Lỗi thường gặp khi soạn thảo hợp đồng trong Word và cách khắc phục

Vì sao hợp đồng soạn bằng Word hay bị lỗi?

Hợp đồng khác với văn bản thông thường ở chỗ nó phải giữ đúng cấu trúc điều khoản, đúng định dạng khi in ra và đúng nội dung tuyệt đối khi chỉnh sửa qua nhiều lần trao đổi với đối tác. Chỉ cần một lỗi nhỏ — số điều khoản nhảy lộn xộn, chữ ký bị tách sang trang khác, hoặc gửi nhầm bản chưa chốt — cũng có thể gây hiểu lầm hoặc rủi ro pháp lý.

Phần lớn các lỗi này không phải do nội dung hợp đồng sai, mà do dùng sai công cụ định dạng của Word. Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất và cách xử lý dứt điểm từng lỗi.

Lỗi 1: Đánh số điều khoản, khoản, điểm bị lộn xộn

Nhiều người đánh số điều khoản (Điều 1, Điều 2...), khoản (1., 2...), điểm (a, b, c...) bằng cách gõ tay. Khi cần chèn thêm hoặc xóa bớt một điều khoản ở giữa, toàn bộ số phía sau phải sửa lại thủ công — rất dễ sót hoặc đánh trùng số.

Cách khắc phục — dùng Multilevel List:

1. Bôi đen toàn bộ phần các "Điều" trong hợp đồng.
2. Vào tab Home → nhóm Paragraph → bấm mũi tên cạnh biểu tượng Multilevel List.
3. Chọn mẫu đánh số có cấu trúc "Điều 1", "1.", "a)" (hoặc bấm Define New Multilevel List để tự đặt định dạng "Điều [số]" cho cấp 1).
4. Với các khoản/điểm con, đặt con trỏ vào đầu dòng rồi bấm phím Tab để hạ xuống cấp thấp hơn (khoản, điểm), bấm Shift + Tab để nâng lên cấp cao hơn.

Khi đánh số bằng Multilevel List, chèn thêm hoặc xóa bớt một điều khoản ở giữa, Word tự đánh lại toàn bộ số phía sau — không cần sửa tay.

Lỗi 2: Ngắt trang sai chỗ, tách rời điều khoản hoặc chữ ký

Lỗi thường gặp nhất khi in hợp đồng: một điều khoản bị chia làm hai, nửa trên ở cuối trang này, nửa dưới ở đầu trang sau; hoặc tệ hơn, phần "Bên A ký" và "Bên B ký" bị tách sang hai trang khác nhau.

Cách khắc phục:

1. Bôi đen đoạn văn bản không muốn bị ngắt giữa chừng (ví dụ toàn bộ khối chữ ký hai bên).
2. Vào tab Home → bấm mũi tên nhỏ ở góc nhóm Paragraph để mở hộp thoại Paragraph.
3. Chuyển sang tab Line and Page Breaks.
4. Tick chọn Keep lines together (giữ các dòng trong đoạn luôn ở cùng một trang) hoặc Keep with next (giữ đoạn này luôn dính liền với đoạn ngay sau, dùng cho tiêu đề điều khoản không được tách rời nội dung bên dưới).
5. Bấm OK.

Nếu chỉ muốn ép một điều khoản mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo (ví dụ trang chữ ký luôn là trang riêng), đặt con trỏ vào đầu điều khoản đó và dùng Ctrl + Enter (Page Break) thay vì gõ nhiều lần Enter để đẩy xuống — cách gõ Enter nhiều lần sẽ làm lệch bố cục ngay khi có ai đó sửa nội dung phía trên.

Lỗi 3: Font chữ, định dạng bị lệch khi gửi cho đối tác

Bạn soạn hợp đồng trên máy mình thấy đúng font, đúng dòng, nhưng đối tác mở ra trên máy khác thì chữ bị đổi font, dấu tiếng Việt lỗi, hoặc bảng bị vỡ layout. Nguyên nhân là do máy đối tác không cài font bạn dùng (đặc biệt các font lạ tải thêm), hoặc phiên bản Word khác nhau hiển thị khác nhau.

Cách khắc phục:

• Chỉ dùng các font phổ biến, có sẵn trên mọi máy Windows: Times New Roman, Arial, Calibri — tránh font tải thêm từ ngoài.
• Trước khi gửi bản chính thức (không cần đối tác chỉnh sửa thêm), luôn xuất file PDF thay vì gửi file .docx: vào File → Export → Create PDF/XPS, hoặc File → Save As → chọn kiểu file PDF. File PDF giữ nguyên định dạng trên mọi thiết bị, không phụ thuộc font máy người nhận có cài hay không.
• Nếu bắt buộc phải gửi file .docx để đối tác chỉnh sửa, có thể nhúng font vào file: vào File → Options → Save → tick Embed fonts in the file, giúp giữ đúng font kể cả khi máy nhận không cài font đó.

Lỗi 4: Không kiểm soát được ai đã sửa gì khi trao đổi qua lại

Hợp đồng thường phải gửi qua lại nhiều lần giữa các bên để chỉnh sửa điều khoản. Nếu sửa trực tiếp vào nội dung mà không bật theo dõi, sẽ không biết bên nào đã đổi câu chữ nào so với bản gốc — dễ phát sinh tranh cãi khi bên kia âm thầm đổi một điều khoản quan trọng.

Cách khắc phục — dùng Track Changes:

1. Trước khi gửi bản nháp cho đối tác góp ý, vào tab Review → bấm Track Changes để bật chế độ theo dõi.
2. Mọi nội dung đối tác thêm/xóa/sửa sẽ hiển thị có màu, có gạch ngang phần bị xóa, kèm tên người sửa (lấy theo tên tài khoản Word).
3. Khi nhận lại file, vào tab Review → dùng Accept/Reject để duyệt từng thay đổi, hoặc Accept All/Reject All nếu đã thống nhất toàn bộ.
4. Muốn so sánh nhanh hai bản hợp đồng (bản gốc và bản đối tác gửi lại) mà không chắc họ có bật Track Changes hay không, dùng tính năng Compare: vào tab Review → Compare → Compare → chọn hai file cần so → Word tự tạo ra một file mới hiển thị toàn bộ khác biệt.

Lỗi 5: Gửi nhầm bản chưa chốt hoặc bị sửa ngoài ý muốn

Sau khi hai bên đã thống nhất nội dung cuối cùng, nếu vẫn gửi file .docx bình thường, đối tác (hoặc chính người trong công ty) có thể vô tình gõ đè, xóa nhầm một đoạn quan trọng mà không để lại dấu vết rõ ràng.

Cách khắc phục:

• Với bản đã chốt, nên khóa chỉnh sửa: vào tab Review → Restrict Editing → tick Allow only this type of editing in the document → chọn No changes (Read Only) → bấm Yes, Start Enforcing Protection → đặt mật khẩu. File vẫn đọc được bình thường nhưng không ai sửa được nội dung nếu không có mật khẩu.
• Đặt tên file rõ ràng theo phiên bản, ví dụ "Hopdong_ABC_v3_ban_chot.docx", tránh dùng chung một tên file cho nhiều lần chỉnh sửa khiến dễ nhầm bản cũ với bản mới.
• Bản ký kết cuối cùng nên lưu dưới dạng PDF (không chỉnh sửa được câu chữ, chỉ có thể ký/đóng dấu), thay vì lưu mãi ở định dạng .docx.

Bảng tổng hợp: nên dùng công cụ nào cho từng tình huống

Tình huống	Công cụ trong Word
Đánh số điều/khoản/điểm tự động	Multilevel List
Không để điều khoản/chữ ký bị ngắt giữa trang	Paragraph → Line and Page Breaks → Keep with next / Keep lines together
Gửi bản không muốn lệch định dạng	Export/Save As → PDF
Gửi bản .docx nhưng lo lệch font	File → Options → Save → Embed fonts in the file
Trao đổi chỉnh sửa nhiều vòng với đối tác	Track Changes (Review)
So sánh hai bản hợp đồng khác nhau	Compare (Review)
Khóa bản đã chốt, tránh sửa nhầm	Restrict Editing → No changes (Read Only)

Lỗi thường gặp

Đánh số lại từ 1 dù đang ở giữa danh sách Multilevel List Do Word hiểu đây là một danh sách mới tách biệt. Bôi đen số bị lỗi, chuột phải chọn Continue Numbering để nối tiếp số của danh sách phía trên thay vì bắt đầu lại từ đầu.

Bật Track Changes nhưng không thấy hiện màu sửa đổi Kiểm tra chế độ hiển thị ở tab Review, mục Display for Review, cần để ở All Markup thay vì Simple Markup hoặc No Markup — hai chế độ sau sẽ ẩn bớt hoặc ẩn hoàn toàn các đánh dấu thay đổi dù Track Changes vẫn đang bật.

File PDF xuất ra bị mất dấu tiếng Việt hoặc lỗi ký tự lạ Thường do font đang dùng không hỗ trợ đầy đủ bảng mã Unicode tiếng Việt. Kiểm tra lại toàn bộ văn bản đang dùng font chuẩn (Times New Roman, Arial) trước khi xuất PDF, tránh các font trang trí tải thêm từ ngoài.

Restrict Editing rồi nhưng vẫn có người sửa được nội dung Kiểm tra lại đã bấm Yes, Start Enforcing Protection và đặt mật khẩu ở bước cuối chưa — nếu chỉ tick chọn kiểu giới hạn mà chưa bấm nút này, tính năng khóa chưa thực sự có hiệu lực.

Khi nào nên áp dụng những cách này?

• Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng
• Văn bản thỏa thuận, biên bản ghi nhớ (MOU) cần trao đổi qua lại nhiều lần
• Bất kỳ tài liệu nào cần giữ đúng định dạng khi in hoặc gửi cho bên thứ ba
• Tài liệu nội bộ công ty cần kiểm soát ai được sửa, ai chỉ được đọc

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Soạn thảo hợp đồng đúng chuẩn không chỉ là gõ đúng nội dung mà còn cần nắm vững các công cụ định dạng, kiểm soát chỉnh sửa của Word để tránh sai sót khi làm việc thực tế. Nếu bạn muốn học Word từ cơ bản đến các thao tác dùng thật trong công việc — soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, báo cáo và in ấn đúng chuẩn — tham khảo khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh