Hàm COUNTIF và COUNTIFS trong Excel: đếm dữ liệu có điều kiện (kèm ví dụ)

COUNTIF và COUNTIFS dùng để làm gì?

Hàm COUNT/COUNTA chỉ đếm được số ô có dữ liệu. Nhưng thực tế bạn thường cần đếm có điều kiện — ví dụ: đếm xem có bao nhiêu nhân viên thuộc phòng "Kinh doanh", bao nhiêu người đạt kết quả đánh giá "Đạt", bao nhiêu đơn hàng có điểm từ 8 trở lên.

Đó là lúc dùng:

• COUNTIF: đếm số ô thỏa đúng 1 điều kiện.
• COUNTIFS: đếm số dòng thỏa nhiều điều kiện cùng lúc (2 điều kiện trở lên).

Ví dụ dữ liệu dùng xuyên suốt bài này — một bảng đánh giá nhân viên đơn giản:

	A	B	C	D
1	Tên nhân viên	Phòng ban	Kết quả	Điểm đánh giá
2	Lan	Kinh doanh	Đạt	9
3	Hùng	Kế toán	Đạt	8
4	Mai	Kinh doanh	Không đạt	5
5	Tuấn	Kinh doanh	Đạt	7
6	Hoa	Kế toán	Không đạt	6

Hàm COUNTIF: đếm theo 1 điều kiện

Cú pháp

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range: vùng chứa dữ liệu cần kiểm tra điều kiện.
• criteria: điều kiện cần khớp (một giá trị, một chuỗi, hoặc một phép so sánh).

Khác với SUMIF, COUNTIF chỉ có 2 tham số — vì hàm này chỉ đếm số ô thỏa điều kiện, không cần chỉ định vùng để cộng.

Ví dụ 1: Đếm số nhân viên phòng "Kinh doanh"

=COUNTIF(B2:B6, "Kinh doanh")

Excel dò cột B (Phòng ban), đếm các dòng có giá trị "Kinh doanh". Kết quả: 3 (Lan, Mai, Tuấn).

Ví dụ 2: Điều kiện là số (dùng phép so sánh)

Đếm số nhân viên có điểm đánh giá từ 8 trở lên:

=COUNTIF(D2:D6, ">=8")

Kết quả: 2 (Lan 9 điểm, Hùng 8 điểm). Lưu ý: khi điều kiện có phép so sánh (>=, <, <>...), phải để trong dấu ngoặc kép "...".

Ví dụ 3: Dùng ký tự đại diện (wildcard)

COUNTIF hỗ trợ ký tự đại diện trong criteria khi điều kiện là văn bản:

• * thay cho bất kỳ chuỗi ký tự nào (kể cả rỗng).
• ? thay cho đúng 1 ký tự bất kỳ.

Đếm số nhân viên có tên bắt đầu bằng chữ "H":

=COUNTIF(A2:A6, "H*")

Kết quả: 2 (Hùng, Hoa).

Hàm COUNTIFS: đếm theo nhiều điều kiện

COUNTIF chỉ lọc được 1 điều kiện. Muốn đếm nhân viên "Kinh doanh" và kết quả "Đạt" cùng lúc, phải dùng COUNTIFS.

Cú pháp

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

Khác với COUNTIF, COUNTIFS không có tham số vùng cần đếm riêng — mỗi cặp (vùng điều kiện, điều kiện) đều đóng vai trò lọc, và số dòng thỏa tất cả các cặp mới được tính.

Ví dụ 1: Nhân viên "Kinh doanh" và kết quả "Đạt"

=COUNTIFS(B2:B6, "Kinh doanh", C2:C6, "Đạt")

Kết quả: 2 (chỉ Lan và Tuấn thỏa cả hai điều kiện: phòng Kinh doanh và kết quả Đạt).

Ví dụ 2: Kết hợp điều kiện dạng khoảng

Đếm số nhân viên có điểm đánh giá từ 6 đến 8:

=COUNTIFS(D2:D6, ">=6", D2:D6, "<=8")

Kết quả: 3 (Hùng 8, Tuấn 7, Hoa 6). Lưu ý: muốn giới hạn một khoảng giá trị, phải khai báo 2 cặp điều kiện riêng trên cùng một cột (một điều kiện >=, một điều kiện <=) — COUNTIFS không có cú pháp "từ...đến" gộp trong một cặp.

Ví dụ 3: Thêm điều kiện thứ ba

Nhân viên phòng "Kinh doanh", kết quả "Đạt", điểm từ 8 trở lên:

=COUNTIFS(B2:B6, "Kinh doanh", C2:C6, "Đạt", D2:D6, ">=8")

Kết quả: chỉ Lan thỏa cả 3 điều kiện → 1.

Kết hợp COUNTIFS với SUMIFS

COUNTIF/COUNTIFS thường đi cùng SUM IF/SUMIFS trong cùng một báo cáo: SUMIFS cho biết tổng số liệu, còn COUNTIFS cho biết có bao nhiêu dòng tạo nên tổng đó — hữu ích khi cần tính thêm giá trị trung bình. Ví dụ, muốn biết điểm đánh giá trung bình của phòng "Kinh doanh" mà không dùng AVERAGEIFS, có thể lấy tổng điểm chia cho số người:

=SUMIFS(D2:D6, B2:B6, "Kinh doanh") / COUNTIFS(B2:B6, "Kinh doanh")

Bảng phân biệt nhanh COUNTIF và COUNTIFS

	COUNTIF	COUNTIFS
Số điều kiện	Tối đa 1	Nhiều điều kiện
Số tham số	2 (range, criteria)	Từng cặp (criteria_range, criteria), lặp lại
Khi nào dùng	Lọc theo đúng 1 tiêu chí	Lọc theo 2 tiêu chí trở lên

Mẹo: nếu chỉ cần 1 điều kiện, bạn vẫn có thể dùng COUNTIFS thay cho COUNTIF — kết quả giống nhau. Nhiều người quen dùng COUNTIFS cho mọi trường hợp để khỏi phải nhớ cú pháp khác nhau giữa hai hàm.

Lỗi thường gặp

Kết quả trả về 0 dù rõ ràng có dữ liệu khớp Thường do dữ liệu trong vùng điều kiện có khoảng trắng thừa, hoặc số được lưu dưới dạng văn bản (căn trái thay vì căn phải trong ô). Kiểm tra lại định dạng dữ liệu gốc, có thể dùng hàm TRIM để loại khoảng trắng thừa trước khi đếm.

Các vùng criteria_range trong COUNTIFS không cùng kích thước COUNTIFS yêu cầu tất cả các vùng điều kiện phải có cùng số dòng/cột. Nếu vùng B2:B6 nhưng vùng C2:C10, Excel sẽ báo lỗi vì kích thước không khớp.

Quên cố định vùng khi copy công thức xuống các dòng khác Khi kéo công thức xuống, các vùng điều kiện có thể bị dịch chuyển theo, làm sai kết quả. Dùng phím F4 để thêm dấu $ cố định vùng (ví dụ $B$2:$B$6) trước khi copy.

Nhầm COUNTIF với COUNTA hoặc COUNT COUNT chỉ đếm ô chứa số, COUNTA đếm mọi ô không rỗng (số lẫn văn bản), còn COUNTIF/COUNTIFS đếm theo điều kiện cụ thể do bạn đặt ra. Dùng nhầm hàm sẽ ra kết quả không đúng ý muốn dù không báo lỗi.

Khi nào nên dùng COUNTIF/COUNTIFS trong công việc?

• Đếm số nhân viên đạt/không đạt theo từng phòng ban, từng đợt đánh giá
• Đếm số đơn hàng theo trạng thái (đã giao, đang xử lý, hủy) trong bảng theo dõi đơn hàng
• Đếm số học sinh đạt điểm từ một mức nào đó trở lên trong bảng điểm
• Kiểm tra dữ liệu trùng lặp (COUNTIF một vùng với chính giá trị trong từng ô để phát hiện số lần xuất hiện)

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

COUNTIF/COUNTIFS là hai hàm dùng rất nhiều khi làm báo cáo tổng hợp, thống kê số liệu theo điều kiện. Nếu bạn muốn học Excel bài bản từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu thực tế, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh