Cách tạo phiếu thu, phiếu chi bằng Word đúng mẫu, in A5 không lệch

Để tạo phiếu thu, phiếu chi bằng Word: đặt khổ giấy A5 ngang, dựng phần đầu và khung chữ ký bằng bảng ẩn viền, tạo các dòng chấm "............" bằng Tab có dấu chấm dẫn để luôn thẳng hàng, rồi lưu thành file mẫu .dotx để dùng lại. Làm một lần mất khoảng 20–30 phút, sau đó mỗi phiếu chỉ cần điền vài ô.

Bài này hướng dẫn từng bước dựng phiếu theo bố cục mẫu 01-TT (Phiếu thu) và 02-TT (Phiếu chi) quen thuộc của kế toán Việt Nam, kèm cách in 2 phiếu trên một tờ A4 và cách in hàng loạt từ sổ quỹ Excel.

Trước khi làm: phiếu cần có những gì?

Phiếu thu và phiếu chi là chứng từ kế toán, nên trước khi thiết kế hãy hỏi kế toán đơn vị đang áp dụng văn bản nào. Từ 01/01/2026, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay Thông tư 200/2014/TT-BTC); hộ kinh doanh có mẫu riêng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Dòng "Ban hành kèm theo Thông tư số…" ở góc phải phiếu phải ghi đúng văn bản đơn vị bạn áp dụng.

Bố cục chung của hai mẫu gồm các phần sau:

Phần	Phiếu thu (01-TT)	Phiếu chi (02-TT)
Góc trái	Đơn vị, Địa chỉ	Đơn vị, Địa chỉ
Góc phải	Mẫu số 01-TT, căn cứ ban hành	Mẫu số 02-TT, căn cứ ban hành
Tiêu đề	PHIẾU THU, ngày tháng năm	PHIẾU CHI, ngày tháng năm
Bên phải tiêu đề	Quyển số, Số, Nợ, Có	Quyển số, Số, Nợ, Có
Thân phiếu	Họ tên người nộp tiền, Địa chỉ, Lý do nộp	Họ tên người nhận tiền, Địa chỉ, Lý do chi
Số tiền	Số tiền, Viết bằng chữ, Kèm theo … chứng từ gốc	Như phiếu thu
Chữ ký	Giám đốc, Kế toán trưởng, Người nộp tiền, Người lập phiếu, Thủ quỹ	Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập phiếu, Người nhận tiền
Cuối phiếu	Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ), Tỷ giá ngoại tệ, Số tiền quy đổi	Như phiếu thu

Mẫu trong thông tư là mẫu hướng dẫn. Nếu đơn vị có yêu cầu riêng (thêm logo, mã số thuế, số điện thoại), vẫn nên giữ đủ các nội dung trên và hỏi kế toán trưởng trước khi in số lượng lớn.

Bước 1: Thiết lập khổ giấy A5 ngang

Mở Word, tạo tài liệu trống.
Tab Layout → Size → chọn A5 (14,8 × 21 cm). Nếu không thấy A5, bấm More Paper Sizes… và nhập Width 21 cm, Height 14,8 cm.
Layout → Orientation → Landscape.
Layout → Margins → Custom Margins…: Top, Bottom 1 cm; Left, Right 1,5 cm. Bấm OK.
Chọn toàn bộ (Ctrl+A), đặt font Times New Roman cỡ 12, giãn dòng Single, khoảng cách đoạn Before/After 0 pt (tab Home → mở hộp Paragraph).

Chiều rộng vùng soạn thảo lúc này là 21 − 1,5 − 1,5 = 18 cm. Con số này dùng ở Bước 4.

Bước 2: Phần đầu phiếu bằng bảng ẩn viền

Không dùng phím cách để đẩy chữ sang phải — đổi máy in hoặc font là lệch ngay. Dùng bảng:

Insert → Table → chọn bảng 2 cột × 1 dòng.

Ô trái gõ:

Đơn vị: CÔNG TY TNHH ABC
Địa chỉ: Số 10 Lê Lợi, TP Vinh, Nghệ An

Ô phải gõ, căn giữa (Ctrl+E):

Mẫu số 01 - TT
(Ban hành kèm theo Thông tư số …/…/TT-BTC
ngày … của Bộ Tài chính)

Dòng "Mẫu số" in đậm, hai dòng dưới in nghiêng cỡ 10.

Chọn cả bảng → tab Table Design → Borders → No Border.

Để vẫn nhìn thấy khung khi soạn (không in ra), bấm Table Layout → View Gridlines. Đường kẻ xanh mờ chỉ hiện trên màn hình.

Bước 3: Tiêu đề và ô Quyển số, Số, Nợ, Có

Phần này cũng dùng bảng ẩn viền, 3 cột: cột trái để trống (khoảng 5 cm), cột giữa chứa tiêu đề, cột phải chứa Quyển số/Số/Nợ/Có.

Chèn bảng 3 cột × 1 dòng, kéo độ rộng khoảng 5 cm – 8 cm – 5 cm (hoặc Table Layout → Properties → tab Column nhập số chính xác).
Cột giữa gõ PHIẾU THU (in đậm, cỡ 16, căn giữa), xuống dòng gõ Ngày …… tháng …… năm …… (in nghiêng).

Cột phải gõ 4 dòng:

Quyển số: ……
Số: ……
Nợ: ……
Có: ……

Ẩn viền như Bước 2.

Cột trái để trống có tác dụng cân đối: tiêu đề nằm đúng giữa trang thay vì bị cột phải đẩy lệch.

Bước 4: Dòng chấm thẳng hàng bằng Tab dẫn — mẹo quan trọng nhất

Hầu hết phiếu tự làm bị xấu ở chỗ này: người làm gõ dấu chấm bằng tay, mỗi dòng dài ngắn khác nhau. Cách chuẩn là dùng tab có ký tự dẫn (leader):

Đặt con trỏ ở dòng trống bên dưới bảng tiêu đề.
Home → bấm mũi tên nhỏ góc nhóm Paragraph → nút Tabs… ở góc dưới hộp thoại.
Tab stop position: gõ 18 cm. Alignment: Right. Leader: chọn 2 …….
Bấm Set rồi OK.
Gõ Họ và tên người nộp tiền: rồi nhấn phím Tab → dòng chấm tự chạy đến sát lề phải.
Nhấn Enter: dòng mới kế thừa tab stop. Gõ tiếp Địa chỉ: + Tab, Lý do nộp: + Tab, Viết bằng chữ: + Tab.

Cho dòng có hai phần như Số tiền: …………… Kèm theo: …… chứng từ gốc, đặt thêm một tab trái có dấu chấm ở khoảng 9 cm: gõ Số tiền: → Tab → gõ Kèm theo: → Tab → gõ chứng từ gốc.

Khi điền phiếu trên máy, bạn gõ đè lên vùng chấm; khi in phiếu trắng để viết tay, dòng chấm vẫn đều tăm tắp.

Bước 5: Khung chữ ký 5 người

Chèn bảng 5 cột × 3 dòng, ẩn viền.
Dòng 1 (in đậm, căn giữa): Giám đốc · Kế toán trưởng · Người nộp tiền · Người lập phiếu · Thủ quỹ.
Dòng 2 (in nghiêng, cỡ 10): (Ký, họ tên, đóng dấu) cho Giám đốc, (Ký, họ tên) cho 4 ô còn lại.
Dòng 3 để trống làm chỗ ký: Table Layout → Height đặt khoảng 1,8 cm.

Phiếu chi đổi thứ tự cột thành Giám đốc · Kế toán trưởng · Thủ quỹ · Người lập phiếu · Người nhận tiền.

Bên dưới khung chữ ký, thêm 3 dòng chấm (dùng lại tab dẫn ở Bước 4):

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ………………………………
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ………………………
+ Số tiền quy đổi: ……………………………………………

Cuối cùng một dòng in nghiêng cỡ 10, căn phải: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu).

Bước 6: Tạo phiếu chi và lưu thành mẫu

Lưu bản phiếu thu, rồi File → Save As đổi tên thành phiếu chi.
Sửa: "Mẫu số 02 - TT", "PHIẾU CHI", "Người nhận tiền", "Lý do chi", thứ tự cột chữ ký.
Lưu mỗi phiếu dưới dạng mẫu: File → Save As → Save as type: Word Template (*.dotx).

File .dotx có lợi là mỗi lần mở (nhấp đúp) Word tạo một tài liệu mới dựa trên mẫu, file gốc không bao giờ bị ghi đè nhầm. Muốn khóa phần chữ cố định và chỉ cho điền vào ô trống, xem bài tạo biểu mẫu điền được trong Word.

In 2 phiếu trên một tờ A4

Nhiều văn phòng chỉ có giấy A4. Không cần dựng lại mẫu:

File → Print (Ctrl+P).
Ở mục cuối cùng của phần Settings, đổi 1 Page Per Sheet thành 2 Pages Per Sheet.
Chọn khổ giấy in là A4 ở mục Scale to Paper Size (nếu có).

Word thu hai trang A5 liên tiếp vào nửa trên và nửa dưới tờ A4. Muốn 2 liên giống nhau nằm cùng một tờ, nhân đôi phiếu thành 2 trang trước khi in: Ctrl+A → Ctrl+C, nhấn Ctrl+End, Ctrl+Enter (ngắt trang) rồi Ctrl+V.

In thử một tờ giấy thường, gập đôi đặt lên phiếu mẫu cũ để so lề trước khi in số lượng lớn.

Phần nâng cao: in hàng loạt phiếu từ sổ quỹ Excel

Nếu mỗi ngày lập hàng chục phiếu, ghi sổ quỹ trong Excel rồi dùng Mail Merge để in. Sổ quỹ mỗi dòng một phiếu, tiêu đề cột không dấu, không khoảng trắng:

SoPhieu	NgayLap	HoTen	DiaChi	LyDo	SoTien	SoTienChu
PT0153	05/11/2026	Nguyễn Văn An	Hưng Nguyên	Thu tiền hàng HĐ 0012	1500000	Một triệu năm trăm nghìn đồng

Trong mẫu Word: Mailings → Start Mail Merge → Letters → Select Recipients → Use an Existing List… chọn file Excel → Insert Merge Field đặt từng trường vào chỗ dòng chấm.

Để số tiền và ngày tháng hiển thị đúng, nhấn Alt+F9 để xem mã trường và thêm định dạng:

{ MERGEFIELD SoTien \# "#,##0" }
{ MERGEFIELD NgayLap \@ "'Ngày' dd 'tháng' MM 'năm' yyyy" }

\# "#,##0": hiển thị số có dấu phân cách hàng nghìn. Ký tự phân cách (dấu chấm hay dấu phẩy) phụ thuộc cài đặt vùng của Windows; nếu ra không như ý, tạo sẵn một cột số tiền dạng văn bản trong Excel và trộn cột đó.
\@ "…": định dạng ngày; chữ đặt trong dấu nháy đơn được in nguyên văn → "Ngày 05 tháng 11 năm 2026".

Nhấn Alt+F9 lần nữa để trở về chế độ xem thường, Preview Results để kiểm tra, cuối cùng Finish & Merge → Print Documents. Các bước Mail Merge chi tiết xem bài Mail Merge trong Word.

Lưu ý về số tiền bằng chữ: Word có định dạng \* CardText để đọc số thành chữ nhưng chỉ ra tiếng Anh. Vì vậy cột "SoTienChu" phải gõ tay trong Excel, hoặc dùng một hàm đọc số tiếng Việt viết bằng VBA.

Khi nào nên nhờ viết công cụ riêng?

Nếu bạn cần: tự đánh số phiếu liên tục không trùng, tự đọc số tiền thành chữ tiếng Việt, bấm một nút là in hoặc xuất PDF từng phiếu, đồng thời ghi vào sổ quỹ và tính tồn quỹ cuối ngày — đó là lúc nên dùng một công cụ Excel VBA hoặc Google Sheets + Apps Script viết riêng cho quy trình của đơn vị. Xem thêm dịch vụ viết VBA, Apps Script.

Lỗi thường gặp

Dòng chấm dài ngắn không đều, in ra bị xuống dòng Nguyên nhân: gõ dấu chấm bằng tay. Cách sửa: xóa dấu chấm, dùng tab dẫn ở Bước 4 với vị trí tab bằng đúng chiều rộng vùng soạn thảo (18 cm).

Phiếu in ra bị lệch hoặc mất khung chữ ký sang trang 2 Nguyên nhân: khoảng cách đoạn Before/After mặc định của Word (8 pt) cộng dồn. Cách sửa: chọn toàn bộ, đặt Spacing Before/After 0 pt và giảm chiều cao dòng ký tên.

In ra vẫn thấy đường kẻ bảng Nguyên nhân: chỉ ẩn viền một phần bảng. Cách sửa: chọn cả bảng (bấm biểu tượng ✥ ở góc trên trái bảng) → Borders → No Border.

Mở file mẫu sửa trực tiếp, mất mẫu trắng Nguyên nhân: lưu mẫu dạng .docx. Cách sửa: lưu lại dạng Word Template (.dotx); khi cần sửa chính mẫu thì chuột phải file → Open.

Số tiền khi trộn thư ra 1500000 không có dấu phân cách Nguyên nhân: thiếu mã định dạng \#. Cách sửa: Alt+F9, thêm \# "#,##0" vào trường SoTien như phần nâng cao.

Bảng tóm tắt

Bước	Việc làm	Thao tác chính
1	Khổ giấy	Layout → Size A5, Orientation Landscape, lề 1,5 cm
2	Đầu phiếu	Bảng 2 cột, No Border
3	Tiêu đề, Quyển số/Số/Nợ/Có	Bảng 3 cột, cột trái trống để cân giữa
4	Dòng chấm	Paragraph → Tabs: 18 cm, Right, Leader 2
5	Chữ ký	Bảng 5 cột × 3 dòng, dòng ký cao 1,8 cm
6	Lưu mẫu	Save as type: Word Template (.dotx)
In A4	2 phiếu/tờ	Print → 2 Pages Per Sheet
In hàng loạt	Từ sổ quỹ Excel	Mailings → Mail Merge, `\#` và `\@`

Câu hỏi thường gặp

Phiếu thu, phiếu chi in bao nhiêu liên?

Thông thường phiếu thu lập 3 liên và phiếu chi lập 2 hoặc 3 liên tùy quy định nội bộ của đơn vị. Một liên lưu ở nơi lập phiếu, một liên thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ rồi chuyển kế toán, liên còn lại giao cho người nộp hoặc người nhận tiền. Số liên cụ thể nên theo quy chế tài chính mà kế toán đơn vị đang áp dụng.

Phiếu thu, phiếu chi viết tay có hợp lệ không?

Phiếu viết tay trên mẫu in sẵn vẫn được dùng phổ biến, miễn ghi đủ nội dung, không tẩy xóa và có đủ chữ ký. Khi viết sai, không sửa đè mà gạch chéo phiếu sai, giữ lại liên đó và lập phiếu mới. Số tiền bằng chữ phải khớp với số tiền bằng số.

Có thể làm phiếu thu, phiếu chi bằng Excel thay vì Word không?

Có, nhiều kế toán làm phiếu ngay trong Excel để lấy dữ liệu từ sổ quỹ bằng công thức tra cứu theo số phiếu. Excel tiện cho tính toán và tồn quỹ, còn Word dễ căn chỉnh trình bày và dòng chấm hơn. Nếu đã có sổ quỹ Excel, cách kết hợp hiệu quả là giữ dữ liệu ở Excel và in phiếu từ mẫu Word bằng Mail Merge.

Viết số tiền bằng chữ trên phiếu thu thế nào cho đúng?

Viết số tiền bằng chữ bắt đầu bằng chữ hoa, đọc đủ các hàng và kết thúc bằng đơn vị tiền, ví dụ "Một triệu năm trăm nghìn đồng". Không để khoảng trống ở đầu dòng để tránh bị ghi thêm chữ. Số tiền bằng chữ phải khớp chính xác với số tiền bằng số ghi ở dòng trên.

Học Word cho công việc kế toán, hành chính

Phiếu thu chi, giấy đề nghị thanh toán, biên bản giao nhận đều dựng theo cùng kỹ thuật: bảng ẩn viền, tab dẫn, mẫu .dotx và trộn thư. Khóa học Word tại Điền Nguyễn AZ thực hành trên chính các mẫu văn bản này. Học trực tiếp tại TP Vinh (Số 40 ngõ 207 Lê Lợi), Hưng Nguyên, Đô Lương, hoặc học online qua Zoom nếu bạn ở Hà Nội, TP.HCM hay tỉnh khác.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Word