting và Data Validation.

Bước 1: Thiết kế cấu trúc cột

Mở một Google Sheets mới, đặt tên các cột ở hàng 1 như sau (bạn có thể thêm/bớt cột tùy dự án, nhưng đây là bộ cột tối thiểu nên có):

Cột	Tên cột	Nội dung
A	Đầu việc	Tên công việc cụ thể
B	Người phụ trách	Tên thành viên chịu trách nhiệm
C	Ngày bắt đầu	Ngày dự kiến bắt đầu
D	Hạn hoàn thành	Deadline
E	Trạng thái	Chưa bắt đầu / Đang làm / Hoàn thành / Trễ hạn
F	% Hoàn thành	Số từ 0-100
G	Ghi chú	Vướng mắc, thông tin bổ sung

Bôi đen hàng 1, vào Format → Bold, sau đó View → Freeze → 1 row để cố định dòng tiêu đề khi cuộn xuống danh sách dài.

Bước 2: Tạo dropdown chọn trạng thái bằng Data Validation

Thay vì để mỗi người tự gõ trạng thái (dễ sai chính tả, khó lọc), tạo danh sách chọn sẵn:

Bôi đen vùng cột E từ hàng 2 trở xuống (ví dụ E2:E100).
Vào Data → Data validation.
Ở Criteria, chọn Dropdown, nhập 4 giá trị: Chưa bắt đầu, Đang làm, Hoàn thành, Trễ hạn.
Tick Show dropdown list in cell, bấm Done.

Từ giờ, khi bấm vào ô cột Trạng thái, Sheets hiện sẵn danh sách để chọn thay vì gõ tay.

Mẹo: làm tương tự cho cột Người phụ trách nếu nhóm cố định thành viên — vừa nhanh, vừa tránh gõ sai tên gây lỗi khi lọc hoặc dùng hàm COUNTIF sau này.

Bước 3: Tô màu trạng thái tự động bằng Conditional Formatting

Để nhìn bảng là biết ngay việc nào đang ổn, việc nào cần chú ý:

Bôi đen vùng E2:E100.
Vào Format → Conditional formatting.
Ở Format rules, chọn Text is exactly, nhập Hoàn thành, chọn màu nền xanh lá.
Bấm Add another rule, chọn Text is exactly → Đang làm → màu vàng nhạt.
Thêm rule thứ ba: Text is exactly → Trễ hạn → màu đỏ.
Để Chưa bắt đầu mặc định không tô màu (hoặc tô xám nhạt) là đủ phân biệt.

Kết quả: toàn bộ cột Trạng thái tự đổi màu theo giá trị chọn trong dropdown, không cần tô tay.

Bước 4: Cảnh báo tự động việc sắp trễ hoặc đã trễ hạn

Phần hữu ích nhất: tự động tô đỏ những dòng đã quá hạn mà vẫn chưa hoàn thành, không cần ai tự kiểm tra ngày bằng mắt.

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu, ví dụ A2:G100.
Vào Format → Conditional formatting → Add another rule.
Ở Format rules, chọn Custom formula is, nhập:

=AND($D2<TODAY(), $E2<>"Hoàn thành")

Chọn màu nền đỏ nhạt cho cả dòng, bấm Done.

Công thức này kiểm tra: nếu hạn hoàn thành (cột D) đã qua ngày hôm nay và trạng thái chưa phải "Hoàn thành", cả dòng sẽ tự tô đỏ — kể cả khi ai đó quên đổi trạng thái sang "Trễ hạn" thủ công.

Muốn cảnh báo sớm hơn (ví dụ còn 2 ngày là hết hạn), thêm rule tương tự với màu cam nhạt, dùng công thức:

=AND($D2-TODAY()<=2, $D2-TODAY()>=0, $E2<>"Hoàn thành")

Bước 5: Thanh tiến độ trực quan cho cột % Hoàn thành

Thay vì chỉ hiện số, có thể biến cột F thành thanh tiến độ ngay trong ô:

Bôi đen vùng F2:F100.
Vào Format → Conditional formatting → Color scale (thay vì Single color).
Ở Color scale, đặt điểm thấp nhất (0) màu trắng/đỏ nhạt, điểm cao nhất (100) màu xanh lá đậm.
Bấm Done.

Ô càng gần 100% càng đậm màu xanh, tạo cảm giác trực quan như thanh tiến độ mà không cần chèn biểu đồ riêng.

Nếu muốn thanh tiến độ dạng cột thật (không chỉ đổi màu nền), dùng hàm SPARKLINE:

=SPARKLINE(F2, {"charttype","bar";"max",100;"color1","#34a853"})

Đặt công thức này ở một cột phụ bên cạnh (ví dụ cột H) để có thanh ngang trực quan song song với số %.

Bước 6: Tính nhanh tổng quan tiến độ dự án

Thêm vài ô tổng hợp phía trên bảng (ví dụ hàng 2-5 ở khu vực riêng, hoặc một sheet "Tổng quan" khác) để nắm tình hình chung mà không cần đọc từng dòng:

=COUNTIF(E2:E100, "Hoàn thành")          → Số việc đã xong
=COUNTIF(E2:E100, "Trễ hạn")             → Số việc trễ hạn
=COUNTA(A2:A100)                          → Tổng số đầu việc
=AVERAGE(F2:F100)                         → % hoàn thành trung bình toàn dự án

Kết hợp COUNTIF đã xong chia cho COUNTA tổng số việc, nhân 100, sẽ ra % hoàn thành theo số lượng đầu việc — một chỉ số tổng quan nhanh cho báo cáo cấp trên.

Bước 7: Chia sẻ để cả nhóm cùng cập nhật

Bấm nút Share ở góc trên bên phải.
Thêm email từng thành viên, chọn quyền Editor để họ tự cập nhật trạng thái công việc của mình.
Nếu muốn hạn chế chỉ được sửa cột Trạng thái và % Hoàn thành (không cho sửa cấu trúc bảng), vào Data → Protected sheets and ranges, bảo vệ toàn bộ sheet rồi thêm ngoại lệ (Exception) cho hai cột đó.
Với nhóm lớn cần lọc riêng theo từng người phụ trách, dùng Data → Filter views → Create new filter view để mỗi người tự lọc xem phần việc của mình mà không ảnh hưởng đến bộ lọc của người khác.

Lỗi thường gặp

Conditional Formatting không tô đúng dòng cần cảnh báo Thường do khi thiết lập công thức, tham chiếu ô bị cố định sai (dùng $D$2 thay vì $D2). Với cảnh báo theo từng dòng, chỉ cố định cột (dấu $ trước chữ cột), không cố định số dòng, để công thức tự trượt đúng theo từng hàng khi áp dụng cho cả vùng.

Cột ngày bị nhận dạng thành văn bản, công thức TODAY() so sánh sai Nếu ô ngày bị căn trái thay vì căn phải, khả năng cao Sheets đang hiểu đó là văn bản chứ không phải ngày thực sự. Chọn lại vùng ngày, vào Format → Number → Date để ép đúng định dạng.

Nhiều rule Conditional Formatting chồng nhau gây tô sai màu Google Sheets áp dụng rule theo thứ tự từ trên xuống trong danh sách Conditional format rules, rule nào khớp trước sẽ ưu tiên hiển thị. Kéo thả sắp lại thứ tự rule (rule quan trọng nhất, ví dụ "Trễ hạn", nên đặt lên đầu) nếu thấy màu hiển thị không như ý.

Thành viên vô tình sửa nhầm công thức hoặc cấu trúc cột Xảy ra khi chia sẻ quyền Editor cho toàn bộ sheet mà không giới hạn phạm vi. Dùng Protected ranges ở Bước 7 để chỉ mở quyền sửa đúng những cột cần thiết.

Khi nào bảng Sheets là đủ, khi nào nên chuyển sang công cụ chuyên dụng?

Bảng theo dõi kiểu này phù hợp với dự án có dưới khoảng 50-70 đầu việc và không cần biểu đồ Gantt phức tạp hay quản lý phụ thuộc giữa các công việc. Nếu dự án lớn hơn, nhiều nhóm con, cần biểu đồ Gantt tự động hoặc tích hợp thông báo, lúc đó nên cân nhắc các công cụ quản lý dự án chuyên dụng — nhưng phần lớn công việc theo dõi tiến độ hàng ngày ở quy mô cá nhân/nhóm nhỏ, một bảng Sheets được thiết lập đúng như trên là đủ dùng và miễn phí.

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Conditional Formatting, Data Validation và các hàm tổng hợp COUNTIF/AVERAGE là những kỹ năng dùng thường xuyên khi quản lý công việc bằng Sheets. Nếu bạn muốn học Google Sheets bài bản từ hàm cơ bản đến xây dựng các bảng theo dõi, báo cáo tự động như trên, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh