Cách xuất Google Sheets sang Excel và ngược lại

Vì sao cần chuyển đổi qua lại giữa Google Sheets và Excel?

Nhiều nơi làm việc dùng song song cả hai công cụ: Google Sheets để làm việc nhóm online, còn Excel để gửi báo cáo cho khách hàng, đối tác hoặc nộp cho cơ quan yêu cầu file .xlsx/.xls cụ thể. Vì vậy bạn thường cần:

• Xuất Google Sheets sang Excel khi cần gửi file cho người không dùng Google, hoặc khi hệ thống nội bộ chỉ nhận file Excel.
• Mở file Excel bằng Google Sheets khi nhận được file .xlsx từ đồng nghiệp nhưng muốn chia sẻ, chỉnh sửa cùng lúc với nhiều người qua Google Drive.

Hai chiều này đều làm được ngay trong trình duyệt, không cần cài thêm phần mềm.

Cách 1: Xuất Google Sheets sang file Excel (.xlsx)

Các bước thực hiện

1. Mở file Google Sheets cần xuất.
2. Vào menu File (Tệp) > Download (Tải xuống).
3. Chọn Microsoft Excel (.xlsx).
4. Trình duyệt sẽ tự tải file .xlsx về máy, giữ nguyên tên file gốc trên Google Sheets.

File tải về là một file Excel độc lập, không còn liên kết gì với file Google Sheets gốc — sửa file Excel này sau đó sẽ không ảnh hưởng đến bản trên Google Drive, và ngược lại.

Xuất một sheet cụ thể thay vì cả file

Nếu file có nhiều sheet nhưng chỉ muốn xuất một sheet, vào File > Download > Comma Separated Values (.csv) khi đang mở đúng sheet đó — cách này chỉ xuất sheet đang hiển thị, không xuất cả file. Muốn giữ định dạng Excel đầy đủ (nhiều sheet, công thức, màu sắc) thì vẫn nên xuất .xlsx cả file rồi xóa bớt sheet không cần trong Excel.

Cách 2: Mở và chỉnh sửa file Excel trong Google Sheets

Có hai cách, tùy bạn muốn giữ file ở định dạng Excel hay chuyển hẳn sang Google Sheets.

Cách 2a: Chuyển hẳn file Excel thành Google Sheets

1. Vào Google Drive, bấm New (Mới) > File upload (Tải tệp lên), chọn file .xlsx từ máy.
2. Sau khi tải lên, nhấp đúp vào file — Drive sẽ mở file bằng trình xem Excel mặc định trước.
3. Vào File > Save as Google Sheets (Lưu dưới dạng Google Trang tính).

Drive sẽ tạo ra một file Google Sheets mới, tách biệt hoàn toàn với file .xlsx gốc (file gốc vẫn còn nguyên trên Drive). Từ đây bạn chỉnh sửa, chia sẻ như một file Sheets bình thường.

Cách 2b: Chỉnh sửa trực tiếp file Excel mà không cần convert

Google Sheets cũng hỗ trợ mở và sửa trực tiếp file .xlsx mà không cần chuyển đổi:

1. Tải file .xlsx lên Google Drive như bước 1 ở trên.
2. Nhấp đúp để mở — Drive tự nhận diện và mở bằng Google Sheets ở "chế độ Office" (góc trên vẫn hiện đuôi .xlsx bên cạnh tên file).
3. Chỉnh sửa, thêm công thức bình thường — mọi thay đổi được lưu thẳng vào file .xlsx đó, không tạo file Sheets riêng.

Cách này tiện khi bạn chỉ cần sửa nhanh mà muốn giữ nguyên định dạng gốc để gửi lại cho người dùng Excel, không muốn tạo thêm bản sao.

Bảng so sánh hai cách mở file Excel trong Sheets

	Cách 2a: Save as Google Sheets	Cách 2b: Sửa trực tiếp file .xlsx
Định dạng file sau khi lưu	Chuyển hẳn sang Google Sheets	Vẫn là file .xlsx
Có tạo file mới không	Có, file gốc giữ nguyên	Không, sửa trên chính file gốc
Phù hợp khi	Muốn dùng lâu dài trên Sheets	Chỉ sửa nhanh rồi gửi lại dạng Excel
Một số hàm/định dạng Excel nâng cao	Có thể bị đổi khi chuyển đổi	Giữ nguyên tốt hơn

Những điều cần lưu ý khi chuyển đổi qua lại

Công thức có thể không tương thích 100% Google Sheets và Excel dùng phần lớn hàm giống nhau (SUM, VLOOKUP, IF...), nhưng một số hàm chỉ có ở một bên. Ví dụ ARRAYFORMULA, QUERY, IMPORTRANGE là hàm riêng của Google Sheets — khi xuất sang Excel, các ô dùng những hàm này sẽ báo lỗi vì Excel không hiểu cú pháp đó. Ngược lại, một số hàm mảng đặc thù của Excel mới (như XLOOKUP, LET) cũng chưa chắc chạy đúng khi mở trong Sheets.

VBA và Macro không chuyển đổi được Nếu file Excel gốc có macro VBA, xuất sang Google Sheets sẽ mất toàn bộ macro đó (Google Sheets dùng Google Apps Script, không đọc được VBA). Cần viết lại logic bằng Apps Script nếu muốn giữ chức năng tự động hóa tương đương.

Định dạng có thể bị lệch nhẹ Font chữ, độ rộng cột, màu nền có điều kiện (conditional formatting) phức tạp đôi khi hiển thị hơi khác giữa hai nền tảng. Nên mở lại file sau khi xuất/nhập để kiểm tra trước khi gửi cho người khác.

Múi giờ và định dạng ngày tháng Google Sheets mặc định theo múi giờ của file (thường lấy theo tài khoản Google), còn Excel dùng định dạng theo hệ điều hành máy tính. Nếu bảng có nhiều cột ngày/giờ, nên kiểm tra lại định dạng sau khi chuyển đổi để tránh lệch ngày.

Lỗi thường gặp

Xuất ra file Excel nhưng công thức thành #NAME? Do file gốc dùng hàm chỉ có ở Google Sheets (ARRAYFORMULA, QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE...). Cách xử lý: thay công thức đó bằng kết quả tĩnh (Copy > Paste special > Chỉ dán giá trị) trước khi xuất, nếu người nhận không cần chỉnh sửa công thức nữa.

Mở file Excel trong Sheets bị mất định dạng có điều kiện Thường do quy tắc định dạng dùng công thức phức tạp hoặc tham chiếu tới named range mà Sheets chưa hỗ trợ đầy đủ. Kiểm tra lại mục Format > Conditional formatting sau khi mở để chỉnh lại nếu cần.

File tải về bị lỗi không mở được trong Excel Thường do đang xuất khi file còn lỗi công thức (hiển thị #REF!, #N/A...) trên Sheets — nên sửa hết lỗi hiển thị trước khi xuất. Trường hợp hiếm hơn là do phiên bản Excel quá cũ không đọc được định dạng .xlsx mới; thử xuất sang .xls (Excel 97-2003) nếu gặp tình huống này.

Chỉnh sửa nhầm ở chế độ "Office" (cách 2b) làm mất lịch sử phiên bản Sheets Vì file vẫn giữ định dạng .xlsx, lịch sử chỉnh sửa dạng "Version history" đầy đủ như Sheets gốc sẽ không chi tiết bằng. Nếu cần theo dõi lịch sử sửa đổi kỹ, nên convert hẳn sang Google Sheets (cách 2a) thay vì giữ dạng Excel.

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Biết cách chuyển đổi qua lại giữa Google Sheets và Excel giúp bạn làm việc linh hoạt hơn khi phối hợp với nhiều bên dùng công cụ khác nhau. Nếu bạn muốn học Google Sheets bài bản, từ thao tác cơ bản đến xử lý dữ liệu và làm việc nhóm hiệu quả, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh