Cách tạo biểu mẫu (form) có thể điền trong Word

Biểu mẫu điền được trong Word khác gì một file Word thông thường?

Một file Word bình thường để trống chỗ điền bằng dấu ba chấm hoặc gạch chân sẽ gặp vài vấn đề khi gửi cho người khác điền: người điền dễ gõ đè lên chữ cạnh bên, chỗ trống không đủ dài thì bảng bị vỡ dòng, và không ai đảm bảo phần câu hỏi/điều khoản không bị sửa nhầm.

Biểu mẫu điền được (fillable form) giải quyết việc này bằng các ô nhập liệu chuyên dụng gọi là Content Control — có viền rõ ràng, gợi ý ngay khi bấm vào, và có thể khóa toàn bộ phần còn lại của văn bản để người điền chỉ thao tác được đúng trong các ô đó. Phù hợp làm phiếu đăng ký khóa học, phiếu khảo sát, đơn xin nghỉ phép, phiếu thu thập thông tin khách hàng — bất kỳ mẫu nào cần gửi đi cho nhiều người điền và thu lại.

Bước 1: Bật tab Developer

Các ô Content Control nằm trong tab Developer, mặc định bị ẩn trên thanh Ribbon.

1. Vào File → Options → Customize Ribbon.
2. Ở khung bên phải (danh sách các tab chính), tick chọn Developer.
3. Bấm OK. Tab Developer sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon.

Bước 2: Dựng khung biểu mẫu bằng bảng (Table)

Trước khi chèn các ô nhập liệu, nên dựng sẵn bố cục bằng bảng để câu hỏi và ô trả lời thẳng hàng, không bị lệch khi người điền gõ nội dung dài ngắn khác nhau.

1. Vào Insert → Table, chọn số cột/dòng phù hợp — ví dụ 2 cột (nhãn câu hỏi | ô trả lời), số dòng bằng số trường thông tin cần thu thập.
2. Gõ sẵn nhãn cho từng dòng: "Họ và tên", "Số điện thoại", "Ngày sinh", "Hình thức đăng ký"...
3. Có thể tắt viền bảng sau khi hoàn thiện (chọn bảng → tab Table Design → Borders → No Border) nếu muốn form trông như văn bản thường thay vì rõ khung ô.

Bước 3: Chèn các loại ô nhập liệu tương ứng từng loại câu hỏi

Đặt con trỏ vào ô cần điền trong bảng, sang tab Developer → nhóm Controls, chọn loại phù hợp với từng câu hỏi:

Ô nhập văn bản ngắn (họ tên, số điện thoại) Bấm Plain Text Content Control (biểu tượng "Aa" có viền) — chỉ cho gõ một dòng văn bản thuần, không giữ định dạng.

Ô nhập văn bản dài (ghi chú, lý do) Bấm Rich Text Content Control — cho phép người điền xuống dòng, bôi đậm/nghiêng nếu cần.

Câu hỏi chọn 1 trong danh sách cố định (ví dụ hình thức đăng ký: Online/Offline) Bấm Drop-Down List Content Control → bấm Properties (cùng nhóm Controls) → mục Drop-Down List Properties → Add để nhập từng lựa chọn, ví dụ "Online", "Offline", "Chưa xác định".

Câu hỏi tick chọn (đồng ý điều khoản, chọn nhiều mục) Bấm Check Box Content Control (ô vuông có dấu tick) — mỗi lần người điền bấm vào ô, dấu tick sẽ bật/tắt.

Ngày tháng (ngày sinh, ngày nộp đơn) Bấm Date Picker Content Control — hiện lịch nhỏ khi bấm vào ô, tránh người điền gõ sai định dạng ngày.

Với mỗi ô vừa chèn, bấm Properties → gõ Title mô tả rõ nội dung cần điền (ví dụ "Số điện thoại liên hệ") — dòng chữ gợi ý mặc định "Click or tap here to enter text" nên được thay bằng hướng dẫn cụ thể để người điền không nhầm giữa các ô.

Bước 4: Khóa phần văn bản không được sửa

Sau khi chèn đủ các ô, khóa toàn bộ nội dung câu hỏi/điều khoản, chỉ cho phép thao tác trong các ô vừa tạo:

1. Vào tab Review → nhóm Protect → bấm Restrict Editing.
2. Trong khung hiện ra bên phải, tick Allow only this type of editing in the document, chọn Filling in forms ở danh sách sổ xuống.
3. Bấm Yes, Start Enforcing Protection. Có thể đặt mật khẩu nếu muốn, hoặc bỏ trống nếu chỉ dùng nội bộ → OK.

Từ lúc này, người mở file chỉ bấm và điền được vào các ô Content Control, không thể gõ đè lên câu hỏi hay làm lệch bố cục bảng.

Bước 5: Gửi và thu lại biểu mẫu

• Nếu gửi qua email/Zalo để người khác điền trực tiếp trên Word: lưu file dạng .docx bình thường và gửi kèm hướng dẫn ngắn "chỉ bấm vào các ô có viền xám để điền".
• Nếu muốn dùng làm mẫu tái sử dụng nhiều lần: lưu thêm một bản dạng Word Template (.dotx) (vào File → Save As → chọn Save as type: Word Template) — mỗi lần bấm đúp mở file .dotx, Word sẽ tự tạo một văn bản mới, tránh việc điền xong rồi lỡ tay lưu đè lên bản mẫu gốc.
• Nếu chỉ cần người khác xem và không sửa được gì, xuất thêm bản PDF (File → Save As → chọn PDF) để lưu trữ hoặc in.

Lỗi thường gặp

Không thấy tab Developer để chèn Content Control Làm lại Bước 1: File → Options → Customize Ribbon → tick Developer → OK.

Bấm Restrict Editing rồi nhưng vẫn gõ sửa được câu hỏi Kiểm tra đã bấm nút Yes, Start Enforcing Protection chưa — nhiều người chỉ chọn "Filling in forms" trong danh sách sổ xuống mà quên bấm nút kích hoạt thật sự ở bên dưới.

Check Box hoặc Drop-Down List không bấm được Có thể văn bản đang ở chế độ chỉnh sửa bình thường thay vì chế độ điền form. Bật Restrict Editing như Bước 4 để các ô hoạt động đúng như một biểu mẫu, không phải ô trang trí.

Ô Content Control biến mất khi copy sang file khác Khi bôi đen để copy, cần bôi trọn cả phần viền của ô Content Control chứ không chỉ phần chữ bên trong, nếu không ô sẽ bị mất liên kết và chỉ còn lại chữ thường.

Bảng bị vỡ dòng khi người điền gõ nội dung dài Vào Table Properties (chuột phải vào bảng → Table Properties) → tab Cell, bỏ chọn chiều cao cố định nếu có, để dòng tự giãn theo nội dung thay vì bị cắt chữ.

Khi nào nên làm biểu mẫu dạng này thay vì Google Forms?

• Cần giữ nguyên định dạng văn bản (logo, tiêu đề, điều khoản) đúng theo mẫu công ty khi in ra hoặc lưu trữ.
• Người điền không có sẵn internet ổn định để mở Google Forms, hoặc quy trình nội bộ yêu cầu văn bản dạng Word/PDF.
• Cần một file duy nhất vừa chứa câu hỏi vừa chứa câu trả lời để lưu hồ sơ (thay vì dữ liệu nằm riêng trên bảng tính Google Sheets).

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Biết dùng Content Control để làm phiếu đăng ký, phiếu khảo sát, đơn từ điền được ngay trên Word là kỹ năng dùng nhiều trong công việc hành chính, nhân sự, giáo vụ. Nếu bạn muốn học Word từ cơ bản đến các thao tác dùng thật trong công việc — định dạng văn bản, làm báo cáo, in ấn đúng chuẩn — tham khảo khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh