Cách đánh số trang kiểu "Trang x/y" trong Word (kèm bỏ trang bìa)

Vì sao nên đánh số trang dạng "Trang x/y"?

Với hợp đồng, báo giá, biên bản hay hồ sơ nhiều trang, số trang dạng "Trang 3/12" cho người đọc biết ngay văn bản có tổng cộng bao nhiêu trang. Khi in ra và chuyền tay, ai cũng kiểm tra được bộ hồ sơ có bị thiếu trang hay không — điều mà số trang đơn thuần "3" không làm được. Nhiều đơn vị còn yêu cầu bắt buộc định dạng này với văn bản trình ký.

Word có sẵn công cụ làm việc này, nhưng mặc định lại hiển thị bằng tiếng Anh ("Page 3 of 12"). Bài này hướng dẫn cả cách nhanh lẫn cách tùy biến để ra đúng "Trang 3/12", kể cả khi văn bản có trang bìa không đánh số.

Cách 1: Dùng mẫu Page X of Y có sẵn rồi Việt hóa

1. Vào tab Insert → nhóm Header & Footer → Page Number.
2. Chọn vị trí, thường là Bottom of Page (chân trang).
3. Kéo xuống nhóm Page X of Y và chọn kiểu căn giữa hoặc căn phải (ví dụ Bold Numbers 2).
4. Word chèn dòng Page 1 of 10. Lúc này bạn đang ở trong chân trang:
   • Bôi đen chữ Page → gõ Trang.
   • Bôi đen chữ of cùng khoảng trắng hai bên → gõ /.
5. Kết quả: Trang 1/10. Nhấn Esc hoặc bấm đúp ra ngoài vùng nội dung để thoát.

Lưu ý: chỉ sửa phần chữ, không xóa hai con số — chúng là mã trường (field) tự cập nhật. Nếu vô tình xóa, làm lại theo Cách 2.

Cách 2: Tự chèn mã trường PAGE và NUMPAGES (linh hoạt nhất)

Cách này cho bạn toàn quyền về định dạng, ví dụ "Trang 1 / 10", "1/10" hoặc "Trang 1 trên tổng 10 trang".

1. Bấm đúp vào vùng chân trang (hoặc Insert → Footer → Edit Footer).
2. Gõ chữ Trang (có dấu cách).
3. Vào Insert → Quick Parts → Field...
4. Trong danh sách Field names, chọn Page → chọn định dạng 1, 2, 3... → OK.
5. Gõ ký tự /.
6. Lặp lại bước 3, lần này chọn NumPages → OK.
7. Căn giữa hoặc căn phải dòng này bằng Ctrl + E / Ctrl + R, chỉnh font cho đồng bộ với văn bản.

Mẹo nhanh bằng bàn phím: nhấn Ctrl + F9 để tạo cặp ngoặc trường { }, gõ PAGE bên trong; làm tương tự với NUMPAGES; sau đó nhấn F9 để cập nhật. Lưu ý ngoặc phải tạo bằng Ctrl + F9, gõ ngoặc nhọn bằng tay sẽ không có tác dụng.

Cách 3: Không tính trang bìa vào số trang và tổng số trang

Trường hợp hay gặp nhất: trang 1 là trang bìa, không đánh số; nội dung bắt đầu từ trang 2 nhưng phải hiển thị "Trang 1/9" chứ không phải "Trang 2/10".

Bước 1 — Ẩn số trên trang bìa: Bấm đúp vào chân trang → trên tab Header & Footer tích Different First Page. Chân trang của trang đầu tiên trở nên độc lập, bạn xóa số trang ở đó. (Xem thêm cách xử lý văn bản có nhiều phần bìa, mục lục ở bài Cách chèn số trang trong Word bỏ qua trang bìa.)

Bước 2 — Cho trang nội dung bắt đầu từ 1: Ở chân trang của trang 2 → Page Number → Format Page Numbers... → mục Start at nhập 0. Vì trang bìa được tính là 0, trang thứ hai sẽ hiển thị 1.

Bước 3 — Trừ trang bìa khỏi tổng số trang: Tổng số trang NUMPAGES vẫn đếm cả bìa, nên cần một công thức trường lồng nhau:

1. Bôi đen con số tổng (mã NUMPAGES) → nhấn Shift + F9 để hiện mã trường, bạn sẽ thấy { NUMPAGES }.
2. Xóa mã đó, nhấn Ctrl + F9 để tạo cặp ngoặc ngoài, gõ = rồi nhấn Ctrl + F9 lần nữa để tạo ngoặc bên trong, gõ NUMPAGES, sau đó gõ -1 phía sau. Kết quả trông như:

{ = { NUMPAGES } - 1 }

3. Nhấn Shift + F9 để trở lại hiển thị số, rồi F9 để cập nhật.

Nếu văn bản có nhiều trang đầu không đánh số (bìa, lời cảm ơn, mục lục), cách trừ tay như trên dễ sai khi thêm bớt trang. Lúc đó nên chèn Section Break (Layout → Breaks → Next Page) ngay trước phần nội dung, đặt Start at = 1 cho phần này và dùng trường SECTIONPAGES (tổng số trang của riêng phần đó):

Trang { PAGE } / { SECTIONPAGES }

Cách này đặc biệt hợp với báo cáo thực tập, luận văn có phần mở đầu đánh số La Mã riêng.

Lỗi thường gặp

Mọi trang đều hiện cùng một số (ví dụ "Trang 1/1") Bạn gõ tay con số thay vì chèn mã trường, hoặc đang sửa ở chế độ xem mã. Bôi đen số, nhấn Shift + F9: nếu không thấy dấu ngoặc { } nghĩa là số gõ tay — xóa và chèn lại theo Cách 2.

Tổng số trang không cập nhật sau khi thêm nội dung Nhấn Ctrl + A rồi F9 để cập nhật toàn bộ trường. Khi mở Print Preview (Ctrl + P) Word cũng tự cập nhật. Nếu vẫn sai, vào File → Options → Display tích Update fields before printing.

Hiện { PAGE } thay vì con số Văn bản đang ở chế độ hiển thị mã trường. Nhấn Alt + F9 để chuyển về hiển thị kết quả.

Chuyển sang PDF thì tổng số trang bị sai Trường chưa được cập nhật trước khi xuất. Cập nhật bằng Ctrl + A → F9, sau đó xuất lại (xem thêm Cách chuyển Word sang PDF không lỗi font).

Các phần sau Section Break không có số trang Phần mới đang bị ngắt liên kết với phần trước. Vào chân trang của phần đó, bấm Link to Previous để nối lại, hoặc chèn mã trường riêng cho phần đó.

Bảng tóm tắt mã trường hữu ích

Mã trường	Hiển thị	Dùng khi
{ PAGE }	Số trang hiện tại	Mọi văn bản
{ NUMPAGES }	Tổng số trang cả file	Trang x/y cơ bản
{ SECTIONPAGES }	Tổng số trang của phần (section) hiện tại	Văn bản nhiều phần
{ = { NUMPAGES } - 1 }	Tổng số trang trừ 1	Bỏ trang bìa khỏi tổng

Phím tắt cần nhớ: Ctrl + F9 (tạo trường), F9 (cập nhật), Shift + F9 (bật/tắt xem mã một trường), Alt + F9 (bật/tắt xem mã toàn văn bản).

Học Word thực chiến tại TP Vinh

Đánh số trang, mục lục, section break là những thao tác người đi làm dùng hàng ngày nhưng ít ai được hướng dẫn bài bản. Nếu bạn muốn soạn thảo hợp đồng, báo cáo, hồ sơ chuẩn ngay từ đầu thay vì loay hoay sửa lỗi, tham khảo khóa Word tại Điền Nguyễn AZ — học trực tiếp tại Vinh, Hưng Nguyên, Đô Lương hoặc online qua Zoom.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word thực tế tại TP Vinh