Cách tạo phiếu khảo sát bằng Google Forms và tự động tổng hợp kết quả trong Google Sheets

Vì sao nên làm phiếu khảo sát online thay vì phiếu giấy?

Khảo sát bằng giấy hoặc bằng file Word rồi nhập tay vào Excel có ba vấn đề:

Tốn thời gian nhập lại từng phiếu bằng tay, dễ nhập sai hoặc thiếu dòng.
Muốn biết "bao nhiêu người chọn đáp án A" phải tự đếm từng phiếu.
Khó gửi cho nhiều người ở xa cùng lúc (khảo sát khách hàng, khảo sát học viên, lấy ý kiến nhân viên nhiều chi nhánh).

Google Forms giải quyết việc thu thập — người trả lời điền online, không cần in giấy. Còn Google Sheets giải quyết việc tổng hợp — mỗi câu trả lời tự động thành một dòng dữ liệu, sau đó dùng công thức để ra ngay số liệu tổng hợp mà không cần đếm tay. Bài này hướng dẫn cả hai phần, từ tạo phiếu đến tổng hợp kết quả.

Phần 1: Tạo phiếu khảo sát bằng Google Forms

Bước 1: Tạo form mới

Vào forms.google.com (đăng nhập tài khoản Google), bấm Blank form (hoặc chọn mẫu có sẵn trong Template gallery nếu có mẫu gần giống nhu cầu).
Đặt tên khảo sát ở ô Untitled form phía trên — tên này sẽ hiện cho người trả lời.
Thêm mô tả ngắn ngay dưới tên, nói rõ mục đích khảo sát và thời gian hoàn thành dự kiến (giúp người trả lời sẵn sàng điền hơn).

Bước 2: Chọn đúng loại câu hỏi cho từng mục

Chọn sai loại câu hỏi sẽ làm việc tổng hợp ở Phần 2 khó hơn nhiều. Một số loại thường dùng cho khảo sát:

Loại câu hỏi	Khi nào dùng	Dễ tổng hợp?
Multiple choice (chọn 1 đáp án)	Câu hỏi có các lựa chọn cố định, chỉ chọn 1 (ví dụ "Bạn hài lòng ở mức nào?")	Rất dễ — đếm số lượng theo từng đáp án
Checkboxes (chọn nhiều đáp án)	Câu hỏi cho phép chọn nhiều lựa chọn cùng lúc (ví dụ "Bạn biết đến chúng tôi qua đâu?")	Dễ, nhưng mỗi lựa chọn được chọn cùng lúc sẽ nằm chung 1 ô, cần hàm phù hợp để tách đếm
Linear scale (thang đo số)	Đánh giá mức độ theo thang điểm (ví dụ 1–5 sao)	Rất dễ — tính trung bình bằng hàm AVERAGE
Short answer / Paragraph (câu trả lời tự do)	Câu hỏi mở, góp ý, lý do	Khó tổng hợp bằng công thức — chỉ đọc thủ công hoặc lọc theo từ khóa

Lưu ý: nếu mục tiêu chính là có số liệu thống kê nhanh (bao nhiêu %, trung bình bao nhiêu), nên ưu tiên dùng Multiple choice, Checkboxes hoặc Linear scale. Chỉ dùng câu hỏi mở cho 1–2 mục thật cần thu thập ý kiến chi tiết, vì loại này không tổng hợp được bằng công thức.

Với mỗi câu hỏi, bấm dấu + ở thanh công cụ bên phải để thêm câu mới, chọn loại câu hỏi ở ô dropdown bên phải câu hỏi, và bật Required (bắt buộc trả lời) cho các câu quan trọng.

Bước 3: Liên kết Form với Google Sheets để nhận phản hồi tự động

Đây là bước quan trọng nhất để việc tổng hợp ở Phần 2 tự động hoàn toàn:

Vào tab Responses ở đầu trang Form.
Bấm biểu tượng Google Sheets màu xanh (góc trên bên phải tab Responses).
Chọn Create a new spreadsheet, đặt tên rồi bấm Create.

Từ giờ, mỗi khi có người gửi phiếu trả lời, một dòng dữ liệu mới sẽ tự động xuất hiện trong Google Sheets này — không cần bấm gì thêm, không cần nhập tay.

Bước 4: Gửi phiếu khảo sát

Bấm nút Send ở góc trên bên phải:

Link: lấy đường link để gửi qua Zalo, Messenger, email.
Embed HTML: nhúng form vào website (nếu bạn có sẵn trang web).
Biểu tượng email: gửi trực tiếp qua email tới danh sách người nhận.

Phần 2: Tổng hợp kết quả tự động trong Google Sheets

Mở lại Google Sheets đã liên kết ở Bước 3. Mỗi cột tương ứng với 1 câu hỏi, mỗi dòng là 1 lượt trả lời. Giả sử cột B chứa câu trả lời cho câu "Bạn hài lòng ở mức nào?" (đáp án: Rất hài lòng / Hài lòng / Bình thường / Không hài lòng), dữ liệu từ dòng 2 đến dòng 50.

Cách 1: Xem tổng hợp có sẵn ngay trong Google Forms (nhanh nhất, không cần công thức)

Quay lại tab Responses trong Google Forms — Forms tự vẽ sẵn biểu đồ tròn/cột và tính % cho từng câu Multiple choice, Checkboxes, Linear scale. Cách này phù hợp khi chỉ cần xem nhanh, không cần đưa số liệu vào báo cáo riêng.

Cách 2: Dùng hàm COUNTIF để đếm theo từng đáp án

Muốn đếm số người chọn "Rất hài lòng":

=COUNTIF(B2:B50, "Rất hài lòng")

Lặp lại công thức này cho từng đáp án còn lại (Hài lòng, Bình thường, Không hài lòng) để có bảng tổng hợp số lượng. Muốn ra tỷ lệ %, chia số đếm được cho tổng số phản hồi:

=COUNTIF(B2:B50, "Rất hài lòng")/COUNTA(B2:B50)

COUNTA(B2:B50) đếm tổng số ô có dữ liệu (tổng số lượt trả lời), dùng làm mẫu số để tính %.

Cách 3: Dùng hàm QUERY để tổng hợp theo nhóm trong 1 công thức

Nếu không muốn viết nhiều dòng COUNTIF riêng cho từng đáp án, hàm QUERY gom tất cả vào 1 công thức duy nhất:

=QUERY(B2:B50, "SELECT B, COUNT(B) GROUP BY B LABEL COUNT(B) 'Số lượng'")

Công thức này tự động liệt kê từng đáp án khác nhau xuất hiện trong cột B, kèm số lượng tương ứng — không cần biết trước có bao nhiêu loại đáp án. Nếu có thêm cột phân loại (ví dụ cột A là "Chi nhánh"), có thể tổng hợp chéo:

=QUERY(A2:B50, "SELECT A, B, COUNT(B) GROUP BY A, B LABEL COUNT(B) 'Số lượng'")

Cho ra số lượng từng mức hài lòng theo từng chi nhánh, trong đúng 1 công thức.

Cách 4: Dùng Pivot Table khi cần tổng hợp nhiều chiều và vẽ biểu đồ

Khi khảo sát có nhiều câu hỏi cần tổng hợp chéo với nhau (ví dụ mức hài lòng theo độ tuổi, theo khu vực), Pivot Table trực quan hơn viết nhiều công thức:

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu phản hồi (kể cả dòng tiêu đề).
Vào Insert → Pivot table → chọn New sheet.
Ở bảng Pivot table editor bên phải: kéo câu hỏi cần thống kê (ví dụ "Mức hài lòng") vào mục Rows, kéo vào Values và chọn COUNTA để đếm số lượng theo từng giá trị.
Muốn tổng hợp chéo, kéo thêm 1 câu hỏi nữa (ví dụ "Chi nhánh") vào Columns.

Từ Pivot Table, chọn vùng kết quả rồi Insert → Chart để vẽ biểu đồ minh họa ngay.

Bảng so sánh các cách tổng hợp

	Xem trong Forms	COUNTIF	QUERY	Pivot Table
Cần viết công thức	Không	Có, 1 công thức/đáp án	Có, nhưng chỉ 1 công thức cho cả bảng	Không cần công thức, kéo-thả
Tổng hợp nhiều chiều (chéo 2 câu hỏi)	Không hỗ trợ	Phải lồng thêm điều kiện, khá rối	Có, thêm cột vào GROUP BY	Có, kéo thêm field vào Columns
Vẽ biểu đồ kèm theo	Có sẵn, tự động	Phải tự vẽ thêm	Phải tự vẽ thêm	Vẽ trực tiếp từ kết quả pivot
Phù hợp khi	Xem nhanh, không cần lưu riêng	Vài đáp án cố định, ít câu hỏi	Nhiều đáp án, không muốn liệt kê tay	Khảo sát nhiều câu hỏi, cần báo cáo chi tiết

Lỗi thường gặp

Sheets liên kết không tự cập nhật khi có phản hồi mới Kiểm tra lại là bạn đang mở đúng file Sheets được tạo từ Bước 3 (tab Responses → biểu tượng Sheets), không phải một file Sheets khác copy dữ liệu thủ công. File liên kết đúng sẽ tự thêm dòng ngay khi có người gửi phiếu, không cần làm mới trang.

COUNTIF đếm ra 0 dù rõ ràng có người chọn đáp án đó Thường do đáp án trong công thức gõ sai chính tả hoặc thừa khoảng trắng so với đáp án gốc trong Form (ví dụ "Rất hài lòng " có khoảng trắng cuối). Copy chính xác text đáp án từ 1 ô dữ liệu thật trong Sheets, đừng gõ lại bằng tay.

Câu hỏi Checkboxes (chọn nhiều đáp án) không đếm được bằng COUNTIF thông thường Khi người trả lời chọn nhiều đáp án cùng lúc, Sheets lưu tất cả vào 1 ô, cách nhau bởi dấu phẩy (ví dụ "Facebook, Bạn bè giới thiệu"). COUNTIF khớp chính xác chuỗi sẽ không đếm đúng — cần dùng thêm ký tự đại diện: =COUNTIF(C2:C50, "*Facebook*") để đếm mọi ô có chứa "Facebook", kể cả khi đi kèm đáp án khác.

Pivot Table không hiện đủ các đáp án Do vùng dữ liệu chọn ban đầu (Bước 1 khi tạo Pivot Table) chưa bao gồm hết các dòng phản hồi mới nhất. Vào Pivot table editor → mục Data range để mở rộng lại vùng, hoặc chọn cả cột (ví dụ A:F) ngay từ đầu để không phải sửa lại mỗi khi có phản hồi mới.

Khi nào nên dùng cách nào?

Khảo sát ngắn hạn, chỉ cần xem % nhanh để báo cáo miệng → xem trực tiếp trong tab Responses của Forms.
Vài câu hỏi cố định, cần đưa số liệu vào báo cáo Sheets riêng → COUNTIF.
Khảo sát có nhiều loại đáp án không cố định trước, không muốn liệt kê tay từng đáp án → QUERY.
Khảo sát nhiều câu hỏi, cần tổng hợp chéo và vẽ biểu đồ cho báo cáo chính thức → Pivot Table.

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Tổng hợp khảo sát chỉ là một trong nhiều ứng dụng thực tế của Google Sheets trong công việc. Nếu bạn muốn học Google Sheets bài bản từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu, làm báo cáo và tự động hóa các thao tác lặp lại, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh