Hàm XLOOKUP trong Excel: tính năng mới thay thế VLOOKUP (kèm ví dụ)

XLOOKUP là gì? Vì sao nên biết hàm này?

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới được Microsoft giới thiệu, thiết kế để thay thế cả VLOOKUP lẫn HLOOKUP trong hầu hết trường hợp. So với VLOOKUP, XLOOKUP giải quyết gọn ba vấn đề quen thuộc: tra cứu được cả hai chiều (trái ↔ phải), không bị vỡ công thức khi chèn/xóa cột, và xử lý lỗi "không tìm thấy" ngay trong công thức mà không cần lồng thêm IFERROR.

Lưu ý về phiên bản: XLOOKUP chỉ có trên Excel 365 (Microsoft 365) và Excel 2021 trở lên, cùng với Excel trên web. Nếu bạn dùng Excel 2019, 2016 hoặc bản cũ hơn, gõ hàm này sẽ báo lỗi #NAME? vì Excel chưa hỗ trợ — trường hợp đó vẫn phải dùng VLOOKUP hoặc INDEX MATCH.

Ví dụ dữ liệu dùng xuyên suốt bài — bảng thông tin nhân viên:

	A	B	C	D
1	Mã NV	Họ tên	Phòng ban	Lương
2	NV01	Nguyễn Văn An	Kế toán	9,500,000
3	NV02	Trần Thị Bình	Kinh doanh	11,000,000
4	NV03	Lê Văn Cường	Kế toán	8,800,000
5	NV04	Phạm Thị Dung	Kỹ thuật	10,200,000

Cú pháp XLOOKUP

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

Trong đó:

• lookup_value: giá trị cần tìm.
• lookup_array: vùng (1 cột hoặc 1 dòng) chứa giá trị cần tìm.
• return_array: vùng chứa kết quả cần trả về — có thể nằm bên trái, bên phải, hay bất kỳ đâu so với lookup_array.
• if_not_found (tùy chọn): giá trị/chuỗi trả về nếu không tìm thấy, thay vì báo lỗi #N/A.
• match_mode (tùy chọn): 0 = khớp chính xác (mặc định), -1 = khớp chính xác hoặc giá trị nhỏ hơn gần nhất, 1 = khớp chính xác hoặc giá trị lớn hơn gần nhất, 2 = khớp theo ký tự đại diện (*, ?).
• search_mode (tùy chọn): 1 = tìm từ đầu đến cuối (mặc định), -1 = tìm từ cuối lên đầu, 2/-2 = tìm nhị phân (chỉ dùng khi dữ liệu đã sắp xếp).

Trong phần lớn công việc hằng ngày, bạn chỉ cần 3 tham số đầu và thêm if_not_found — 2 tham số cuối thường để mặc định.

Ví dụ 1: Tra cứu cơ bản (thay cho VLOOKUP)

Tìm họ tên của nhân viên có mã "NV03":

=XLOOKUP("NV03", A2:A5, B2:B5)

Excel dò tìm "NV03" trong vùng A2:A5, tìm thấy ở dòng thứ 3, rồi trả về giá trị tương ứng trong vùng B2:B5 → kết quả Lê Văn Cường. Cùng kết quả với =VLOOKUP("NV03", A2:D5, 2, FALSE), nhưng công thức ngắn gọn hơn vì không cần đếm số thứ tự cột.

Ví dụ 2: Tra cứu ngược — không cần dùng thêm INDEX MATCH

Tìm mã nhân viên dựa vào họ tên "Phạm Thị Dung" (cột Tên nằm bên phải cột Mã):

=XLOOKUP("Phạm Thị Dung", B2:B5, A2:A5)

Kết quả: NV04. Với VLOOKUP, tra ngược kiểu này không làm được trực tiếp — phải đổi thứ tự cột hoặc chuyển sang INDEX MATCH. Với XLOOKUP, lookup_array và return_array là hai vùng độc lập, không quan trọng vùng nào nằm bên trái hay bên phải.

Ví dụ 3: Xử lý "không tìm thấy" ngay trong công thức

Bình thường, nếu không tìm thấy giá trị, VLOOKUP/XLOOKUP trả về lỗi #N/A, muốn hiển thị thông báo dễ hiểu phải lồng thêm IFERROR(...). XLOOKUP có sẵn tham số if_not_found để làm việc này gọn hơn:

=XLOOKUP("NV09", A2:A5, B2:B5, "Không tìm thấy mã này")

Vì "NV09" không có trong bảng, công thức trả về thẳng dòng chữ "Không tìm thấy mã này" thay vì #N/A, mà không cần công thức nào khác bao ngoài.

Ví dụ 4: Trả về nhiều cột cùng lúc

Một điểm khác biệt lớn so với VLOOKUP: return_array có thể là nhiều cột, không chỉ 1 cột. Ví dụ lấy cùng lúc cả Phòng ban và Lương của nhân viên "NV01":

=XLOOKUP("NV01", A2:A5, C2:D5)

Nếu nhập công thức này vào một ô rồi Enter, Excel sẽ tự "tràn" (spill) kết quả ra 2 ô liền kề, trả về cả "Kế toán" và "9,500,000" cùng lúc — thay vì phải viết 2 công thức VLOOKUP riêng cho từng cột.

So sánh nhanh XLOOKUP, VLOOKUP và INDEX MATCH

	VLOOKUP	INDEX MATCH	XLOOKUP
Hướng tra cứu	Chỉ trái sang phải	Cả hai chiều	Cả hai chiều
Khi chèn/xóa cột	Dễ sai (lệch col_index_num)	Tự động đúng	Tự động đúng
Xử lý không tìm thấy	Cần lồng IFERROR	Cần lồng IFERROR	Có sẵn tham số if_not_found
Trả nhiều cột cùng lúc	Không (phải viết nhiều công thức)	Không trực tiếp	Có (spill tự động)
Yêu cầu phiên bản	Mọi phiên bản Excel	Mọi phiên bản Excel	Chỉ Excel 365 / 2021 trở lên
Số hàm cần dùng	1 hàm	2 hàm lồng nhau	1 hàm

Lỗi thường gặp

Lỗi #NAME? dù công thức gõ đúng Nguyên nhân phổ biến nhất: máy đang dùng Excel 2019 trở về trước hoặc bản Excel chưa cập nhật, chưa có hàm XLOOKUP. Kiểm tra phiên bản qua File → Account → About Excel, hoặc chuyển sang dùng VLOOKUP/INDEX MATCH nếu không thể nâng cấp.

Lỗi #VALUE! Thường do lookup_array và return_array không cùng kích thước (ví dụ A2:A5 có 4 dòng nhưng C2:D10 có 9 dòng) — hai vùng này bắt buộc phải có cùng số dòng (hoặc cùng số cột nếu tra theo hàng ngang).

Vẫn ra #N/A dù đã có if_not_found Kiểm tra lại xem có gõ nhầm dấu phẩy phân cách tham số hay đặt sai vị trí if_not_found — tham số này phải đứng ở vị trí thứ 4, sau return_array.

Nhầm giữa match_mode và search_mode match_mode quyết định cách khớp giá trị (chính xác, gần đúng, ký tự đại diện); search_mode chỉ quyết định thứ tự duyệt tìm trong vùng dữ liệu. Với công việc tra cứu thông thường, cứ để mặc định (bỏ trống cả hai) là đủ, không cần chỉnh.

Khi nào nên dùng XLOOKUP thay vì VLOOKUP?

• Máy/tài khoản đang dùng Microsoft 365 hoặc Excel 2021 trở lên (nếu không chắc, kiểm tra phiên bản trước khi áp dụng vào file chia sẻ với người khác).
• Cần tra cứu ngược hoặc tra theo nhiều cột kết quả cùng lúc.
• Muốn công thức gọn, dễ đọc và không lo vỡ khi chèn/xóa cột giữa bảng.
• File sẽ được chia sẻ cho nhiều người dùng phiên bản Excel khác nhau → nên cân nhắc dùng INDEX MATCH hoặc VLOOKUP để đảm bảo ai mở cũng chạy được, tránh trường hợp người nhận file gặp lỗi #NAME?.

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

XLOOKUP là một trong những hàm tra cứu dữ liệu hiện đại giúp làm báo cáo nhanh và chính xác hơn. Nếu bạn muốn học Excel bài bản từ các hàm cơ bản đến kỹ thuật xử lý dữ liệu nâng cao, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh