Cách tạo chữ ký điện tử trong Word (4 cách, có cả chữ ký số)

Chữ ký điện tử trong Word là gì?

"Chữ ký điện tử trong Word" thường được hiểu theo 2 nghĩa rất khác nhau, cần phân biệt rõ trước khi làm:

• Chữ ký hình ảnh — chèn hình ảnh chữ ký viết tay (hoặc nét vẽ chữ ký) vào văn bản, giống như dán con dấu/chữ ký lên giấy. Cách này nhanh, dùng tốt cho văn bản nội bộ, hợp đồng nháp, email đính kèm — nhưng không có giá trị pháp lý như chữ ký số.
• Chữ ký số (digital signature) — dùng chứng thư số (do tổ chức chứng thực chữ ký số cấp) để ký vào file, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực danh tính người ký theo quy định pháp luật (ở Việt Nam là Nghị định 130/2018/NĐ-CP). Word hỗ trợ chèn dòng Signature Line để ký kiểu này, nhưng bạn cần có chứng thư số hợp lệ mới ký được.

Bài này hướng dẫn cả 2 loại: 3 cách đầu là chữ ký hình ảnh (dùng cho nhu cầu thông thường), cách cuối là Signature Line cho ai cần ký số thật sự.

Cách 1: Chèn ảnh chữ ký đã scan hoặc chụp

Đây là cách phổ biến nhất — ký tay lên giấy trắng, scan hoặc chụp lại, rồi chèn vào Word.

1. Ký tên lên giấy trắng bằng bút mực đậm, chụp ảnh hoặc scan ở nơi đủ sáng, tránh bóng đổ.
2. Dùng ứng dụng chỉnh ảnh (hoặc trang xóa nền online) để xóa nền trắng xung quanh chữ ký, xuất file PNG nền trong suốt. Bước này quan trọng — nếu không xóa nền, chữ ký sẽ đè một mảng trắng lên nội dung bên dưới (ví dụ dòng "Người ký" hoặc con dấu).
3. Trong Word, đặt con trỏ vào vị trí cần chữ ký → tab Insert → nhóm Illustrations → Pictures → chọn file ảnh chữ ký.
4. Nhấp vào ảnh vừa chèn → tab Picture Format → Wrap Text → chọn In Front of Text để có thể kéo thả chữ ký tới đúng vị trí (ví dụ đè lên trên dòng chấm chấm "Ký tên").
5. Kéo góc ảnh để chỉnh kích thước cho vừa, không để ảnh giữ tỷ lệ gốc quá lớn làm vỡ nét khi phóng to.

Cách 2: Vẽ chữ ký trực tiếp bằng công cụ Draw

Nếu máy tính có màn hình cảm ứng, bút cảm ứng (stylus) hoặc bạn quen dùng chuột vẽ, có thể ký thẳng trong Word mà không cần ảnh scan:

1. Vào tab Draw (nếu chưa thấy tab này, vào File → Options → Customize Ribbon, tick chọn Draw trong danh sách tab).
2. Chọn một cây bút trong nhóm Pens, có thể đổi màu và độ dày nét trước khi vẽ.
3. Vẽ chữ ký trực tiếp lên trang văn bản bằng chuột hoặc bút cảm ứng.
4. Nét vẽ sau khi hoàn thành sẽ tự trở thành một đối tượng (canvas) có thể chọn, kéo, thay đổi kích thước như hình ảnh — dùng Wrap Text → In Front of Text tương tự Cách 1 để di chuyển tới đúng vị trí.

Cách này tiện khi cần ký nhanh một lần, nhưng vẽ bằng chuột thường không đẹp bằng ảnh scan chữ ký thật — nên dùng bút cảm ứng nếu có.

Cách 3: Lưu chữ ký để dùng lại nhanh bằng Quick Parts

Nếu phải ký nhiều văn bản, đừng chèn lại ảnh từ đầu mỗi lần — lưu chữ ký thành khối AutoText để chèn chỉ với vài thao tác:

1. Chèn ảnh chữ ký vào trang (theo Cách 1), chỉnh kích thước và vị trí như ý muốn.
2. Bôi đen/chọn vùng chứa chữ ký (có thể gồm cả dòng "Người ký:", ngày tháng nếu muốn lưu chung).
3. Vào tab Insert → nhóm Text → Quick Parts → Save Selection to Quick Part Gallery.
4. Đặt tên dễ nhớ (ví dụ "Chu ky Nguyen Van A"), bấm OK.
5. Lần sau cần chèn, đặt con trỏ vào vị trí muốn → Insert → Quick Parts → chọn đúng tên đã lưu.

Chữ ký đã lưu vào Quick Parts sẽ có sẵn ở mọi văn bản Word mở trên cùng máy tính, không cần tìm lại file ảnh gốc.

Cách 4: Chèn Signature Line để ký số (có giá trị pháp lý)

Cách này dùng khi bạn cần chữ ký thật sự đảm bảo tính toàn vẹn văn bản, không chỉ là hình ảnh trang trí — yêu cầu máy đã cài chứng thư số (USB Token hoặc chứng thư số phần mềm) do đơn vị cung cấp chữ ký số hợp pháp cấp.

1. Đặt con trỏ vào vị trí cần đặt dòng ký → tab Insert → nhóm Text → Signature Line → Microsoft Office Signature Line.
2. Điền thông tin người ký: Suggested signer (tên), Suggested signer's title (chức danh), Suggested signer's email address — các thông tin này sẽ hiện dưới dòng ký sau khi ký xong.
3. Bấm OK, Word chèn một khung chữ ký có dòng kẻ và chữ "X" chờ ký.
4. Người ký nhấp đúp vào khung chữ ký, chọn chứng thư số đã cài trên máy (hoặc cắm USB Token), xác nhận để hoàn tất ký số.
5. Sau khi ký, Word tự khóa nội dung văn bản ở chế độ chỉ đọc — bất kỳ chỉnh sửa nào sau đó sẽ làm chữ ký số bị vô hiệu, đây chính là cơ chế đảm bảo văn bản không bị sửa sau khi ký.

Lưu ý: nếu máy không có chứng thư số nào được cài, Word sẽ báo không tìm thấy chứng chỉ hợp lệ khi bấm ký — đây không phải lỗi phần mềm, mà do thiếu chứng thư số, cần liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để được cấp trước.

So sánh nhanh các cách

Cách	Tốc độ	Có giá trị pháp lý (chữ ký số)	Phù hợp với
Chèn ảnh scan	Nhanh	Không	Văn bản nội bộ, hợp đồng nháp
Vẽ bằng Draw	Nhanh nếu có bút cảm ứng	Không	Ký nhanh 1 lần, không cần ảnh sẵn
Lưu Quick Parts	Rất nhanh cho lần sau	Không	Người phải ký nhiều văn bản lặp lại
Signature Line	Chậm hơn (cần chứng thư số)	Có	Hợp đồng, văn bản cần đảm bảo toàn vẹn

Lỗi thường gặp

Chữ ký hiện ra có nền trắng, che mất nội dung bên dưới Do ảnh chữ ký gốc chưa được xóa nền, vẫn ở định dạng JPG nền trắng. Xử lý bằng cách xuất lại ảnh dạng PNG nền trong suốt trước khi chèn, hoặc trong Word chọn ảnh → Picture Format → Color → Set Transparent Color rồi bấm vào vùng nền trắng để xóa (chỉ hiệu quả với nền một màu đồng nhất).

Ảnh chữ ký bị vỡ nét, mờ khi phóng to Ảnh gốc có độ phân giải quá thấp (chụp từ xa hoặc nén nhiều lần). Nên chụp/scan chữ ký ở độ phân giải cao và chỉ thu nhỏ khi chèn, tránh phóng to từ ảnh nhỏ.

Không kéo được ảnh chữ ký tới đúng vị trí, ảnh luôn nhảy xuống dòng mới Do ảnh đang ở chế độ In Line with Text (mặc định khi mới chèn). Chọn ảnh → Wrap Text → In Front of Text để có thể kéo thả tự do tới bất kỳ vị trí nào trên trang.

Bấm ký Signature Line nhưng báo lỗi "không có chứng chỉ hợp lệ" Máy chưa cài chứng thư số hoặc chứng thư đã hết hạn. Đây là vấn đề về chứng thư số, không phải lỗi thao tác trong Word — cần liên hệ đơn vị cấp chứng thư số để kiểm tra hoặc gia hạn.

Dùng ảnh chữ ký thay cho chữ ký số rồi cho rằng văn bản đã "được ký số hợp lệ" Đây là nhầm lẫn phổ biến nhất. Ảnh chữ ký chỉ mang tính hình thức, không đảm bảo văn bản chưa bị chỉnh sửa sau khi "ký" và không có giá trị pháp lý như chữ ký số theo quy định hiện hành. Với hợp đồng, văn bản hành chính cần giá trị pháp lý, phải dùng Signature Line kèm chứng thư số thật.

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Tạo và quản lý chữ ký chỉ là một thao tác nhỏ trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn học Word từ cơ bản đến các thao tác dùng thật trong công việc — soạn hợp đồng, văn bản hành chính, in ấn đúng chuẩn — tham khảo khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh