Cách tạo file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel (mẫu đơn giản, tự tính số dư)

Vì sao nên tự làm file quản lý chi tiêu bằng Excel?

Có nhiều app quản lý chi tiêu trên điện thoại, nhưng tự làm file Excel vẫn có ba lợi thế: miễn phí hoàn toàn, tùy chỉnh đúng theo cách bạn chi tiêu (không bị ép theo khuôn có sẵn của app), và không phụ thuộc vào một ứng dụng cụ thể — file mở được trên bất kỳ máy nào có Excel hoặc Google Sheets.

Bài này hướng dẫn dựng một file quản lý chi tiêu cá nhân gồm 2 phần: Sổ giao dịch (ghi từng khoản thu/chi hằng ngày) và Tổng quan (tự tính tổng theo tháng, theo danh mục) bằng các hàm cơ bản, không cần biết VBA hay công thức phức tạp.

Bước 1: Dựng sheet "Giao dịch" để ghi chép hằng ngày

Đây là sheet quan trọng nhất — mọi khoản thu/chi đều nhập vào đây, các bảng tổng hợp phía sau sẽ tự lấy dữ liệu từ sheet này.

Tạo các cột theo thứ tự sau tại sheet đầu tiên (đặt tên sheet là Giao dịch):

Cột	Tên cột	Ví dụ
A	Ngày	05/09/2026
B	Loại	Chi / Thu
C	Danh mục	Ăn uống, Đi lại, Nhà ở, Lương...
D	Nội dung	Ăn trưa, Đổ xăng, Tiền điện tháng 9
E	Số tiền	45,000
F	Ghi chú	(tùy chọn)

1. Nhập tiêu đề cột ở dòng 1, bôi đậm và tô nền để phân biệt với dữ liệu.
2. Từ dòng 2 trở đi, mỗi dòng là một giao dịch. Quy tắc để công thức tính đúng: cột Số tiền luôn nhập số dương, việc phân biệt thu hay chi để ở cột Loại, không tự trừ dấu âm ở cột Số tiền.
3. Chọn vùng dữ liệu (A1:F1 trở xuống) rồi vào tab Home → Format as Table để biến thành bảng — khi bạn thêm dòng mới, các công thức tham chiếu tới bảng sẽ tự mở rộng theo mà không cần sửa lại vùng tham chiếu.

Mẹo: ở cột Danh mục, dùng Data Validation (Data → Data Validation → chọn "List") để tạo danh sách chọn sẵn (Ăn uống, Đi lại, Nhà ở, Giải trí, Lương, Khác...) thay vì gõ tay — tránh việc gõ sai chính tả khiến công thức tổng hợp bị sót danh mục.

Bước 2: Tính tổng thu, tổng chi và số dư

Tạo một sheet mới đặt tên Tổng quan, dùng hàm SUMIF để tính tổng dựa trên cột Loại ở sheet Giao dịch:

Tổng thu:  =SUMIF(Giao_dịch!B:B, "Thu", Giao_dịch!E:E)
Tổng chi:  =SUMIF(Giao_dịch!B:B, "Chi", Giao_dịch!E:E)
Số dư:     =Tổng thu - Tổng chi

(Nếu sheet của bạn đặt tên có dấu cách, ví dụ "Giao dịch", công thức cần để tên sheet trong dấu nháy đơn: 'Giao dịch'!B:B.)

Ví dụ đặt ở sheet Tổng quan:

Ô	Công thức	Ý nghĩa
B2	=SUMIF('Giao dịch'!B:B,"Thu",'Giao dịch'!E:E)	Tổng tiền thu
B3	=SUMIF('Giao dịch'!B:B,"Chi",'Giao dịch'!E:E)	Tổng tiền chi
B4	=B2-B3	Số dư còn lại

Mỗi lần bạn thêm giao dịch mới ở sheet Giao dịch, ba con số này tự cập nhật ngay, không cần tính lại thủ công.

Bước 3: Tổng hợp chi tiêu theo từng danh mục

Muốn biết tháng này tiêu nhiều nhất vào khoản gì, dùng SUMIFS để tính tổng chi theo từng danh mục:

=SUMIFS('Giao dịch'!E:E, 'Giao dịch'!B:B, "Chi", 'Giao dịch'!C:C, "Ăn uống")

Lập một bảng nhỏ liệt kê từng danh mục (Ăn uống, Đi lại, Nhà ở, Giải trí, Khác...) ở cột A, rồi kéo công thức trên xuống cho từng dòng, chỉ cần đổi tham chiếu điều kiện danh mục ("Ăn uống") thành ô chứa tên danh mục tương ứng để không phải gõ lại công thức cho mỗi dòng:

=SUMIFS('Giao dịch'!E:E, 'Giao dịch'!B:B, "Chi", 'Giao dịch'!C:C, A2)

Với A2 là ô chứa tên danh mục ở dòng đó. Từ bảng này, bạn có thể chọn vùng dữ liệu rồi chèn biểu đồ tròn (Insert → Chart → Pie) để nhìn trực quan tỷ lệ chi tiêu theo từng khoản.

Bước 4: Lọc chi tiêu theo tháng

Nếu muốn xem riêng số liệu của từng tháng thay vì cộng dồn cả năm, thêm điều kiện về ngày vào SUMIFS bằng hàm SUMPRODUCT hoặc thêm 2 điều kiện ngày (đầu tháng và cuối tháng):

=SUMIFS('Giao dịch'!E:E, 'Giao dịch'!B:B, "Chi",
        'Giao dịch'!A:A, ">="&DATE(2026,9,1),
        'Giao dịch'!A:A, "<="&DATE(2026,9,30))

Công thức này cộng tổng chi tiêu trong khoảng từ 01/09/2026 đến 30/09/2026. Muốn xem tháng khác, chỉ cần đổi số trong hàm DATE(năm, tháng, ngày).

Mẹo: để không phải sửa công thức mỗi tháng, có thể tạo 2 ô riêng để nhập "Từ ngày" và "Đến ngày", rồi tham chiếu tới 2 ô đó thay vì gõ cứng ngày trong công thức.

Bước 5: Định dạng để dễ nhìn và tránh nhập sai

• Định dạng cột Số tiền theo dạng số có dấu phân cách hàng nghìn (chuột phải → Format Cells → Number → chọn dấu phẩy phân cách) để dễ đọc số lớn.
• Dùng Conditional Formatting tô đỏ dòng có Số dư âm (chi tiêu vượt thu nhập) để cảnh báo trực quan ngay khi mở file.
• Khóa (Protect Sheet) các ô công thức ở sheet Tổng quan để tránh vô tình gõ đè lên công thức khi nhập liệu nhanh.

Lỗi thường gặp

Tổng thu/chi ra kết quả 0 dù đã nhập dữ liệu Thường do gõ chữ "Thu"/"Chi" ở cột Loại không đồng nhất (ví dụ có dòng gõ "thu" chữ thường, có dòng gõ "Thu" — Excel không phân biệt hoa/thường trong SUMIF nên lỗi này ít gặp hơn, nhưng nếu có khoảng trắng thừa ở đầu/cuối chữ thì công thức sẽ không khớp). Kiểm tra lại bằng cách bôi đen ô và xem thanh công thức có khoảng trắng thừa không.

Thêm dòng mới nhưng tổng không cập nhật Do bạn thêm dòng ở ngoài vùng bảng (Table) hoặc ngoài vùng tham chiếu cột đã cố định (ví dụ dùng E2:E100 mà giao dịch thứ 101 vượt ra ngoài). Cách chắc ăn nhất là tham chiếu cả cột (E:E) như hướng dẫn trên, hoặc dùng Format as Table để vùng tự mở rộng.

Số dư bị âm bất thường dù nhớ là còn tiền Kiểm tra lại xem có giao dịch nào nhập nhầm cột Loại (ghi "Chi" nhưng thực chất là khoản thu, hoặc ngược lại) hoặc nhập nhầm số tiền quá lớn ở một dòng nào đó.

Công thức SUMIFS theo ngày không ra đúng kết quả Thường do cột Ngày ở sheet Giao dịch đang được lưu dưới dạng văn bản (text) thay vì định dạng Date thật — kiểm tra bằng cách xem số có căn trái (dấu hiệu của text) thay vì căn phải (dấu hiệu của số/ngày hợp lệ) trong ô.

Khi nào nên dùng file Excel để quản lý chi tiêu?

• Người mới bắt đầu theo dõi chi tiêu, muốn hiểu rõ tiền đi đâu mỗi tháng trước khi dùng app phức tạp hơn
• Gia đình muốn có một file chung để cả hai vợ chồng cùng nhập và theo dõi
• Người tự kinh doanh nhỏ, freelancer cần tách riêng chi tiêu cá nhân và chi phí công việc
• Ai muốn tùy chỉnh danh mục, cách tính theo đúng nhu cầu riêng thay vì theo khuôn có sẵn của app

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

File quản lý chi tiêu ở trên chỉ dùng vài hàm cơ bản (SUMIF, SUMIFS, DATE) nhưng đã đủ dùng lâu dài. Nếu bạn muốn học Excel bài bản để tự làm được các bảng tính, báo cáo phục vụ công việc và cuộc sống hằng ngày, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh