Cách tạo file quản lý thu chi cá nhân trên Google Sheets (đơn giản, tự tính số dư)

Vì sao nên quản lý thu chi bằng Google Sheets thay vì ghi tay?

Nhiều người quản lý chi tiêu bằng cách ghi vào sổ tay hoặc ghi chú trên điện thoại. Cách này có vài vấn đề: không tự cộng tổng được, khó biết tháng này chi nhiều nhất vào khoản nào, và không xem lại được trên nhiều thiết bị.

Google Sheets giải quyết cả ba vấn đề đó: nhập giao dịch vào một bảng, các cột tổng tự động cập nhật bằng công thức, mở được trên điện thoại lẫn máy tính vì dữ liệu lưu trên Google Drive. Bài này hướng dẫn dựng một file quản lý thu chi cá nhân gồm 2 phần: bảng ghi giao dịch và bảng tổng hợp theo danh mục.

Bước 1: Tạo bảng ghi giao dịch

Tạo một sheet tên "Giao dịch" với các cột sau ở hàng 1:

A	B	C	D	E
Ngày	Loại	Danh mục	Nội dung	Số tiền

Quy ước cho cột Số tiền: nhập số dương cho khoản thu, số âm cho khoản chi (ví dụ chi tiền ăn thì nhập -50000). Cách này giúp tính số dư chỉ bằng một phép cộng đơn giản, không cần tách riêng công thức cho thu và chi.

Ví dụ vài dòng dữ liệu:

Ngày	Loại	Danh mục	Nội dung	Số tiền
01/09/2026	Thu	Lương	Lương tháng 9	12,000,000
02/09/2026	Chi	Ăn uống	Đi chợ	-350,000
03/09/2026	Chi	Đi lại	Đổ xăng	-100,000
05/09/2026	Chi	Ăn uống	Ăn ngoài cuối tuần	-280,000
10/09/2026	Chi	Hóa đơn	Tiền điện	-450,000

Bước 2: Dùng Data Validation để nhập nhanh, tránh gõ sai danh mục

Nếu để ô Danh mục gõ tự do, bạn dễ gõ "Ăn uống" lúc thì viết hoa, lúc thì viết thường, khiến công thức tổng hợp sau này bị lệch (Sheets coi hai cách viết khác nhau là hai danh mục khác nhau).

1. Chọn vùng cột C (từ C2 trở xuống, ví dụ C2:C1000).
2. Vào Dữ liệu (Data) → Xác thực dữ liệu (Data validation).
3. Ở Tiêu chí (Criteria), chọn Danh sách các mục (Dropdown/List of items), nhập các danh mục cố định, ví dụ: Lương, Ăn uống, Đi lại, Hóa đơn, Giải trí, Sức khỏe, Khác.
4. Bấm Xong (Done).

Từ giờ, ô Danh mục hiện dropdown để chọn thay vì gõ tay — vừa nhanh vừa đảm bảo danh mục luôn viết thống nhất.

Làm tương tự cho cột Loại với danh sách chỉ gồm Thu, Chi để tránh gõ nhầm.

Bước 3: Tính tổng thu, tổng chi và số dư

Ở một vùng trống (ví dụ cột G-H, hoặc một sheet riêng tên "Tổng quan"), tạo các công thức sau:

Tổng thu:   =SUMIF(Giao dịch!B:B, "Thu", Giao dịch!E:E)
Tổng chi:   =SUMIF(Giao dịch!B:B, "Chi", Giao dịch!E:E)
Số dư:      =SUM(Giao dịch!E:E)

Vì khoản chi đã nhập dưới dạng số âm, SUM toàn bộ cột Số tiền cho ra đúng số dư hiện có mà không cần lấy tổng thu trừ tổng chi thủ công.

Bước 4: Tổng hợp chi tiêu theo từng danh mục bằng SUMIF

Đây là phần hữu ích nhất — biết tiền chi vào đâu nhiều nhất. Tạo một bảng nhỏ liệt kê từng danh mục và công thức tính tổng tương ứng:

Danh mục	Công thức	Kết quả
Ăn uống	=SUMIF(Giao dịch!C:C, "Ăn uống", Giao dịch!E:E)	-630,000
Đi lại	=SUMIF(Giao dịch!C:C, "Đi lại", Giao dịch!E:E)	-100,000
Hóa đơn	=SUMIF(Giao dịch!C:C, "Hóa đơn", Giao dịch!E:E)	-450,000

Vì khoản chi là số âm, kết quả SUMIF ra số âm — nếu muốn hiển thị dạng số dương cho dễ nhìn trên biểu đồ, bọc thêm hàm ABS():

=ABS(SUMIF(Giao dịch!C:C, "Ăn uống", Giao dịch!E:E))

Nếu muốn chỉ tính riêng chi tiêu trong một tháng cụ thể, dùng SUMIFS để thêm điều kiện về ngày, ví dụ tổng chi "Ăn uống" trong tháng 9/2026:

=SUMIFS(Giao dịch!E:E, Giao dịch!C:C, "Ăn uống", Giao dịch!A:A, ">="&DATE(2026,9,1), Giao dịch!A:A, "<="&DATE(2026,9,30))

Bước 5: Vẽ biểu đồ theo dõi chi tiêu theo danh mục

1. Bôi đen bảng "Danh mục — Kết quả" vừa tạo ở Bước 4.
2. Vào Chèn (Insert) → Biểu đồ (Chart).
3. Ở tab Loại biểu đồ (Chart type), chọn Biểu đồ tròn (Pie chart) để xem tỷ trọng từng danh mục, hoặc Biểu đồ cột (Column chart) nếu muốn so sánh theo tháng.

Biểu đồ sẽ tự cập nhật mỗi khi bạn thêm giao dịch mới và các công thức SUMIF tính lại kết quả.

Lỗi thường gặp

SUMIF trả về 0 dù bảng có dữ liệu khớp Thường do danh mục trong bảng tổng hợp gõ không khớp 100% với danh mục trong dropdown (ví dụ thừa khoảng trắng, hoặc viết hoa/thường khác nhau — dù Sheets thường không phân biệt hoa thường trong SUMIF text, khoảng trắng thừa vẫn gây lệch). Kiểm tra lại bằng cách bấm vào ô danh mục gốc và so sánh chính xác.

Số dư bị sai vì quên quy tắc số âm cho khoản chi Nếu một dòng chi nhập nhầm thành số dương, công thức SUM sẽ cộng nhầm khoản đó vào thay vì trừ đi. Rà lại cột Số tiền, đảm bảo mọi khoản Chi đều là số âm trước khi tin vào kết quả.

Dropdown không hiện ra khi nhập liệu Kiểm tra lại vùng áp dụng Data Validation có đúng cột và đủ dài (ví dụ C2:C1000) hay không — nếu bạn thêm dòng mới vượt quá vùng đã chọn ban đầu, dòng đó sẽ không có dropdown.

Công thức SUMIFS theo khoảng ngày không ra kết quả đúng Cột Ngày phải được Sheets nhận diện là kiểu ngày tháng thật (căn phải trong ô), không phải văn bản (căn trái). Nếu nhập ngày dạng văn bản, hãy chọn cột Ngày rồi vào Định dạng (Format) → Số (Number) → Ngày (Date) để chuyển đúng kiểu dữ liệu.

Khi nào nên dùng cách quản lý này?

• Theo dõi chi tiêu cá nhân hoặc gia đình hàng tháng
• Kiểm soát chi tiêu theo từng khoản mục (ăn uống, đi lại, hóa đơn...) để biết nên cắt giảm ở đâu
• Chuẩn bị số liệu thu chi thực tế trước khi lập kế hoạch tiết kiệm hoặc ngân sách năm

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Quản lý thu chi chỉ là một trong nhiều ứng dụng thực tế của Google Sheets. Nếu bạn muốn học cách dùng công thức, Data Validation, biểu đồ và các công cụ xử lý dữ liệu khác một cách bài bản, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh