Những hàm Excel dân văn phòng nên biết (tổng hợp các hàm dùng nhiều nhất)

Vì sao cần biết những hàm này?

Excel có hàng trăm hàm, nhưng công việc văn phòng hàng ngày thực ra chỉ xoay quanh một nhóm nhỏ: tính toán cơ bản, tra cứu dữ liệu, kiểm tra điều kiện, xử lý ngày tháng và gộp/tách văn bản. Nắm vững nhóm hàm này là đủ để làm báo cáo, tổng hợp số liệu, lập bảng lương, quản lý kho mà không cần học hết toàn bộ Excel.

Bài này tổng hợp các hàm theo từng nhóm công việc cụ thể, kèm ví dụ dùng ngay được. Ví dụ dùng chung một bảng chấm công đơn giản:

	A	B	C	D
1	Họ tên	Phòng	Ngày công	Lương/ngày
2	Nguyễn Văn An	Kế toán	24	250,000
3	Trần Thị Bình	Kinh doanh	22	220,000
4	Lê Văn Cường	Kế toán	26	250,000
5	Phạm Thị Dung	Kinh doanh	20	220,000

Nhóm 1: Hàm tính toán cơ bản

SUM, AVERAGE, COUNT

• =SUM(C2:C5) — cộng tổng ngày công của tất cả nhân viên.
• =AVERAGE(C2:C5) — tính ngày công trung bình.
• =COUNT(C2:C5) — đếm số ô chứa dữ liệu dạng số (dùng để kiểm tra có bao nhiêu nhân viên có dữ liệu ngày công).

SUMIF, COUNTIF

Dùng khi cần tính theo điều kiện, ví dụ tổng ngày công của riêng phòng Kế toán:

=SUMIF(B2:B5, "Kế toán", C2:C5)

Đếm số nhân viên thuộc phòng Kinh doanh:

=COUNTIF(B2:B5, "Kinh doanh")

Khi cần nhiều điều kiện cùng lúc (ví dụ phòng Kế toán và ngày công trên 25), dùng SUMIFS/COUNTIFS — cú pháp tương tự nhưng đặt vùng cần tính lên đầu và có thể lặp nhiều cặp điều kiện. Chi tiết xem thêm bài hàm SUMIF và SUMIFS.

Nhóm 2: Hàm tra cứu dữ liệu

VLOOKUP

Dùng để tra một giá trị từ bảng khác theo cột đầu tiên. Ví dụ tra lương/ngày của "Lê Văn Cường" từ một bảng khác có cùng cấu trúc:

=VLOOKUP("Lê Văn Cường", A2:D5, 4, FALSE)

Trong đó 4 là số thứ tự cột cần lấy kết quả (cột D, tính từ cột A là 1), FALSE nghĩa là tìm khớp chính xác tuyệt đối.

XLOOKUP (bản Excel mới)

Nếu dùng Excel 365 hoặc Excel 2021 trở lên, XLOOKUP thay thế VLOOKUP tốt hơn vì tra được cả sang trái, không cần đếm số cột:

=XLOOKUP("Lê Văn Cường", A2:A5, D2:D5)

Dễ đọc hơn và không bị lỗi khi chèn thêm cột ở giữa bảng — lỗi rất hay gặp với VLOOKUP.

Nhóm 3: Hàm điều kiện (logic)

IF

Kiểm tra một điều kiện và trả về 1 trong 2 kết quả. Ví dụ xếp loại ngày công: từ 24 ngày là "Đủ công", dưới 24 là "Thiếu công":

=IF(C2>=24, "Đủ công", "Thiếu công")

IF lồng nhau hoặc IFS

Khi có nhiều mức điều kiện, có thể lồng nhiều IF hoặc dùng IFS cho gọn hơn:

=IFS(C2>=26, "Xuất sắc", C2>=24, "Đủ công", C2>=20, "Tạm chấp nhận", TRUE, "Thiếu công")

IFS kiểm tra từng điều kiện theo thứ tự viết, điều kiện nào đúng trước thì trả kết quả đó — không cần lồng nhiều dấu ngoặc như IF truyền thống.

AND, OR

Kết hợp nhiều điều kiện cùng lúc. Ví dụ chỉ coi là "Đạt" khi vừa đủ ngày công vừa thuộc phòng Kế toán:

=IF(AND(C2>=24, B2="Kế toán"), "Đạt", "Không đạt")

Nhóm 4: Hàm xử lý ngày tháng

• =TODAY() — trả về ngày hiện tại, tự cập nhật mỗi khi mở file.
• =DATEDIF(A1, TODAY(), "y") — tính số năm giữa một ngày (ví dụ ngày vào làm) và hôm nay, dùng để tính thâm niên.
• =EOMONTH(TODAY(), 0) — trả về ngày cuối cùng của tháng hiện tại, hữu ích khi tính hạn nộp báo cáo hoặc hạn hợp đồng.
• =WORKDAY(A1, 10) — tính ra ngày làm việc thứ 10 kể từ một ngày cho trước, tự loại trừ thứ Bảy/Chủ Nhật (mặc định).

Nhóm 5: Hàm xử lý văn bản

• =CONCATENATE(A2, " - ", B2) hoặc gọn hơn =A2&" - "&B2 — ghép họ tên và tên phòng thành một chuỗi, ví dụ "Nguyễn Văn An - Kế toán".
• =TRIM(A2) — xóa khoảng trắng dư thừa ở đầu/cuối và giữa các từ, rất hữu ích khi dữ liệu copy từ nơi khác về bị lẫn khoảng trắng gây lỗi khi dò tìm (VLOOKUP không ra kết quả dù nhìn thấy giống nhau).
• =UPPER(A2) / =LOWER(A2) / =PROPER(A2) — đổi chữ hoa toàn bộ, chữ thường toàn bộ, hoặc viết hoa chữ đầu mỗi từ.
• =LEFT(A2, 3) / =RIGHT(A2, 3) / =MID(A2, 2, 3) — cắt một đoạn ký tự từ đầu, từ cuối, hoặc từ vị trí bất kỳ trong chuỗi, thường dùng để tách mã số, mã nhân viên từ một chuỗi dài hơn.

Bảng tổng hợp theo nhu cầu công việc

Nhu cầu	Hàm nên dùng
Cộng tổng, tính trung bình đơn giản	SUM, AVERAGE, COUNT
Tính tổng/đếm theo điều kiện	SUMIF, COUNTIF, SUMIFS, COUNTIFS
Tra cứu dữ liệu từ bảng khác	VLOOKUP, XLOOKUP
Phân loại, xếp hạng theo điều kiện	IF, IFS, AND, OR
Tính thời hạn, thâm niên, ngày làm việc	TODAY, DATEDIF, EOMONTH, WORKDAY
Ghép, cắt, chuẩn hóa chuỗi văn bản	CONCATENATE/&, TRIM, UPPER/LOWER/PROPER, LEFT/RIGHT/MID

Lỗi thường gặp

VLOOKUP trả về #N/A dù dữ liệu nhìn giống nhau Thường do giá trị tìm kiếm có khoảng trắng thừa hoặc định dạng khác (một bên là số, một bên là văn bản). Dùng TRIM để chuẩn hóa trước khi tra, hoặc chuyển đổi kiểu dữ liệu cho khớp.

Hàm điều kiện trả sai kết quả khi có nhiều điều kiện lồng nhau Khi lồng quá nhiều IF, rất dễ nhầm thứ tự điều kiện hoặc thiếu dấu ngoặc đóng. Nên chuyển sang IFS để dễ đọc và dễ kiểm tra lại từng điều kiện theo đúng thứ tự ưu tiên.

SUMIF/COUNTIF ra kết quả 0 dù chắc chắn có dữ liệu khớp Kiểm tra lại vùng điều kiện và vùng tính tổng có cùng số dòng không, và điều kiện văn bản có bị lệch chữ hoa/thường, dấu cách hay gõ sai so với dữ liệu gốc không.

DATEDIF báo lỗi hoặc ra số âm Đảm bảo ngày bắt đầu (tham số đầu) luôn nhỏ hơn hoặc bằng ngày kết thúc (tham số sau) — DATEDIF không tự xử lý trường hợp ngược.

Học Excel thực chiến tại TP Vinh

Nắm chắc nhóm hàm trên là đủ để xử lý phần lớn công việc văn phòng hàng ngày. Nếu bạn muốn học bài bản từ các hàm cơ bản đến xử lý dữ liệu, lập báo cáo và làm việc thực tế với bảng tính lớn, tham khảo khóa học Excel tại Điền Nguyễn AZ.

📞 Hotline / Zalo: 0362 465 361

👉 Xem chi tiết: Khóa học Excel thực tế tại TP Vinh