Cách tạo footnote và chú thích ảnh trong Word: tự đánh số, không lệch

Muốn tạo ghi chú cuối trang (footnote) trong Word: đặt con trỏ ngay sau chữ cần chú thích, vào tab References → Insert Footnote (phím tắt Ctrl+Alt+F), rồi gõ nội dung ở cuối trang. Muốn tạo chú thích ảnh, bảng có số tự động: chuột phải vào ảnh → Insert Caption… → chọn nhãn "Hình" hoặc "Bảng".

Cả hai đều do Word tự đánh số: chèn thêm hay xóa bớt ở giữa, các số phía sau tự nhảy theo. Bài này đi từ thao tác cơ bản đến những phần hay gây rối khi làm báo cáo, luận văn: đổi kiểu số, đánh lại số theo chương, sửa đường kẻ ngang trên footnote và tạo danh mục hình ảnh tự động.

Footnote, endnote và caption khác nhau thế nào?

Ba khái niệm này hay bị gọi chung là "chú thích", nhưng dùng cho ba việc khác nhau:

Loại	Nằm ở đâu	Dùng khi nào
Footnote (chú thích cuối trang)	Cuối chính trang đó	Giải thích thuật ngữ, ghi nguồn trích dẫn ngắn
Endnote (chú thích cuối tài liệu)	Cuối tài liệu hoặc cuối mỗi phần	Ghi chú dài, sách, tài liệu có nhiều chú thích
Caption (chú thích hình, bảng)	Ngay trên hoặc dưới hình/bảng	"Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức công ty"

Ví dụ trong một báo cáo thực tập: chữ "doanh thu thuần" ở trang 5 có số ¹ nhỏ phía trên, cuối trang 5 giải thích "¹ Doanh thu sau khi trừ chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại". Đó là footnote. Còn dòng "Bảng 2.1. Kết quả kinh doanh 2024–2026" phía trên bảng số liệu là caption.

Phần 1: Tạo footnote trong Word

Bước 1: Chèn footnote

Đặt con trỏ ngay sau từ hoặc câu cần chú thích (sau dấu chấm câu nếu chú thích cho cả câu).
Tab References → nhóm Footnotes → Insert Footnote, hoặc nhấn Ctrl+Alt+F.
Word chèn số ¹ ở vị trí con trỏ và đưa bạn xuống cuối trang, ngay dưới một đường kẻ ngắn.
Gõ nội dung chú thích. Xong thì nhấp đúp vào số ở cuối trang để quay lại đúng chỗ đang viết.

Muốn tạo endnote thì chọn Insert Endnote hoặc Ctrl+Alt+D. Cách dùng giống hệt, chỉ khác là nội dung nằm cuối tài liệu.

Bước 2: Di chuyển, xem và xóa footnote

Next Footnote (tab References) nhảy lần lượt qua các footnote, bấm mũi tên bên cạnh để chọn Previous Footnote hoặc Next/Previous Endnote.
Rê chuột lên số chú thích trong thân bài, Word hiện nội dung chú thích trong một ô nhỏ — tiện để đọc lại mà không phải cuộn trang.
Xóa footnote: bôi đen số chú thích trong thân bài rồi nhấn Delete. Đừng xóa phần chữ ở cuối trang — làm vậy chỉ mất nội dung, số chú thích vẫn còn.

Khi xóa đúng cách, Word tự đánh lại số các footnote phía sau.

Bước 3: Đổi kiểu số, đánh lại số mỗi trang hoặc mỗi chương

Bấm vào mũi tên nhỏ góc dưới phải nhóm Footnotes để mở hộp Footnote and Endnote. Các tùy chọn đáng chú ý:

Tùy chọn	Ý nghĩa	Gợi ý
Location	Footnotes: Bottom of page / Below text	"Below text" đặt chú thích ngay dưới đoạn chữ cuối nếu trang chưa đầy
Number format	1, 2, 3 / a, b, c / i, ii, iii / *, †, ‡	Báo cáo tiếng Việt thường dùng 1, 2, 3
Custom mark	Dùng ký hiệu riêng thay cho số	Dùng cho 1–2 chú thích đặc biệt
Start at	Số bắt đầu	Khi tách tài liệu dài thành nhiều file
Numbering	Continuous / Restart each section / Restart each page	Xem giải thích bên dưới
Apply changes to	Whole document / This section	Chọn đúng phạm vi trước khi bấm Apply

Bấm Apply để áp dụng cho các footnote hiện có. Nếu bấm Insert, Word chèn thêm một footnote mới với cài đặt đó.

Đánh lại số theo chương: chọn Restart each section chỉ có tác dụng khi mỗi chương là một section riêng. Đặt con trỏ ở đầu mỗi chương, vào Layout → Breaks → Next Page để chèn ngắt section. Nếu chưa chèn ngắt section, cả tài liệu chỉ là một section và số vẫn chạy liên tục.

Đánh lại số mỗi trang: chọn Restart each page, mỗi trang bắt đầu từ ¹. Kiểu này gọn khi tài liệu có ít chú thích mỗi trang.

Bước 4: Đổi font, cỡ chữ footnote cho đồng bộ

Footnote mặc định cỡ 10 và dùng font theo mẫu Normal. Nếu trường yêu cầu Times New Roman 10 cho chú thích, đừng bôi đen từng cái để sửa — sửa style:

Nhấp vào nội dung một footnote bất kỳ ở cuối trang.
Mở khung Styles: Home → mũi tên nhỏ góc nhóm Styles (hoặc Ctrl+Alt+Shift+S).
Style đang được chọn là Footnote Text. Rê chuột lên tên style → mũi tên bên phải → Modify…
Chỉnh font, cỡ, giãn dòng (nên Single, Before/After 0 pt) → OK.

Làm tương tự với style Footnote Reference nếu muốn đổi kiểu của con số chú thích. Mọi footnote trong tài liệu đổi theo cùng lúc.

Mẹo ít người biết: sửa hoặc xóa đường kẻ ngang phía trên footnote

Đường kẻ ngắn ngăn cách thân bài và footnote không chọn được ở chế độ xem thường. Muốn đổi hoặc xóa:

Tab View → Draft.
Tab References → Show Notes. Một khung ghi chú hiện ở cuối màn hình.
Trong ô chọn của khung đó, chọn Footnote Separator.
Chọn đường kẻ → xóa hoặc thay bằng đường kẻ khác (ví dụ kẻ viền dưới đoạn văn).
Quay lại View → Print Layout.

Trong cùng ô chọn còn có Footnote Continuation Separator — đường kẻ dài xuất hiện khi một footnote quá dài phải chạy sang trang sau.

Chuyển footnote thành endnote (và ngược lại)

Trong hộp Footnote and Endnote, bấm Convert… → chọn Convert all footnotes to endnotes. Hữu ích khi giảng viên đổi yêu cầu đưa toàn bộ chú thích về cuối tài liệu — không cần làm lại từ đầu.

Phần 2: Tạo chú thích ảnh, bảng (caption) tự đánh số

Phần này thường bị làm thủ công: gõ tay "Hình 1", "Hình 2"… Đến khi chèn thêm một hình ở giữa, phải sửa lại toàn bộ số phía sau và cả danh mục hình. Dùng Insert Caption thì Word lo việc đánh số.

Bước 1: Tạo nhãn "Hình" và "Bảng" tiếng Việt

Word chỉ có sẵn nhãn tiếng Anh Figure, Table, Equation. Tạo nhãn tiếng Việt một lần:

Chọn một ảnh → References → Insert Caption (hoặc chuột phải ảnh → Insert Caption…).
Bấm New Label… → gõ Hình → OK.
Làm lại để tạo nhãn Bảng (và Biểu đồ, Sơ đồ nếu cần).

Nhãn mới được lưu trong Word, các tài liệu sau chọn lại từ ô Label là được.

Bước 2: Chèn caption

Chọn ảnh hoặc bảng.
References → Insert Caption.
Label: chọn Hình hoặc Bảng.
Position: theo quy ước phổ biến trong báo cáo, luận văn ở Việt Nam là tên bảng đặt phía trên bảng (Above selected item), tên hình đặt phía dưới hình (Below selected item). Hãy kiểm tra quy định của trường hoặc đơn vị bạn.
Ô Caption đã có sẵn "Hình 1". Gõ tiếp phần tên ngay sau số, ví dụ . Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH ABC.
Bấm OK.

Kết quả: "Hình 1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH ABC". Số "1" là một trường (field), không phải chữ thường — nhấp vào sẽ thấy nền xám.

Bước 3: Đánh số theo chương: Hình 1.1, Bảng 2.3

Báo cáo nhiều chương thường yêu cầu số hình kèm số chương. Điều kiện bắt buộc: tiêu đề chương phải dùng style Heading 1 có đánh số tự động bằng danh sách đa cấp (Multilevel List). Nếu bạn gõ tay "CHƯƠNG 1" thì Word không biết đâu là chương. Cách gắn số tự động cho Heading xem ở bài đánh số chương mục tự động trong Word.

Khi Heading 1 đã có số:

Trong hộp Insert Caption, bấm Numbering…
Tick Include chapter number.
Chapter starts with style: chọn Heading 1.
Use separator: chọn . (period) để ra "Hình 1.1"; hoặc - (hyphen) để ra "Hình 1-1".
OK hai lần.

Từ đây số hình tự bắt đầu lại từ 1 ở mỗi chương: Hình 1.1, 1.2 ở chương 1; Hình 2.1 ở chương 2.

Lưu ý quan trọng: ảnh phải để "In Line with Text"

Nếu ảnh đang đặt kiểu chữ chạy quanh (Square, Tight, In Front of Text…), Word sẽ đặt caption vào một hộp văn bản trôi nổi. Hộp này dễ tách khỏi ảnh khi sửa nội dung, và không được đưa vào danh mục hình ở một số trường hợp.

Cách tránh: chọn ảnh → biểu tượng Layout Options cạnh ảnh → chọn In Line with Text trước khi chèn caption. Muốn căn giữa ảnh thì căn đoạn văn chứa ảnh (Ctrl+E).

Phần nâng cao: danh mục hình và tham chiếu chéo

Tạo danh mục hình, danh mục bảng tự động

Đặt con trỏ ở trang danh mục (thường ngay sau mục lục).
References → Insert Table of Figures.
Caption label: chọn Hình. Bỏ hoặc giữ tick Include label and number tùy yêu cầu.
OK. Word liệt kê toàn bộ hình kèm số trang.
Làm lại một lần nữa với nhãn Bảng để có danh mục bảng riêng.

Danh mục hoạt động giống mục lục tự động: sau khi sửa bài, nhấp vào danh mục → Update Table → Update entire table. Chi tiết về cách cập nhật xem bài tạo mục lục tự động trong Word.

Viết "xem Hình 2.3" mà số tự cập nhật

Trong thân bài hay có câu "Như thể hiện ở Bảng 2.1…". Nếu gõ tay, số này sẽ sai khi bảng đổi số. Dùng tham chiếu chéo:

Đặt con trỏ tại chỗ cần ghi "Bảng 2.1".
References → Cross-reference.
Reference type: chọn Bảng.
Insert reference to: chọn Only label and number.
Chọn đúng bảng trong danh sách → Insert.

Cũng có thể tham chiếu tới một footnote: chọn Reference type là Footnote, Insert reference to là Footnote number (formatted).

Cập nhật tất cả số trước khi in

Các số caption, tham chiếu chéo không phải lúc nào cũng tự cập nhật ngay trên màn hình. Trước khi in hoặc xuất PDF:

Ctrl+A  → chọn toàn bộ tài liệu
F9      → cập nhật tất cả trường (field)

Nếu Word hỏi cập nhật mục lục, chọn Update entire table. Trên laptop, nếu F9 điều khiển âm lượng hay độ sáng thì nhấn Fn+F9.

Lỗi thường gặp

Footnote đánh số liên tục dù đã chọn Restart each section Nguyên nhân: tài liệu chưa có ngắt section giữa các chương. Cách sửa: chèn Layout → Breaks → Next Page ở đầu mỗi chương, rồi mở lại hộp Footnote and Endnote, chọn Apply changes to: Whole document → Apply.

Đã xóa chữ chú thích ở cuối trang nhưng số ¹ vẫn còn trong bài Nguyên nhân: xóa sai chỗ. Cách sửa: bôi đen số chú thích trong thân bài rồi nhấn Delete — phần nội dung ở cuối trang tự mất theo.

Caption hiện "Hình 0.1" hoặc báo lỗi "Error! No text of specified style in document" Nguyên nhân: bật Include chapter number nhưng Heading 1 chưa có số tự động, hoặc hình nằm trước chương đầu tiên. Cách sửa: gắn Heading 1 vào danh sách đa cấp có số, hoặc tắt Include chapter number.

Danh mục hình bị thiếu vài hình Nguyên nhân: hình đó gõ tay "Hình 1.3" chứ không dùng Insert Caption, hoặc caption nằm trong hộp văn bản. Cách sửa: xóa dòng gõ tay, đặt ảnh In Line with Text rồi chèn caption lại, sau đó Update Table.

Số hình bị nhảy sai thứ tự sau khi kéo đổi chỗ ảnh Nguyên nhân: trường số chưa được cập nhật. Cách sửa: Ctrl+A → F9.

Footnote nhảy sang trang sau, trang trước còn trống một khoảng lớn Nguyên nhân: footnote phải nằm cùng trang với số chú thích, nên khi nội dung chú thích dài Word đẩy cả đoạn văn sang trang sau. Cách sửa: rút gọn nội dung footnote, chuyển phần dài sang endnote, hoặc giảm Before/After của style Footnote Text về 0 pt.

Bảng tóm tắt

Việc cần làm	Thao tác
Chèn footnote	References → Insert Footnote / Ctrl+Alt+F
Chèn endnote	References → Insert Endnote / Ctrl+Alt+D
Xóa footnote	Bôi đen số trong thân bài → Delete
Đổi kiểu số, đánh lại số	Mũi tên góc nhóm Footnotes → Numbering
Đổi font chú thích	Sửa style Footnote Text
Sửa đường kẻ footnote	View → Draft → References → Show Notes → Footnote Separator
Tạo nhãn Hình, Bảng	Insert Caption → New Label
Số theo chương	Insert Caption → Numbering → Include chapter number
Danh mục hình	References → Insert Table of Figures
Ghi "xem Bảng 2.1" tự cập nhật	References → Cross-reference
Cập nhật mọi số	Ctrl+A → F9

Câu hỏi thường gặp

Footnote trong Word có dùng để ghi tài liệu tham khảo được không?

Có thể dùng footnote để ghi nguồn trích dẫn ngắn ngay cuối trang, đây là cách phổ biến trong một số ngành như luật, lịch sử. Tuy nhiên nhiều trường đại học ở Việt Nam yêu cầu danh mục tài liệu tham khảo riêng ở cuối báo cáo theo chuẩn APA hoặc IEEE. Hãy xem quy định trích dẫn của trường trước khi chọn giữa footnote và danh mục tài liệu tham khảo.

Làm sao để footnote hiển thị đúng khi chuyển Word sang PDF?

Footnote, caption và danh mục hình được giữ nguyên khi xuất PDF bằng File → Save As → PDF hoặc File → Export. Trước khi xuất, nhấn Ctrl+A rồi F9 để cập nhật toàn bộ số caption và tham chiếu chéo. Nên mở file PDF kiểm tra lại vài trang có footnote dài vì đó là chỗ dễ bị dồn trang nhất.

Word Online có tạo được footnote và caption không?

Word for the web có chèn được footnote và endnote trong tab References, đủ cho nhu cầu cơ bản. Các tùy chọn nâng cao như đánh lại số mỗi section, sửa Footnote Separator hay đánh số caption theo chương thì nên làm trên Word bản cài đặt trên máy tính. Với báo cáo, luận văn dài, soạn trên Word desktop sẽ ổn định hơn.

Có thể đánh số phương trình kiểu (1.1) bằng caption không?

Có, Insert Caption có sẵn nhãn Equation, bạn có thể tạo nhãn mới và bật Include chapter number giống như với hình ảnh. Để số phương trình nằm sát lề phải trong ngoặc đơn, người ta thường đặt phương trình và số vào một bảng ẩn viền hai cột. Cách gõ phương trình xem bài hướng dẫn chèn công thức toán học trong Word.

Học Word để làm báo cáo, luận văn nhanh và đúng chuẩn

Footnote, caption, danh mục hình, mục lục và đánh số chương là bộ kỹ năng giúp một báo cáo dài trông chuyên nghiệp và sửa bao nhiêu lần cũng không lệch số. Khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ thực hành trên chính các loại tài liệu này. Bạn có thể học trực tiếp tại TP Vinh (Số 40 ngõ 207 Lê Lợi), Hưng Nguyên, Đô Lương, hoặc học online qua Zoom nếu đang ở Hà Nội, TP.HCM hay tỉnh khác.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word