Cách Track Changes (theo dõi sửa đổi) trong Word khi làm việc nhóm

Vì sao không nên sửa trực tiếp vào văn bản khi làm việc nhóm?

Khi nhiều người cùng góp ý một hợp đồng, báo cáo hay đồ án, nếu ai cũng sửa thẳng vào nội dung gốc thì sẽ gặp ngay mấy vấn đề: không biết đoạn nào vừa bị đổi, không biết ai đổi, và nếu sửa nhầm cũng không có cách nào quay lại bản trước đó ngoài việc nhớ... bằng mắt.

Track Changes giải quyết việc này bằng cách ghi lại từng thay đổi (thêm chữ, xóa chữ, đổi định dạng) dưới dạng đánh dấu màu kèm tên người sửa, thay vì áp dụng thay đổi ngay lập tức. Người chủ file xem qua, quyết định Accept (đồng ý) hoặc Reject (từ chối) từng thay đổi, văn bản gốc luôn được giữ nguyên cho tới khi có quyết định cuối cùng.

Bước 1: Kiểm tra tên hiển thị khi sửa

Word gắn tên tác giả cho mỗi thay đổi dựa theo thông tin tài khoản đã khai báo. Nên kiểm tra và đổi tên thật trước khi bắt đầu, để đồng nghiệp biết chính xác ai sửa đoạn nào:

1. Vào File → Options → General.
2. Ở mục Personalize your copy of Microsoft Office, sửa ô User name thành tên thật của bạn (ví dụ "Nguyễn Văn A" thay vì tên mặc định của máy).
3. Bấm OK.

Bước 2: Bật Track Changes

1. Vào tab Review → nhóm Tracking.
2. Bấm nút Track Changes (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E).
3. Khi nút này được bật sáng (có viền/nền đậm hơn), mọi thao tác gõ thêm, xóa, hoặc đổi định dạng từ lúc này sẽ được ghi lại.

Từ đây trở đi, cứ soạn thảo bình thường — không cần thao tác gì thêm, Word tự động đánh dấu:

• Chữ thêm mới: hiện gạch chân, có màu riêng theo từng người.
• Chữ bị xóa: hiện gạch ngang giữa chữ (không biến mất ngay) kèm màu.
• Có một đường kẻ dọc ở lề trái ngay bên cạnh mỗi dòng có thay đổi, giúp lướt nhanh để biết đoạn nào vừa bị sửa.

Bước 3: Chọn kiểu hiển thị thay đổi phù hợp

Trong nhóm Tracking, ô sổ xuống Display for Review cho phép chọn cách xem văn bản:

Chế độ	Hiển thị
All Markup	Thấy đầy đủ chữ thêm/xóa kèm màu, đường gạch — dùng khi cần rà soát chi tiết từng thay đổi
Simple Markup	Ẩn bớt chi tiết, chỉ hiện đường kẻ dọc ở lề để biết dòng nào có sửa — dùng khi muốn đọc mượt mà vẫn biết chỗ nào bị động
No Markup	Xem trước văn bản như thể đã chấp nhận hết mọi thay đổi, nhưng thực tế chưa Accept gì cả
Original	Xem lại đúng bản gốc ban đầu, như chưa từng có ai sửa

Lưu ý: đổi giữa các chế độ này chỉ thay đổi cách xem, không xóa hay áp dụng thay đổi thật. Muốn áp dụng thật sự vẫn phải Accept/Reject ở Bước 5.

Bước 4: Thêm bình luận (Comment) để giải thích lý do sửa

Ngoài sửa trực tiếp, nhiều trường hợp chỉ cần góp ý mà không đổi nội dung — ví dụ hỏi lại một số liệu, đề nghị viết lại một đoạn theo hướng khác:

1. Bôi đen đoạn văn bản muốn góp ý.
2. Vào tab Review → nhóm Comments → bấm New Comment.
3. Gõ nội dung góp ý vào khung hiện ra bên lề phải.

Comment không làm thay đổi nội dung văn bản, chỉ đính kèm ghi chú — phù hợp để trao đổi, tranh luận trước khi ai đó thật sự chỉnh sửa.

Bước 5: Duyệt từng thay đổi (Accept/Reject)

Sau khi các thành viên đã góp ý xong, người chủ file rà soát và quyết định giữ hay bỏ từng thay đổi:

1. Đặt con trỏ vào đầu văn bản, vào tab Review → nhóm Changes.
2. Bấm Next để nhảy tới thay đổi đầu tiên.
3. Với mỗi thay đổi, chọn:
   • Accept → áp dụng thay đổi đó vào văn bản chính thức, đường gạch/màu biến mất.
   • Reject → hủy thay đổi đó, văn bản quay về đúng như trước khi bị sửa.
4. Lặp lại Next → Accept/Reject cho tới hết văn bản.

Nếu đã xem kỹ và muốn xử lý nhanh toàn bộ cùng lúc, bấm mũi tên nhỏ dưới nút Accept hoặc Reject → chọn Accept All Changes hoặc Reject All Changes. Chỉ nên dùng khi đã chắc chắn, vì thao tác này áp dụng cho toàn bộ file, không phân biệt thay đổi của từng người.

Bước 6: Tắt Track Changes khi hoàn tất

Sau khi đã Accept/Reject xong hết và không còn ai cần góp ý thêm, bấm lại nút Track Changes (hoặc Ctrl + Shift + E) để tắt — tránh trường hợp vô tình tiếp tục ghi vết những chỉnh sửa không còn cần theo dõi nữa.

Lỗi thường gặp

Sửa xong không thấy đánh dấu màu gì cả Kiểm tra lại nút Track Changes đã thực sự được bật chưa (nút phải sáng/có viền đậm) — dễ nhầm với việc chỉ mở tab Review mà chưa bấm bật tính năng.

Đã Accept hết nhưng gửi file đi vẫn còn thấy thay đổi cũ Có thể bạn đang xem ở chế độ Simple Markup hoặc No Markup nên tưởng đã sạch, nhưng thật ra vẫn còn thay đổi chưa Accept/Reject. Chuyển về All Markup để kiểm tra lại toàn bộ trước khi gửi.

Không biết thay đổi nào là của ai khi có nhiều người cùng sửa Rê chuột vào đoạn có đánh dấu (không cần bấm), Word sẽ hiện chú thích nhỏ ghi rõ tên người sửa và thời điểm sửa.

Gửi file cho người ngoài nhưng không muốn lộ tên thật trong lịch sử sửa đổi Vào File → Info → Check for Issues → Inspect Document, tick mục liên quan đến Comments, Revisions, Versions, and Annotations rồi bấm Remove All — thao tác này xóa hẳn toàn bộ lịch sử theo dõi, nên chỉ làm sau khi đã Accept/Reject xong và chắc chắn không cần xem lại lịch sử nữa.

Khi nào nên dùng Track Changes?

• Duyệt hợp đồng, văn bản pháp lý cần nhiều bên xác nhận từng điều khoản trước khi ký.
• Giáo viên/người hướng dẫn góp ý luận văn, báo cáo thực tập cho sinh viên.
• Nhóm làm việc cùng soạn một tài liệu (quy trình nội bộ, đề xuất dự án) qua nhiều vòng chỉnh sửa.
• Bất kỳ văn bản nào cần giữ lại bằng chứng "ai đã thay đổi gì" thay vì chỉ có một bản duy nhất không rõ lịch sử.

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Track Changes là kỹ năng rất hữu ích khi làm việc nhóm hoặc gửi văn bản qua lại nhiều vòng góp ý. Nếu bạn muốn học Word từ cơ bản đến các thao tác dùng thật trong công việc — định dạng văn bản, làm báo cáo, in ấn đúng chuẩn — tham khảo khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh