Lặp lại tiêu đề bảng khi sang trang và đánh số STT trong Word

Muốn lặp lại tiêu đề bảng khi sang trang trong Word: bôi đen dòng tiêu đề (phải là dòng đầu tiên của bảng), vào tab Table Layout → nhóm Data → bấm Repeat Header Rows. Muốn tự đánh số thứ tự cột STT: bôi đen các ô trong cột STT (trừ dòng tiêu đề) → tab Home → bấm nút Numbering.

Hai thao tác này chỉ mất vài giây, nhưng cũng là chỗ hay "dở chứng": tiêu đề không chịu lặp, số thứ tự bị thụt lề, bảng thứ hai chạy tiếp số của bảng thứ nhất. Bài này hướng dẫn từng bước, kèm cách sửa từng lỗi đó.

Ví dụ dùng trong bài

Giả sử bạn làm danh sách 120 học sinh hoặc bảng kê 80 mặt hàng nhập kho dài 4 trang, gồm các cột:

STT	Họ và tên	Ngày sinh	Lớp	Ghi chú
1	Nguyễn Văn An	12/03/2012	8A
2	Trần Thị Bình	05/09/2012	8A

Hai việc cần làm: trang 2, 3, 4 đều phải có dòng "STT | Họ và tên | Ngày sinh…" ở đầu để người đọc biết cột nào là gì, và cột STT phải tự chạy 1, 2, 3… kể cả khi chèn thêm hay xóa bớt học sinh.

Tên tab trong bài theo Word Microsoft 365. Ở Word 2016, 2019 hai tab của bảng có tên Design và Layout nằm dưới nhóm Table Tools. Tab Layout của bảng khác tab Layout chỉnh lề trang — hãy nhấp vào trong bảng để tab của bảng hiện ra.

Phần 1: Lặp lại tiêu đề bảng khi sang trang

Bước 1: Đặt dòng tiêu đề ở đầu bảng

Dòng tiêu đề phải là dòng đầu tiên của bảng. Nếu phía trên còn một dòng gộp ô kiểu "DANH SÁCH HỌC SINH LỚP 8A", bạn có hai lựa chọn:

• Đưa tên danh sách ra ngoài bảng thành một đoạn văn thường (nên làm).
• Hoặc lặp lại cả dòng tên danh sách lẫn dòng tiêu đề cột (xem Bước 3).

Bước 2: Bật Repeat Header Rows

1. Bôi đen dòng tiêu đề (đưa chuột ra lề trái của dòng đến khi hiện mũi tên trắng, rồi nhấp).
2. Tab Table Layout → nhóm Data → bấm Repeat Header Rows. Nút chuyển sang màu đậm nghĩa là đã bật.
3. Cuộn xuống trang 2 để kiểm tra: dòng tiêu đề đã xuất hiện ở đầu trang.

Cách thứ hai cho cùng kết quả: chuột phải vào dòng tiêu đề → Table Properties… → tab Row → tick Repeat as header row at the top of each page → OK.

Từ giờ bảng dài thêm bao nhiêu trang, Word tự lặp lại tiêu đề, không cần copy tay.

Bước 3: Lặp lại nhiều dòng tiêu đề

Bảng hành chính, kế toán ở Việt Nam hay có tiêu đề hai tầng: dòng trên là nhóm cột ("Điểm kiểm tra" gộp trên ba cột Miệng, 15 phút, 1 tiết), dòng dưới là tên cột. Nhiều mẫu biểu còn có thêm một dòng đánh số cột (1), (2), (3)…

Để lặp lại cả hai, ba dòng: bôi đen tất cả các dòng tiêu đề cùng lúc, bắt đầu từ dòng đầu tiên, rồi bấm Repeat Header Rows. Các dòng phải liền nhau. Không thể chọn riêng dòng thứ 2 để lặp mà bỏ dòng thứ 1.

Bước 4: Chỉnh sửa tiêu đề đã lặp

Dòng tiêu đề ở trang 2, 3 chỉ là bản hiển thị — bạn không nhấp vào sửa được. Muốn đổi chữ, đổi màu, chỉ cần sửa dòng tiêu đề gốc ở trang đầu, các trang sau đổi theo.

Lưu ý: tiêu đề lặp chỉ hiện ở chế độ xem Print Layout (tab View), khi in và khi xuất PDF. Ở chế độ Web Layout hay Read Mode, bạn sẽ không thấy nó.

Tắt lặp tiêu đề

Bôi đen dòng tiêu đề gốc và bấm lại Repeat Header Rows để tắt.

Phần 2: Tự đánh số thứ tự cột STT

Gõ tay 1, 2, 3… thì đến khi chèn thêm một học sinh vào giữa danh sách, bạn phải sửa lại toàn bộ số phía sau. Có hai cách để Word tự đánh số.

Cách 1: Dùng nút Numbering (dễ nhất, tự cập nhật ngay)

1. Bôi đen các ô trong cột STT, không chọn dòng tiêu đề. Mẹo: nhấp vào ô STT đầu tiên, giữ Shift rồi nhấp vào ô STT cuối cùng.
2. Tab Home → nhóm Paragraph → bấm mũi tên cạnh nút Numbering → chọn kiểu 1..
3. Word điền số 1., 2., 3.… vào từng ô.

Kiểu mặc định có dấu chấm sau số ("1."). Nhiều mẫu biểu chỉ cần "1", bỏ dấu chấm như sau:

1. Vẫn bôi đen cột STT → mũi tên cạnh Numbering → Define New Number Format…
2. Ô Number style: chọn 1, 2, 3, …
3. Ô Number format: đang hiện 1. — xóa dấu chấm, chỉ để lại số 1 (số này có nền xám, đừng xóa nó).
4. Ô Alignment: chọn Centered nếu muốn số nằm giữa cột.
5. Bấm OK.

Ưu điểm của cách này: chèn dòng mới, xóa dòng, kéo dòng sang chỗ khác, số tự chạy lại ngay. Nhấn Tab ở ô cuối cùng của bảng để thêm dòng, ô STT của dòng mới cũng tự có số.

Sửa số thứ tự bị thụt vào, không nằm giữa ô

Đây là lỗi gặp nhiều nhất: số bị đẩy sang phải, cột STT hẹp thì số bị xuống dòng. Nguyên nhân là danh sách đánh số mang theo khoảng thụt lề như khi dùng ở văn bản thường.

1. Chuột phải vào một số bất kỳ trong cột → Adjust List Indents…
2. Number position: 0 cm.
3. Text indent: 0 cm.
4. Follow number with: chọn Nothing (thay vì Tab Character).
5. Bấm OK, rồi bôi đen cột và nhấn Ctrl+E để căn giữa.

Bảng thứ hai không bắt đầu từ 1

Trong cùng một văn bản, nếu bạn đánh số cho bảng thứ hai, Word có thể chạy tiếp số của bảng thứ nhất (bảng 1 có 35 dòng thì bảng 2 bắt đầu từ 36). Cách sửa: chuột phải vào số đầu tiên của bảng 2 → Restart at 1.

Ngược lại, nếu một bảng bị ngắt làm hai phần mà phần sau lại bắt đầu từ 1, chuột phải vào số đó → Continue Numbering. Muốn bắt đầu từ một số bất kỳ (ví dụ danh sách đợt 2 bắt đầu từ 51), chọn Set Numbering Value… và nhập số.

Cách 2: Dùng trường SEQ (khi cần kiểm soát hơn)

Trường SEQ là một bộ đếm do Word quản lý. Cách này không bị lỗi thụt lề và không bị dính số giữa các danh sách, nhưng phải bấm cập nhật thủ công.

1. Nhấp vào ô STT đầu tiên, nhấn Ctrl+F9. Word chèn một cặp ngoặc nhọn màu xám { }. Đừng gõ ngoặc nhọn bằng bàn phím — Word sẽ không hiểu đó là trường.
2. Gõ vào giữa cặp ngoặc:

{ SEQ STT }

3. Nhấn F9, ô hiện số 1.
4. Bôi đen số đó, Ctrl+C, rồi bôi đen các ô STT còn lại, Ctrl+V.
5. Bôi đen cả bảng, nhấn F9 để các số chạy thành 1, 2, 3…

Giải thích: SEQ là lệnh đếm, STT là tên bộ đếm do bạn tự đặt (viết liền, không dấu). Mỗi lần gặp trường cùng tên, Word cộng thêm 1.

Muốn bảng thứ hai đếm lại từ 1, thay trường ở ô đầu tiên của bảng đó bằng:

{ SEQ STT \r 1 }

Phần \r 1 nghĩa là "đặt lại bộ đếm về 1". Hoặc đơn giản hơn, đặt tên bộ đếm khác cho bảng 2, ví dụ { SEQ STT2 }.

Nhớ: sau khi thêm, xóa dòng, phải bôi đen bảng (hoặc Ctrl+A cả văn bản) và nhấn F9 thì số mới cập nhật. Trên laptop, nếu F9 đang điều khiển âm lượng, nhấn Fn+F9.

Nên chọn cách nào?

Tiêu chí	Numbering	Trường SEQ
Độ khó	Dễ, vài cú nhấp	Phải gõ mã
Tự cập nhật khi thêm/xóa dòng	Có, ngay lập tức	Phải nhấn F9
Lỗi thụt lề	Hay gặp, sửa bằng Adjust List Indents	Không có
Nhiều bảng trong một file	Dễ bị chạy tiếp số	Dễ kiểm soát bằng \r 1 hoặc tên khác
Phù hợp	Danh sách hằng ngày	Mẫu biểu dùng lại nhiều lần, file có nhiều bảng

Với người dùng văn phòng, Numbering là đủ cho phần lớn trường hợp.

Phần nâng cao: những mẹo ít bài nhắc đến

Bỏ qua dòng "Cộng" cuối bảng

Bảng kê hàng hóa thường có dòng Tổng cộng ở cuối. Với Numbering, chỉ cần không bôi đen ô STT của dòng đó, nó sẽ để trống. Nếu lỡ có số, nhấp vào ô đó và bấm nút Numbering một lần nữa để tắt số riêng ô đó.

Tương tự với các dòng phân nhóm ở giữa bảng (ví dụ dòng "Lớp 8B" chen giữa danh sách): tắt số ở ô đó, các số phía sau vẫn đếm tiếp đúng thứ tự.

Sắp xếp danh sách mà số thứ tự không bị xáo trộn

Khi dùng Table Layout → Sort để xếp danh sách theo tên A-Z, cột STT gõ tay sẽ bị đảo lung tung theo từng dòng. Với Numbering, số được đánh theo vị trí dòng, nên sau khi sắp xếp vẫn là 1, 2, 3… từ trên xuống. Với trường SEQ, sắp xếp xong nhấn F9 là xong.

Không để một dòng bị cắt đôi giữa hai trang

Tiêu đề lặp rồi nhưng một dòng có nội dung dài (ví dụ ô ghi chú 3 dòng) vẫn có thể bị cắt nửa trên ở trang trước, nửa dưới ở trang sau. Chuột phải vào bảng → Table Properties… → tab Row → bỏ tick Allow row to break across pages. Cách chỉnh độ rộng cột, viền và các thuộc tính khác của bảng xem thêm bài cách chèn và định dạng bảng biểu trong Word.

Lỗi thường gặp

Đã bật Repeat Header Rows nhưng trang sau không có tiêu đề Nguyên nhân 1: bạn chèn ngắt trang thủ công (Ctrl+Enter) ở giữa bảng, khiến bảng bị tách làm hai bảng riêng. Word chỉ lặp tiêu đề khi bảng tự tràn sang trang sau. Cách sửa: bật Home → Show/Hide ¶ (Ctrl+Shift+8) để thấy dấu ngắt, xóa nó đi. Nguyên nhân 2: bảng đang đặt kiểu chữ chạy quanh. Cách sửa: chuột phải bảng → Table Properties… → tab Table → Text wrapping chọn None.

Bấm Repeat Header Rows nhưng không có tác dụng Nguyên nhân: dòng được chọn không phải dòng đầu tiên của bảng, hoặc đang chọn lẫn các dòng dữ liệu không liền với dòng đầu. Cách sửa: chọn lại từ dòng đầu tiên, chỉ chọn các dòng tiêu đề liền nhau.

Số thứ tự bị thụt vào, xuống dòng trong cột hẹp Nguyên nhân: khoảng thụt lề và ký tự Tab mặc định của danh sách. Cách sửa: chuột phải vào số → Adjust List Indents → đặt 0 cm và Follow number with: Nothing.

Bảng thứ hai bắt đầu từ 36 thay vì 1 Nguyên nhân: Word coi hai cột STT là cùng một danh sách. Cách sửa: chuột phải vào số đầu tiên của bảng thứ hai → Restart at 1.

Trường SEQ hiện { SEQ STT } thay vì con số Nguyên nhân: đang bật chế độ xem mã trường. Cách sửa: nhấn Alt+F9 để chuyển về hiển thị kết quả. Nếu vẫn hiện chữ, có thể bạn đã gõ ngoặc nhọn bằng bàn phím — xóa đi và chèn lại bằng Ctrl+F9.

Bảng tóm tắt

Việc cần làm	Thao tác
Lặp lại tiêu đề bảng	Chọn dòng đầu → Table Layout → Repeat Header Rows
Lặp lại nhiều dòng tiêu đề	Chọn các dòng liền nhau từ dòng đầu → Repeat Header Rows
Cách khác	Table Properties → Row → Repeat as header row…
Sửa tiêu đề đã lặp	Sửa ở dòng gốc trang đầu
Tiêu đề không lặp	Xóa ngắt trang trong bảng; Text wrapping = None
Đánh số STT nhanh	Chọn cột STT → Home → Numbering
Bỏ dấu chấm sau số	Define New Number Format → xóa dấu "."
Sửa số bị thụt lề	Adjust List Indents → 0 cm, Nothing
Bảng 2 đếm lại từ 1	Chuột phải số → Restart at 1
Đánh số bằng trường	Ctrl+F9 → SEQ STT → F9
Cập nhật trường SEQ	Ctrl+A → F9
Không cắt đôi dòng	Table Properties → Row → bỏ Allow row to break…

Câu hỏi thường gặp

Tiêu đề bảng lặp lại có giữ nguyên khi xuất file PDF không?

Có. Khi xuất bằng File → Save As chọn PDF hoặc File → Export, Word dựng PDF theo bố cục trang in nên dòng tiêu đề lặp lại vẫn xuất hiện ở đầu mỗi trang. Trước khi xuất, nên xem lại bằng File → Print để chắc bảng ngắt trang đúng chỗ.

Word Online có lặp lại tiêu đề bảng được không?

Theo phản hồi của người dùng trên diễn đàn hỗ trợ của Microsoft, Word bản web không có tùy chọn bật Repeat Header Rows như bản cài trên máy. Với bảng dài cần in hoặc nộp, hãy mở file bằng Word cài trên máy tính để thiết lập, rồi xem lại bằng File → Print trước khi in.

Excel có cách lặp lại tiêu đề khi in nhiều trang giống Word không?

Có, nhưng cách làm khác: trong Excel vào Page Layout → Print Titles → ô Rows to repeat at top chọn dòng tiêu đề. Excel cũng không tự đánh số STT bằng nút Numbering như Word mà dùng công thức. Cách in Excel vừa trang A4 kèm tiêu đề lặp có trong bài in Excel vừa khít trang giấy A4.

Khi trộn thư (Mail Merge) danh sách vào bảng Word, số thứ tự có tự đánh được không?

Cách chắc chắn nhất là thêm sẵn cột STT trong file Excel nguồn (đánh 1, 2, 3… bằng công thức hoặc kéo chuột), rồi chèn trường STT vào bảng Word như các cột khác. Như vậy số thứ tự luôn khớp với dữ liệu, không phụ thuộc vào kiểu trộn thư bạn chọn. Quy trình trộn thư chi tiết xem bài Mail Merge trong Word.

Bài viết liên quan

• Cách chèn và định dạng bảng biểu trong Word
• Cách tạo mục lục tự động trong Word
• Cách đánh số trang kiểu Trang x/y trong Word

Học Word để làm bảng biểu, văn bản dài không lỗi

Bảng nhiều trang có tiêu đề lặp, số thứ tự tự chạy là yêu cầu cơ bản của danh sách học sinh, bảng kê, phụ lục hợp đồng hay báo cáo. Khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ thực hành trực tiếp trên các loại văn bản này. Bạn có thể học tại TP Vinh (Số 40 ngõ 207 Lê Lợi), Hưng Nguyên, Đô Lương, hoặc học online qua Zoom nếu đang ở Hà Nội, TP.HCM hay tỉnh khác.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word