9 mẹo tăng tốc độ làm việc với Google Sheets ai cũng nên biết

Vì sao nên quan tâm tới tốc độ làm việc trong Google Sheets?

Nhiều người dùng Google Sheets mỗi ngày nhưng vẫn mất rất nhiều thời gian cho những việc lặp lại: bôi đen từng vùng, gõ lại công thức từng dòng, cuộn chuột tìm dữ liệu. Những mẹo dưới đây không đòi hỏi kiến thức nâng cao, chỉ cần thay đổi thói quen làm việc để tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt với các bảng tính nhiều dòng, nhiều cột.

1. Dùng phím tắt di chuyển và chọn vùng nhanh

Thay vì cuộn chuột, hãy quen với các phím tắt sau:

Phím tắt	Chức năng
`Ctrl + mũi tên`	Nhảy tới ô cuối cùng có dữ liệu theo hướng mũi tên
`Ctrl + Shift + mũi tên`	Chọn toàn bộ vùng dữ liệu liên tục theo hướng mũi tên
`Ctrl + Home`	Về ô A1
`Ctrl + End`	Nhảy tới ô cuối cùng có dữ liệu trong sheet
`Ctrl + Space`	Chọn toàn bộ cột hiện tại
`Shift + Space`	Chọn toàn bộ dòng hiện tại

Riêng Ctrl + mũi tên và Ctrl + Shift + mũi tên là hai phím dùng nhiều nhất khi làm việc với bảng dữ liệu dài hàng trăm, hàng nghìn dòng — không cần cuộn chuột mà vẫn tới đúng vị trí cuối dữ liệu trong một nhịp bấm.

2. Tự động điền công thức và dãy số bằng Fill Handle

Kéo ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đang chọn (Fill Handle) để:

Sao chép công thức xuống các dòng dưới, tự động cập nhật địa chỉ ô tương đối.
Điền dãy số, ngày tháng tăng dần (gõ 2 ô đầu theo quy luật, bôi đen cả 2, rồi kéo xuống).

Nhanh hơn nữa: bôi đen vùng cần điền công thức, gõ công thức ở ô đầu tiên, rồi nhấn Ctrl + Enter — Google Sheets tự điền công thức đó cho toàn bộ vùng đã chọn mà không cần kéo chuột.

3. Dùng Named Range thay cho địa chỉ ô khi công thức phức tạp

Khi công thức tham chiếu tới nhiều vùng cố định (ví dụ bảng đơn giá, bảng tỷ giá), đặt tên cho vùng đó thay vì nhớ địa chỉ:

Bôi đen vùng dữ liệu.
Vào Data → Named ranges.
Đặt tên dễ nhớ, ví dụ DonGia.
Dùng trực tiếp trong công thức: =VLOOKUP(A2, DonGia, 2, FALSE) thay cho =VLOOKUP(A2, 'Bảng giá'!$A$2:$B$50, 2, FALSE).

Công thức ngắn hơn, dễ đọc hơn, và nếu vùng dữ liệu được mở rộng, bạn chỉ cần sửa lại Named Range một lần mà không phải sửa từng công thức đang dùng vùng đó.

4. Lọc và sắp xếp nhanh bằng Filter view

Thay vì dùng Data → Filter (lọc chung, ảnh hưởng tới mọi người đang xem file), dùng Data → Filter views → Create new filter view để tạo bộ lọc riêng cho bản thân — không làm thay đổi thứ tự hoặc hiển thị dữ liệu của người khác đang mở cùng file. Rất hữu ích khi nhiều người cùng xem một bảng tính dùng chung trong công ty.

5. Dùng hàm QUERY để thay thế nhiều bước lọc + sắp xếp thủ công

Với bảng dữ liệu lớn, thay vì lọc tay rồi sắp xếp tay, một câu QUERY có thể làm cả hai cùng lúc:

=QUERY(A1:D100, "SELECT A, C, D WHERE C = 'Hà Nội' ORDER BY D DESC", 1)

Câu lệnh trên lấy cột A, C, D từ vùng A1:D100, chỉ giữ dòng có cột C là "Hà Nội", sắp xếp giảm dần theo cột D. Kết quả tự động cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi — khác với lọc/sắp xếp tay phải làm lại từ đầu mỗi khi có dữ liệu mới.

6. Dùng Ctrl + \ để xem công thức thay vì bấm từng ô

Nhấn Ctrl + \ (phím backslash) để chuyển toàn bộ sheet qua chế độ hiển thị công thức thay vì kết quả — giúp kiểm tra nhanh công thức ở nhiều ô cùng lúc mà không cần click vào từng ô để xem thanh công thức. Nhấn lại lần nữa để trở về chế độ hiển thị kết quả bình thường.

7. Dùng Explore (góc dưới phải) để tính nhanh không cần viết công thức

Bôi đen một vùng số, bấm icon Explore ở góc dưới bên phải màn hình — Google Sheets tự tính tổng, trung bình, số lượng và gợi ý một số biểu đồ phù hợp với dữ liệu đang chọn, không cần viết công thức. Phù hợp khi chỉ cần xem nhanh một con số tổng hợp mà không định lưu lại công thức.

8. Giữ file nhẹ để tránh lag khi dữ liệu lớn dần theo thời gian

File càng nhiều dòng, nhiều công thức dò tìm trên toàn cột (ví dụ VLOOKUP(A2, A:Z, ...)) thì Sheets càng xử lý chậm. Một vài cách giữ file nhẹ:

Giới hạn vùng tham chiếu trong công thức theo đúng số dòng dữ liệu thực tế (ví dụ A2:Z1000) thay vì tham chiếu cả cột A:Z.
Xóa các định dạng (màu nền, viền) ở những vùng trống không dùng tới — định dạng thừa cũng làm tăng dung lượng file.
Dùng ARRAYFORMULA để gộp nhiều công thức lặp trên một cột thành một công thức duy nhất ở dòng đầu, thay vì copy công thức xuống hàng nghìn dòng.

9. Dùng Ctrl + Alt + phím mũi tên để chuyển nhanh giữa các sheet

Khi file có nhiều sheet, dùng Ctrl + Alt + mũi tên phải/trái (Windows) hoặc tổ hợp tương đương trên Mac để nhảy qua sheet kế tiếp/trước đó mà không cần dùng chuột click vào tab ở dưới cùng — tiện khi phải đối chiếu dữ liệu qua lại giữa nhiều sheet liên tục.

Lỗi thường gặp khi muốn làm nhanh nhưng lại chậm hơn

Copy-paste cả cột/cả dòng thay vì đúng vùng cần dùng Copy nguyên cột rồi dán sang cột khác dễ dính luôn định dạng và công thức ở những dòng trống phía dưới, làm file nặng thêm và các phép tính như COUNTA trên cột đó cho kết quả sai vì tính luôn dòng trống "có định dạng".

Dùng công thức dò tìm tham chiếu nguyên cột khi dữ liệu chỉ có vài trăm dòng =SUMIF(A:A, "x", B:B) chạy chậm hơn đáng kể so với =SUMIF(A2:A500, "x", B2:B500) vì Sheets phải quét toàn bộ giới hạn của cột thay vì đúng vùng có dữ liệu.

Mở quá nhiều tab trình duyệt cùng lúc với file Sheets nặng Google Sheets chạy trên nền web, dùng chung RAM với các tab khác. File nhiều công thức phức tạp sẽ lag nặng hơn nếu máy đang mở hàng chục tab khác cùng lúc.

Khi nào nên áp dụng những mẹo này?

Làm báo cáo, tổng hợp số liệu định kỳ (ngày/tuần/tháng) với file dùng lại nhiều lần
Làm việc chung với nhiều người trên cùng một file
File dữ liệu đang có xu hướng tăng dần theo thời gian (log công việc, danh sách khách hàng, đơn hàng)
Bất kỳ ai thấy mình đang lặp lại thao tác tay quá nhiều lần mỗi ngày

Học Google Sheets thực chiến tại TP Vinh

Những mẹo trên chỉ là phần nhỏ giúp làm việc nhanh hơn với Google Sheets. Nếu bạn muốn học bài bản từ công thức, xử lý dữ liệu đến tự động hóa báo cáo, tham khảo khóa học Google Sheets tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Google Sheets thực tế tại TP Vinh