Cách tạo lịch làm việc, lịch trình bằng Excel (mẫu tuần/tháng, tự động theo ngày)

Vì sao nên tự làm lịch làm việc bằng Excel?

Có nhiều app lịch (Google Calendar, Outlook...) nhưng tự làm lịch bằng Excel vẫn có chỗ dùng riêng: dễ tùy biến bố cục theo đúng cách bạn theo dõi công việc (theo ca, theo dự án, theo nhân sự), dễ in ra dán bàn hoặc treo tường, và có thể kết hợp công thức để tự động tính ngày, tự tô màu công việc quá hạn mà các app lịch thông thường không làm được.

Bài này hướng dẫn hai kiểu lịch hay dùng nhất: lịch trình theo tuần (theo dõi công việc hằng ngày) và lịch tháng dạng khung (nhìn tổng quan cả tháng, tự nhảy ngày theo đúng thứ).

Cách 1: Lịch trình theo tuần (bảng công việc hằng ngày)

Phù hợp để theo dõi công việc, ca trực, lịch họp trong tuần.

Bước 1: Dựng khung bảng

Tạo bảng với các cột:

A	B	C	D	E
Thứ	Ngày	Công việc	Giờ bắt đầu	Trạng thái
Thứ Hai
Thứ Ba
...

Bước 2: Dùng công thức để cột Ngày tự nhảy

Thay vì gõ tay từng ngày, chỉ cần nhập ngày đầu tuần ở ô B2, các ô còn lại dùng công thức cộng thêm 1 ngày:

B2 = 16/09/2026 (ngày Thứ Hai, gõ tay)
B3 = B2+1
B4 = B3+1

Kéo công thức =B2+1 xuống hết các dòng còn lại. Khi cần đổi sang tuần khác, chỉ cần sửa lại ngày ở ô B2, toàn bộ cột Ngày tự động cập nhật theo.

Mẹo: để ô ngày hiển thị đúng định dạng "16/09" thay vì số serial, chọn cả cột B → chuột phải → Format Cells → Custom → gõ dd/mm.

Bước 3: Tô màu có điều kiện đánh dấu công việc theo trạng thái

Ở cột Trạng thái, bạn gõ tay các giá trị: "Chưa làm", "Đang làm", "Hoàn thành". Dùng Conditional Formatting để tự tô màu:

Bôi đen vùng cột Trạng thái (ví dụ E2:E8).
Vào tab Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Text that Contains...
Gõ "Hoàn thành" → chọn màu xanh lá. Lặp lại cho "Đang làm" (màu vàng) và "Chưa làm" (màu đỏ nhạt).

Chỉ cần đổi chữ ở cột Trạng thái, cả dòng đó tự đổi màu theo, giúp nhìn lướt qua biết ngay việc nào còn tồn đọng.

Bước 4: Tự động đánh dấu ngày hôm nay

Dùng Conditional Formatting với công thức để tô sáng dòng của ngày hiện tại, giúp dễ định vị khi mở file:

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu (ví dụ A2:E8).
Vào Conditional Formatting → New Rule → Use a formula to determine which cells to format.
Nhập công thức: =$B2=TODAY()
Chọn định dạng tô nền (ví dụ vàng nhạt) → OK.

Hàm TODAY() luôn trả về ngày hiện tại của máy tính, nên dòng được tô sẽ tự đổi theo mỗi ngày mà không cần sửa gì thêm.

Cách 2: Lịch tháng dạng khung (nhìn tổng quan cả tháng)

Phù hợp để treo tường, dán bàn, hoặc theo dõi lịch khai giảng, lịch sự kiện cả tháng.

Bước 1: Dựng khung 7 cột theo thứ trong tuần

Tạo hàng tiêu đề gồm 7 cột: CN, T2, T3, T4, T5, T6, T7, rồi kẻ khung 5-6 hàng bên dưới (mỗi hàng là 1 tuần) bằng Borders trong tab Home để tạo các ô vuông giống lịch giấy.

Bước 2: Dùng công thức để ngày tự nhảy đúng vị trí

Đây là phần hay bị làm thủ công gây mất thời gian và dễ sai (đặc biệt là canh đúng ngày đầu tháng rơi vào đúng cột thứ). Cách làm nhanh:

Ở một ô riêng (ví dụ ô ẩn ngoài vùng in), nhập ngày mùng 1 của tháng cần làm lịch, ví dụ =DATE(2026,9,1).
Dùng hàm WEEKDAY() để tìm ngày đó rơi vào thứ mấy: =WEEKDAY(DATE(2026,9,1)) (kết quả 1 = Chủ Nhật, 2 = Thứ Hai...).
Dựa vào số thứ này, xác định ô đầu tiên trong khung lịch (cột tương ứng ở hàng đầu) sẽ chứa công thức =DATE(2026,9,1), các ô còn lại trong khung dùng công thức = ô liền trước +1.
Để chỉ hiện số ngày (1, 2, 3...) thay vì cả ngày/tháng/năm, định dạng ô theo Custom Format d.

Mẹo: những ô thuộc tháng trước/tháng sau lọt vào khung (ví dụ vài ngày cuối tháng 8 hiện ở đầu khung lịch tháng 9), có thể dùng công thức có điều kiện =IF(MONTH(A1)<>9,"",DAY(A1)) để ẩn số ngày không thuộc tháng đang xem, giữ khung lịch gọn hơn.

Bước 3: Ghi chú công việc/sự kiện trong từng ô ngày

Với mỗi ô ngày, bạn có thể:

Gõ trực tiếp ghi chú ngắn bên dưới số ngày (xuống dòng bằng Alt + Enter trong cùng ô).
Hoặc dùng Insert Comment (chuột phải vào ô → New Comment) nếu ghi chú dài, tránh làm vỡ bố cục ô.

Bảng so sánh nhanh hai kiểu lịch

	Lịch trình theo tuần	Lịch tháng dạng khung
Phù hợp cho	Theo dõi công việc/ca trực hằng ngày	Nhìn tổng quan sự kiện cả tháng
Độ chi tiết	Cao (giờ, trạng thái từng việc)	Thấp hơn, chủ yếu ghi chú ngắn
Cách dùng chính	Xem trên máy, cập nhật liên tục	In ra treo tường/dán bàn

In lịch ra giấy đẹp, không bị cắt xén

Sau khi dựng xong khung lịch tháng, để in vừa khít trang giấy:

Vào tab Page Layout → Print Area → Set Print Area, bôi đen đúng vùng khung lịch cần in.
Vào Page Layout → Orientation → chọn Landscape (nằm ngang) vì khung lịch thường rộng hơn cao.
Vào File → Print → ở mục Scaling, chọn Fit Sheet on One Page để Excel tự co giãn vừa đúng 1 trang giấy A4.

Lỗi thường gặp

Cột Ngày hiện ra số lạ (ví dụ 46280) thay vì ngày tháng Excel đang lưu ngày dưới dạng số serial nhưng ô chưa được định dạng đúng kiểu ngày. Chọn ô/cột đó → Format Cells → Date (hoặc Custom để tùy chỉnh cách hiển thị).

Công thức =B2+1 bị lệch khi kéo xuống Thường do đang kéo từ một ô không phải ô liền kề phía trên, hoặc đã lỡ chèn thêm dòng làm công thức tham chiếu sai ô. Kiểm tra lại công thức ở vài dòng đầu trước khi kéo tiếp xuống toàn bộ bảng.

Khung lịch tháng bị lệch thứ (ngày 1 không nằm đúng cột thứ tương ứng) Do xác định sai kết quả của hàm WEEKDAY() hoặc đặt nhầm cột bắt đầu. Kiểm tra lại: nếu WEEKDAY(DATE(năm,tháng,1)) trả về 3 (tức Thứ Ba), thì ô chứa mùng 1 phải nằm ở cột Thứ Ba trong khung, không phải cột đầu tiên.

Tô màu có điều kiện không hoạt động sau khi copy sang dòng mới Do quy tắc Conditional Formatting chỉ áp dụng cho đúng vùng đã chọn ban đầu. Vào Conditional Formatting → Manage Rules để kiểm tra và mở rộng lại vùng Applies to cho khớp với dữ liệu mới.

Khi nào nên dùng lịch làm việc bằng Excel?

Theo dõi ca trực, lịch phân công công việc cho nhóm nhỏ
Lập lịch khai giảng, lịch sự kiện, lịch bảo trì thiết bị theo tháng
Làm lịch để bàn/treo tường tự thiết kế, in đi in lại nhiều tháng chỉ cần đổi ngày đầu tháng
Kết hợp với các bảng dữ liệu khác trong cùng file Excel (ví dụ bảng công việc, bảng chi phí) mà không cần chuyển qua app riêng

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

Dùng công thức ngày tháng và Conditional Formatting để tự làm lịch chỉ là một ứng dụng nhỏ trong rất nhiều kỹ năng Excel dùng được ngay vào công việc. Nếu bạn muốn học Excel bài bản từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu thực tế, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh