Hàm FILTER trong Excel: lọc dữ liệu tự động không cần AutoFilter

Hàm FILTER là gì và khác AutoFilter ở chỗ nào?

Khi cần xem riêng các đơn hàng của một nhân viên, hay danh sách khách ở một tỉnh, đa số người dùng Excel bấm nút Filter (AutoFilter) trên tab Data rồi tích chọn. Cách này nhanh, nhưng có ba hạn chế:

Dữ liệu chỉ bị ẩn dòng chứ không tách ra chỗ khác — muốn gửi riêng phần đã lọc thì phải copy thủ công.
Mỗi lần đổi điều kiện lại phải bấm, tích chọn lại.
Khi dữ liệu gốc thêm dòng mới, kết quả lọc không tự cập nhật.

Hàm FILTER giải quyết cả ba: bạn viết công thức một lần ở vùng trống, kết quả được "đổ" (spill) ra thành một bảng mới, và tự cập nhật mỗi khi dữ liệu gốc hoặc điều kiện thay đổi.

Lưu ý phiên bản: FILTER có trong Excel Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024 và Excel Online. Excel 2019 trở về trước không có hàm này — nếu gõ sẽ báo lỗi #NAME?.

Cú pháp hàm FILTER

=FILTER(array, include, [if_empty])

Tham số	Ý nghĩa	Bắt buộc
`array`	Vùng dữ liệu muốn lấy ra (có thể nhiều cột)	Có
`include`	Điều kiện lọc — một biểu thức trả về TRUE/FALSE, cùng số dòng với `array`	Có
`if_empty`	Giá trị hiển thị khi không có dòng nào thỏa điều kiện	Không

Ví dụ 1: Lọc theo một điều kiện

Giả sử bảng đơn hàng nằm ở A2:E200 với các cột: Ngày, Khách hàng, Nhân viên, Sản phẩm, Thành tiền. Ô H1 chứa tên nhân viên cần xem, ví dụ "Lan".

Chọn một ô trống có đủ chỗ phía dưới và bên phải, ví dụ H3.
Gõ công thức:

=FILTER(A2:E200, C2:C200=H1, "Không có đơn")

Nhấn Enter. Excel tự trả về toàn bộ các dòng có cột Nhân viên là "Lan", đủ 5 cột.

Bây giờ chỉ cần đổi tên trong H1 thành "Hùng", bảng kết quả đổi theo ngay. Kết hợp với danh sách thả xuống (drop-down list) ở ô H1, bạn có một "bộ lọc" chọn bằng chuột rất tiện cho người không rành Excel.

Ví dụ 2: Lọc nhiều điều kiện cùng lúc (AND)

Muốn lấy đơn của nhân viên "Lan" và thành tiền từ 5 triệu trở lên: nhân các điều kiện với nhau.

=FILTER(A2:E200, (C2:C200="Lan") * (E2:E200>=5000000), "Không có đơn")

Mỗi điều kiện trả về TRUE (1) hoặc FALSE (0). Phép nhân chỉ cho kết quả 1 khi tất cả điều kiện đều đúng — tương đương AND.

Ví dụ 3: Lọc thỏa một trong các điều kiện (OR)

Muốn lấy đơn của "Lan" hoặc "Hùng": cộng các điều kiện.

=FILTER(A2:E200, (C2:C200="Lan") + (C2:C200="Hùng"), "Không có đơn")

Phép cộng cho kết quả lớn hơn 0 khi ít nhất một điều kiện đúng — tương đương OR.

Bạn có thể kết hợp cả hai, ví dụ (Lan hoặc Hùng) và trong tháng 10:

=FILTER(A2:E200, ((C2:C200="Lan")+(C2:C200="Hùng")) * (MONTH(A2:A200)=10))

Ví dụ 4: Lọc theo từ khóa chứa trong ô

FILTER không hỗ trợ ký tự đại diện * như hàm COUNTIF. Để lọc các sản phẩm có chứa chữ "áo", dùng ISNUMBER(SEARCH(...)):

=FILTER(A2:E200, ISNUMBER(SEARCH("áo", D2:D200)), "Không tìm thấy")

SEARCH không phân biệt hoa thường; nếu cần phân biệt, thay bằng FIND.

Ví dụ 5: Chỉ lấy một số cột, rồi sắp xếp

Không phải lúc nào cũng cần cả 5 cột. Muốn chỉ lấy cột Khách hàng và Thành tiền, sắp xếp thành tiền giảm dần:

=SORT(FILTER(CHOOSECOLS(A2:E200, 2, 5), C2:C200=H1), 2, -1)

CHOOSECOLS(A2:E200, 2, 5) lấy cột thứ 2 và thứ 5 của vùng. Hàm này chỉ có trong Excel Microsoft 365, Excel 2024 và Excel Online — nếu dùng Excel 2021, thay bằng FILTER(B2:B200, ...) và FILTER(E2:E200, ...) riêng cho từng cột, hoặc sắp xếp lại cột nguồn sao cho các cột cần lấy nằm liền nhau rồi lọc vùng đó.
SORT(..., 2, -1) sắp xếp theo cột thứ 2 của kết quả, giảm dần.

Nếu chỉ cần danh sách khách hàng không trùng lặp của nhân viên đó:

=UNIQUE(FILTER(B2:B200, C2:C200=H1))

(Nếu bạn dùng Excel bản cũ, xem cách khác ở bài Cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.)

Mẹo: Dùng Table để vùng lọc tự mở rộng

Thay vì viết A2:E200 cố định, hãy chuyển dữ liệu gốc thành Table (chọn vùng → Ctrl + T), đặt tên bảng là DonHang. Công thức trở thành:

=FILTER(DonHang, DonHang[Nhân viên]=H1, "Không có đơn")

Khi thêm dòng mới vào cuối bảng, kết quả FILTER tự bao gồm luôn — không phải sửa công thức.

Lỗi thường gặp và cách khắc phục

Lỗi #SPILL! Vùng mà kết quả cần "đổ" ra đang có dữ liệu (dù chỉ một khoảng trắng). Xóa các ô chắn đường phía dưới/bên phải ô công thức. Excel sẽ viền nét đứt vùng cần trống để bạn dễ thấy.

Lỗi #CALC! Không có dòng nào thỏa điều kiện và bạn chưa điền tham số if_empty. Thêm tham số thứ ba, ví dụ "Không có dữ liệu" hoặc "".

Lỗi #VALUE! Vùng array và vùng điều kiện có số dòng khác nhau, ví dụ A2:E200 nhưng điều kiện là C2:C150. Luôn để các vùng cùng dòng bắt đầu và kết thúc.

Lỗi #NAME? Phiên bản Excel không hỗ trợ FILTER (2019 trở về trước). Có thể dùng AutoFilter, Pivot Table hoặc mở file bằng Excel Online để thay thế.

Sửa một ô trong vùng kết quả bị báo lỗi Vùng kết quả là "mảng động", không thể sửa từng ô. Muốn chỉnh tay, copy vùng kết quả rồi Paste Special → Values sang chỗ khác.

Bảng tóm tắt nhanh

Nhu cầu	Công thức mẫu
Lọc 1 điều kiện	`=FILTER(A2:E200, C2:C200=H1, "")`
Nhiều điều kiện (AND)	`=FILTER(A2:E200, (C2:C200=H1)*(E2:E200>=5000000))`
Một trong các điều kiện (OR)	`=FILTER(A2:E200, (C2:C200="Lan")+(C2:C200="Hùng"))`
Chứa từ khóa	`=FILTER(A2:E200, ISNUMBER(SEARCH("áo", D2:D200)))`
Lọc rồi sắp xếp	`=SORT(FILTER(...), 5, -1)`
Lọc rồi bỏ trùng	`=UNIQUE(FILTER(B2:B200, C2:C200=H1))`

Khi nào dùng FILTER, khi nào dùng AutoFilter?

AutoFilter: xem nhanh một lần, không cần giữ kết quả.
FILTER: báo cáo dùng lại nhiều lần, cần tách kết quả ra sheet riêng, hoặc làm dashboard báo cáo cho người khác chỉ việc chọn điều kiện là xem được.

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

FILTER chỉ là một trong nhóm hàm mảng động (FILTER, SORT, UNIQUE, XLOOKUP...) giúp báo cáo Excel nhanh và gọn hơn nhiều so với cách làm thủ công. Nếu bạn muốn học bài bản từ hàm cơ bản đến làm báo cáo, dashboard dùng được ngay trong công việc, tham khảo khóa Excel tại Điền Nguyễn AZ — học trực tiếp tại Vinh, Hưng Nguyên, Đô Lương hoặc online qua Zoom.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh