Google Sheets là gì? Khác Excel ở những điểm nào? (So sánh dễ hiểu cho người mới)

Google Sheets là gì?

Google Sheets là ứng dụng bảng tính chạy trực tuyến trên trình duyệt, nằm trong bộ Google Workspace (cùng nhóm với Google Docs, Google Slides). Bạn không cần cài đặt phần mềm — chỉ cần một tài khoản Google, vào địa chỉ sheets.google.com là có thể tạo và mở file ngay.

Về bản chất, Google Sheets vẫn là một bảng tính: dữ liệu được tổ chức theo hàng và cột, mỗi ô có địa chỉ riêng (A1, B2...), và bạn dùng công thức để tính toán — giống hệt nguyên lý của Excel. Vì vậy nếu đã quen Excel, bạn gần như không mất công học lại từ đầu.

Google Sheets giống Excel ở điểm nào?

• Cấu trúc bảng tính: hàng, cột, ô, sheet (trang tính) — cách tổ chức dữ liệu giống nhau hoàn toàn.
• Phần lớn công thức dùng chung cú pháp: =SUM(), =IF(), =VLOOKUP(), =COUNTIF()... đều hoạt động tương tự trên cả hai. Ai đã biết công thức Excel có thể dùng lại ngay trên Sheets.
• Có Pivot Table, biểu đồ, định dạng có điều kiện (conditional formatting) — các công cụ phân tích và trình bày dữ liệu cơ bản đều có mặt ở cả hai.
• Đọc/ghi được file của nhau: Sheets mở được file .xlsx của Excel (và ngược lại, có thể tải Sheets về dạng .xlsx).

Khác biệt chính giữa Google Sheets và Excel

Tiêu chí	Google Sheets	Excel
Nơi lưu trữ	Trên Google Drive (đám mây)	Trên máy tính (có thể đồng bộ OneDrive nếu dùng Microsoft 365)
Chi phí	Miễn phí với tài khoản Google	Cần bản quyền Microsoft Office / Microsoft 365
Làm việc nhóm	Nhiều người sửa cùng lúc, thấy thay đổi real-time, có lịch sử phiên bản chi tiết	Cần bật chia sẻ qua OneDrive/SharePoint mới đồng chỉnh sửa được, độ mượt real-time thường kém hơn
Chia sẻ & phân quyền	Gửi link, chọn quyền Xem/Nhận xét/Chỉnh sửa chỉ trong vài giây	Thường phải gửi file qua email hoặc thiết lập chia sẻ qua dịch vụ đám mây riêng
Dùng khi không có mạng	Cần bật chế độ offline trước (qua Google Drive), không phải lúc nào cũng sẵn sàng	Mặc định hoạt động offline hoàn toàn vì file nằm sẵn trên máy
Xử lý dữ liệu lớn, tính toán nặng	Càng nhiều dữ liệu/công thức phức tạp càng dễ giật, chậm	Xử lý file dữ liệu lớn, công thức nặng mượt và ổn định hơn
Tự động hóa nâng cao	Google Apps Script (viết bằng JavaScript)	VBA (Visual Basic for Applications) và Power Query/Power Pivot
Công thức đặc trưng riêng	IMPORTRANGE, QUERY, GOOGLEFINANCE, ARRAYFORMULA	XLOOKUP, Power Query, các add-in phân tích chuyên sâu
Nền tảng sử dụng	Trình duyệt web, app di động — máy nào có mạng cũng vào được	Chủ yếu gắn với máy đã cài Office (có bản Excel Online nhưng giới hạn tính năng)

Ưu điểm riêng của Google Sheets

• Làm việc nhóm mượt mà: nhiều người có thể cùng nhập liệu, sửa file trong lúc họp mà không lo ai đó đang giữ file "read-only". Mỗi thay đổi đều được ghi lại trong lịch sử phiên bản, có thể xem lại hoặc khôi phục bất kỳ lúc nào.
• Truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào: chỉ cần đăng nhập Google, không cần mang theo file, không sợ mất dữ liệu khi hỏng máy vì file đã nằm sẵn trên Drive.
• Chia sẻ và phân quyền cực nhanh: gửi một đường link, chọn quyền phù hợp (Xem / Nhận xét / Chỉnh sửa) là xong — không cần gửi lại file mỗi lần cập nhật.
• Miễn phí, không cần bản quyền: phù hợp với sinh viên, cá nhân hoặc nhóm nhỏ chưa có ngân sách mua Microsoft 365.
• Kết nối trực tiếp với các công cụ Google khác: gắn liền với Google Forms (thu thập khảo sát tự động đổ vào Sheets), Google Data Studio/Looker Studio, Gmail...

Hạn chế của Google Sheets so với Excel

• Chậm hơn khi file lớn hoặc công thức phức tạp: với bảng dữ liệu vài chục nghìn dòng trở lên, nhiều công thức mảng hoặc VLOOKUP/QUERY lồng nhau, Google Sheets thường phản hồi chậm hơn rõ rệt so với Excel chạy trên máy.
• Phụ thuộc vào kết nối mạng: dù có chế độ offline, trải nghiệm không mượt và ổn định bằng việc mở file ngay trên máy như Excel.
• Tính năng phân tích nâng cao còn hạn chế: Power Query, Power Pivot, một số kiểu Pivot Table nâng cao trong Excel chưa có bản tương đương đầy đủ trên Sheets.
• Không hỗ trợ VBA: các file Excel có macro VBA sẽ không chạy được trên Google Sheets — muốn tự động hóa tương tự phải viết lại bằng Google Apps Script.

Vậy nên dùng Google Sheets hay Excel?

Không có công cụ nào "tốt hơn" tuyệt đối — chọn theo nhu cầu thực tế:

• Chọn Google Sheets khi: cần nhiều người cùng nhập liệu/chỉnh sửa (báo cáo nhóm, theo dõi công việc chung), muốn truy cập file mọi lúc mọi nơi qua điện thoại/laptop khác nhau, hoặc chưa có bản quyền Excel.
• Chọn Excel khi: xử lý file dữ liệu lớn, công thức phức tạp cần tốc độ và độ ổn định cao, cần các công cụ phân tích nâng cao (Power Query, Power Pivot), hoặc làm việc chủ yếu offline.
• Trong thực tế đi làm, nhiều người dùng cả hai: Excel để xử lý báo cáo nội bộ phức tạp, Google Sheets để chia sẻ số liệu nhanh cho cả nhóm hoặc khách hàng xem cùng lúc.

Bắt đầu dùng Google Sheets như thế nào?

1. Truy cập sheets.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google (Gmail).
2. Bấm dấu + (Blank) để tạo file trắng, hoặc chọn một mẫu (Template) có sẵn.
3. Muốn mở file Excel đã có: vào File → Open (hoặc kéo thả file .xlsx vào Google Drive rồi mở bằng Google Sheets) — Sheets sẽ tự chuyển định dạng, giữ nguyên phần lớn công thức và định dạng gốc.
4. Chia sẻ file: bấm nút Share ở góc phải, nhập email người cần chia sẻ hoặc lấy link, rồi chọn quyền Xem/Nhận xét/Chỉnh sửa tương ứng.
5. File tự động lưu liên tục — không cần bấm Ctrl+S như Excel, mọi thay đổi được ghi lại ngay trên Drive.

Những nhầm lẫn thường gặp khi mới chuyển từ Excel sang Sheets

Nghĩ rằng công thức nào cũng giống hệt Excel Phần lớn giống nhau, nhưng một số hàm có tên hoặc cách dùng khác (ví dụ Sheets có QUERY, ARRAYFORMULA mà Excel không có sẵn cùng cú pháp). Khi công thức báo lỗi sau khi mở file Excel trên Sheets, nên kiểm tra lại đúng tên hàm trước.

Tưởng Google Sheets luôn cần mạng mới dùng được Có thể bật chế độ ngoại tuyến (offline) trong Google Drive để mở và chỉnh sửa file khi không có mạng, dữ liệu sẽ tự đồng bộ lại khi có mạng trở lại. Tuy nhiên cần bật trước khi mất mạng, không phải tính năng bật ngay tại chỗ.

Chia sẻ nhầm quyền chỉnh sửa cho người chỉ cần xem Nên tập thói quen kiểm tra kỹ quyền (Xem / Nhận xét / Chỉnh sửa) trước khi gửi link, tránh trường hợp người khác vô tình sửa nhầm số liệu gốc.

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Nếu bạn đã quen Excel và muốn học thêm Google Sheets để làm việc nhóm hiệu quả hơn — hoặc mới bắt đầu và muốn học Google Sheets ngay từ đầu vì tính tiện lợi, miễn phí — tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh