Cách vẽ biểu đồ chuyên nghiệp trong Excel (hướng dẫn từng bước)

Vì sao nên dùng biểu đồ thay vì chỉ nhìn bảng số?

Một bảng dữ liệu vài chục dòng rất khó nhìn ra xu hướng hay so sánh ngay bằng mắt thường. Biểu đồ giúp người xem — kể cả người không rành Excel — nắm được điểm chính chỉ trong vài giây: doanh thu tháng nào cao nhất, sản phẩm nào chiếm tỷ trọng lớn, chi phí tăng hay giảm theo thời gian.

Vấn đề thường gặp không phải là "biết cách bấm nút vẽ biểu đồ" (Excel làm việc đó rất nhanh), mà là chọn sai loại biểu đồ cho loại dữ liệu, khiến biểu đồ vẽ ra tuy đẹp nhưng gây hiểu lầm hoặc khó đọc.

Dữ liệu dùng xuyên suốt bài này — doanh thu theo tháng của 3 sản phẩm:

	A	B	C	D
1	Tháng	Bàn ghế	Tủ gỗ	Kệ sách
2	Tháng 6	12,000,000	8,500,000	4,000,000
3	Tháng 7	15,000,000	7,000,000	5,500,000
4	Tháng 8	18,000,000	9,000,000	6,000,000
5	Tháng 9	14,000,000	10,500,000	7,500,000

Bước 1: Chọn đúng loại biểu đồ trước khi vẽ

Chọn sai loại biểu đồ là lỗi phổ biến nhất — nên xác định loại trước, rồi mới thao tác trên Excel:

Loại biểu đồ	Dùng khi nào	Ví dụ
Column/Bar (cột)	So sánh giá trị giữa các nhóm	So sánh doanh thu các sản phẩm theo tháng
Line (đường)	Thể hiện xu hướng thay đổi theo thời gian	Doanh thu tăng/giảm qua các tháng
Pie (tròn)	Thể hiện tỷ trọng của từng phần trong tổng thể (chỉ 1 mốc dữ liệu)	Tỷ trọng doanh thu từng sản phẩm trong một tháng
Combo (kết hợp)	Hai loại dữ liệu khác đơn vị hoặc khác thang đo trên cùng biểu đồ	Doanh thu (cột) và tỷ lệ tăng trưởng % (đường)

Với bảng dữ liệu ví dụ trên (so sánh 3 sản phẩm qua nhiều tháng), biểu đồ Column (cột) là phù hợp nhất.

Bước 2: Vẽ biểu đồ từ dữ liệu có sẵn

1. Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu, kể cả dòng tiêu đề (A1:D5).
2. Vào tab Insert → nhóm Charts.
3. Bấm biểu tượng Column Chart (hoặc loại biểu đồ đã xác định ở Bước 1) → chọn kiểu con, ví dụ Clustered Column (các cột đứng cạnh nhau theo từng nhóm).

Excel vẽ ngay biểu đồ với 3 sản phẩm là 3 màu cột khác nhau, trục ngang là các tháng, trục dọc là doanh thu — không cần chỉnh gì thêm ở bước này.

Mẹo: nếu chưa chắc loại nào hợp, dùng Insert → Recommended Charts — Excel sẽ gợi ý sẵn vài kiểu biểu đồ phù hợp với cấu trúc dữ liệu đang chọn, kèm hình xem trước.

Bước 3: Thêm tiêu đề và nhãn cho biểu đồ

Biểu đồ vừa vẽ ra thường thiếu tiêu đề rõ ràng và nhãn giá trị — cần bổ sung để người đọc hiểu ngay không cần giải thích thêm:

1. Bấm vào biểu đồ để chọn, một dấu + (Chart Elements) hiện ở góc trên bên phải.
2. Bấm dấu +, tick chọn:
   • Chart Title: đổi tên mặc định "Chart Title" thành tiêu đề thật, ví dụ "Doanh thu theo sản phẩm (Tháng 6–9)".
   • Axis Titles: đặt tên cho trục ngang (ví dụ "Tháng") và trục dọc (ví dụ "Doanh thu (VNĐ)").
   • Data Labels: hiện số liệu ngay trên từng cột, giúp người xem không cần dò theo trục dọc.
   • Legend: chú thích màu sắc tương ứng với từng sản phẩm (mặc định thường đã bật sẵn).

Tiêu đề và trục nên đặt ngắn gọn, cụ thể — tránh để nguyên chữ mặc định "Chart Title" hoặc "Series 1" khi xuất báo cáo cho người khác xem.

Bước 4: Chỉnh màu sắc và kiểu dáng

1. Bấm vào biểu đồ, tab Chart Design xuất hiện trên thanh Ribbon.
2. Nhóm Chart Styles: chọn nhanh một bộ màu/kiểu dáng có sẵn phù hợp với tài liệu (trang trọng, tương phản cao, tối giản...).
3. Nhóm Change Colors: đổi bảng màu tổng thể cho các cột/đường trong biểu đồ.
4. Muốn chỉnh riêng một cột hoặc một đường: bấm chuột phải vào đúng phần đó → Format Data Series → chỉnh màu nền (Fill) và viền (Border) riêng.

Lưu ý khi chọn màu: nếu biểu đồ sẽ in đen trắng hoặc chiếu trên máy chiếu cũ, nên chọn các màu có độ tương phản rõ ràng (không dùng các tông màu pastel quá gần nhau) để vẫn phân biệt được các phần dữ liệu.

Bước 5: Đổi loại biểu đồ hoặc phạm vi dữ liệu sau khi đã vẽ

Không cần xóa vẽ lại từ đầu nếu muốn đổi:

• Đổi loại biểu đồ: bấm vào biểu đồ → tab Chart Design → Change Chart Type → chọn loại khác.
• Đổi hoặc mở rộng phạm vi dữ liệu: bấm vào biểu đồ → tab Chart Design → Select Data → chỉnh lại vùng Chart data range. Cách nhanh hơn: kéo các cạnh khung màu xanh quanh vùng dữ liệu gốc để mở rộng/thu hẹp.
• Đổi cách bố trí hàng/cột (ví dụ muốn tháng thành chú thích màu thay vì sản phẩm): tab Chart Design → Switch Row/Column.

Lỗi thường gặp

Biểu đồ chỉ vẽ được một phần dữ liệu, thiếu cột hoặc thiếu chuỗi Do lúc bôi đen chọn thiếu vùng, hoặc dữ liệu gốc có dòng/cột trống xen giữa khiến Excel hiểu nhầm bảng dữ liệu kết thúc sớm. Kiểm tra lại vùng chọn bằng Select Data.

Biểu đồ tròn (Pie) hiện quá nhiều phần nhỏ rối mắt Pie Chart chỉ nên dùng khi có ít nhóm (thường dưới 6-7 phần). Nếu dữ liệu có nhiều mốc thời gian hoặc nhiều nhóm, nên đổi sang Column hoặc Line thay vì cố nhét vào Pie.

Thêm dữ liệu mới vào bảng gốc nhưng biểu đồ không tự cập nhật Xảy ra khi vùng dữ liệu ban đầu bôi đen cố định (ví dụ chỉ chọn đến dòng 5) mà dòng mới thêm vào ở dòng 6 trở đi. Vào Select Data để mở rộng lại vùng, hoặc chuyển dữ liệu gốc sang dạng Table (Ctrl+T) từ đầu để biểu đồ tự mở rộng theo mỗi khi thêm dòng mới.

Trục dọc hiện số quá dài hoặc không đúng định dạng tiền tệ Bấm chuột phải vào trục dọc → Format Axis → mục Number, chọn định dạng phù hợp (ví dụ Number kèm dấu phân cách hàng nghìn) thay vì để Excel tự hiện số thô.

Khi nào nên dùng biểu đồ trong công việc?

• Báo cáo doanh thu, chi phí theo tháng/quý gửi cấp trên hoặc khách hàng
• Thuyết trình số liệu trong cuộc họp, cần người nghe nắm ý nhanh
• So sánh hiệu quả giữa các sản phẩm, chi nhánh, nhân viên
• Theo dõi xu hướng biến động (giá, số lượng, tỷ lệ) qua thời gian

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

Vẽ biểu đồ đúng cách giúp báo cáo Excel của bạn thuyết phục và dễ hiểu hơn rất nhiều so với chỉ đưa bảng số thô. Nếu bạn muốn học Excel bài bản, từ các hàm cơ bản đến xử lý, trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ và Pivot Table, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh